የማምለጫ ዘዴዎ ይምጡ!
የማመልከቻዎን ስርዓት ለማደራጀት ጊዜ መውሰድ ወሳኝ ነው. ሁሉም የወረቀት ጽህፈት ቤት ለመያዝ ቢወዱም , ብዙ አነስተኛ የንግድ ተቋማት እንደ ደረሰኞች , ደረሰኞች , ወዘተ የመሳሰሉ የወረቀት ሰነዶች አሁንም አስቀምጠው አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ በቀላሉ ማግኘት ይችላሉ.
ደረሰኞችን በአግባቡ ማስገባት በተለይ አስፈላጊ ነው. በሂደት ላይ ካልሆኑ ወይም ደግሞ ያበላሹ ወረቀቶች በጠፋ ገቢዎች ምክንያት የግብር ቅነሳ እንዳያመልጡ በገቢ ታክስ ጊዜ ውስጥ ተጨማሪ ተጨማሪ ጥረት ሊያደርጉ ይችላሉ.
እንዲሁም የእርስዎ ንግድ ለኦዲት ከተሰጠ እና ወጪዎችዎን ለመደገፍ የሚያስፈልጉትን ሰነዶች ማቅረብ ካልቻሉ የእርስዎ የይገባኛል ጥያቄዎች በአብዛኛው ውድቅ ይደረጋሉ እንዲሁም የግብር ተመላሽዎ እንደገና ይገመግማል .
እንደ ትንሽ የንግድ ባለቤትነት , በጠረጴዛዎ ላይ በፍጥነት እና በቀላሉ ማከናወን ይችላሉ . የወረቀት ፋይል ስርዓት መዘርዘር አስቸጋሪ ቢሆንም ቀላል የሆኑ ምክሮች እና ዘዴዎችን በቀላሉ ለማዘጋጀት ቀላል ሊሆን ይችላል.
የማምልከቻዎትን ዘዴ እንዴት ማቀናጀት እንደሚቻል
(1) ለጥቂት ደቂቃዎች በጠረጴዛዎ ላይ ቁጭ ብለው ነገሮችን በደንብ ይፈልጉት ዘንድ ምን እንደሆኑ ይረዱ.
ወደ መሥሪያዬ በቀኝ በኩል መሳቢያ አለኝ. የእኔን የምዝገባ አሰራር ለመጀመሪያ ጊዜ ስሠራ, በውስጤ ምንም ነገር አልያዝኩም. እስክሪብቶችን, የወረቀት አሻንጉሊቶችን ወይም የእንጨት እጀታዬን በምፈልግበት ጊዜ, ባዶ መሆኑን አውቀዋለሁም ብየውም ለመጀመሪያ ቦታ ነበር. ስለዚህ በተፈጥሮዬ እስክሪብቶቹን, ወረቀቶች እና ስቴለለልን እዚያ ውስጥ አስገባለሁ. ለእነሱ, የእነዚያ ንጥረ ነገሮች ተፈጥሯዊ መኖሪያ ነበር.
ሁሉም ሰው ይሄንን በተለየ መንገድ ይቀርባል እና ለአንድ ሰው የሚሰራ ሰው ለሌላ ስራ ላይሰራ ይችላል. በዋናው ስራዎ ቦታ ለመቀመጥ እና ለመሳሪያዎች, አቅርቦቶች እና ፋይሎች ለመድረስ ጥቂት ደቂቃዎችን ይውሰዱ. ይህም እነዚያን ንጥሎች ለግልዎ ለመሙላት ምቹ ቦታን ለማመቻቸት ይረዳዎታል.
(2) መረጃን የት እንደሚፈልጉ ያውቃሉ, አንድ ፊደል, ቁጥራዊ ወይም ርእስ ስርዓት ማስረከቢያ ዘዴ ለእርስዎ በተሻለ መንገድ እንደሚሰራ መወሰን አለብዎት.
የወረቀት ሥራዎን ወደ ማመልከቻ ምድቦች (ለምሳሌ ወጪዎች, ፋይናንስ, ግብይት ) እንዴት ያዘጋጃሉ?
እንደ የንግድ መግለጫ, የፍጆታ ክፍያ, የቢሮ ወጪ ደረሰኞች, የመኪና ማለፊያ መዝገቦች , ወዘተ የመሳሰሉ የንግድ ስራ ወጪዎች ጋር የተዛመዱ ሰነዶችን እንዴት ያገኙታል? የደንበኛ መረጃን በተመለከተ - በደንበኛው ስም መሰረት ነገሮችን ይፈልጉታል? በማመሳከሪያ ቁጥር? ይህ በጣም ወሳኝ የሆነ እርምጃ ነው, ምክንያቱም የመፈርም አሰራር ስርዓትዎን እንዴት እንደሚወጡ ይወስናል. ምን ዓይነት ምድቦችን እንደሚጠቀሙ ከወሰኑ, ወደ ሌላ ተጨማሪ መሄድ ካለብዎ እና ንዑስ ምድቦችን ለመፍጠር ይፈልጋሉ. ለማመልከቻ ፋይልዎ ማንኛውንም ነገር ከመግዛትዎ በፊት ይህንን ያድርጉ.
(3) በመቀጠል, የማከማቻ ፍላጎቶችዎን በአብዛኛው ይወስኑ.
በየቀኑ የሚደርሱባቸው በርካታ ብዛት ያላቸው ፋይሎች አሉዎት? ፋይሎችዎን በየሳምንቱ ብቻ ነው የሚደርሱት? መልሶች የዴስክቶፕ ፋይሎች ጠረጴዛን, የጠረጴዛ ጠረጴዛዎ አጠገብ ሁለት የጠረጴዛ ማስቀመጫ ጠረጴዛዎች ወይም አራት ክፍሎች በጨርቃ ጨርቅ የተቀመጡትን መቀመጫዎች ያስፈልጉ እንደሆነ ይወስናል.
በጥንቃቄ ምረጡ. በፋይሊን ካቢኔዎች ላይ ሲያዩ እድገትን ፍቀዱ - አሁን ያዩዋቸውን ፋይሎች ሁለት ጊዜ ለማመጣት አንድ ነገር ይግዙ. ይህ የርስዎን የጊዜ ማስመዝገቢያ ሥርዓት ለመምረጥና እንደገና ለማደራጀት ምን ያህል ጊዜ እንደሚገድብ ይገድባል.
(4) ለጥራት እና ለቀላል መዳረስን በጥሩ የስያሜ ሥርዓት ውስጥ መዋለ ንዋይ ማፍሰስ.
የፋይል ስያሜዎች ድምጾቹን ለማንበብ መቻል መቻል, ግን በማስታወሻው ግልጽነት ስለማስገባትዎ ከሚያስፈልጋቸው የመጠን ሂደት የበለጠ ይቆጥዎታል .
ስያሜ ያዘጋጁ ብዙዎቹ ኩባንያዎች በጣም ታዋቂ ከሆኑ የ Word ሂደት ሶፍትዌሮች ጋር የተጣመሩ ቅንብር ደንቦችን ያቀርባሉ. አሁን እያንዳንዱን የመልዕክት መለያዎችንም ማተም የሚችሉትን ትንሽ የአና ማተሚያ ስርዓቶች አንዱን ማገናዘብ ይፈልጉ ይሆናል. ሁለት ጊዜ ሥራዎችን የሚያከናውኑ እጆች አብዛኛውን ጊዜ ጥሩ መዋዕለ ንዋይ ይፈጥራሉ.
(5) አሁን የፋይል አቃፊዎች ለመግዛት ዝግጁ ነዎት.
ምርጥ ኢንቬስትሜንት የተንሸራተቱ አቃፊዎች ለመግዛት (የፕላስቲክ መለያዎች ትሮች እንደተካተቱ) እና ትክክለኛውን ማኒላ የፋይል አቃፊዎች ለመግዛት ነው. በቀለም የተንደፉ አቃፊዎች ለሁለት ምክንያቶች የተመረጡ ናቸው.
- በቀላሉ ይገኛሉ
- ምድቦችን መለየት ቀላል ያደርገዋል
ለምሳሌ ሁሉንም የደንበኛዎችዎን በቢጫ አቃፊዎች ላይ ካስቀመጡት, ሰማያዊ አቃፊዎችን በተመለከተ የፋይናንስ መረጃዎችን እና በቀይ አቃፊዎች ውስጥ ከሽያጭ ጋር የተዛመዱ ማንኛውም ነገሮች, የሆነ ፋይል መፈለግ ያለብዎ የትኛውም ቦታ ላይ በቀላሉ ማየት ይችላሉ.
ቀላል በጣም ነው
የ KISS መርህ በቀላሉ ለመጠቀም እና ለማደግ ቀላል የፋይል አሰራር ለማቀናበር ይተገበራል. ቀላል ልብ ለልብዎ ያቆዩ! ሰፋ ያለ የቃቢ ምድቦች እርስዎ በሚያድጉበት ጊዜ አዳዲስ ፋይሎችን በቀላሉ ለመጨመር ያስችልዎታል, እና የፋይናንሽን ስርዓቱን በየጊዜው ማሻሻል ወይም እንደገና ማደራጀት እንደሚያስፈልግ ያስቀራል.
ቀለል ብሎ ማቆየት የወረቀት እና ዲጂታል ፋይሎችዎን በአጠቃላይ የሰነድ አያያዝ ስርዓቱ አካልነት ለማጣጣም ቀላል ያደርገዋል.
በተቻለ መጠን ወደ ወራጅ አልል
ንግድዎን ለማረጋጥ እየሞከሩ እና ወደ "የወረቀት ጽ / ቤት" ለመቀየር እየሞከሩ ከሆነ, የወጪ ደረሰኞችን መቃኘት እና ከሌሎች ዲጂታል መረጃዎ መረጃ ጋር ማከማቸት ይችላሉ. አንዳንድ አዳዲስ ደመናዎች ላይ የተመሰረቱ የሂሳብ መጠቀሚያዎች ሶፍትዌሮች የሞባይል ቫውቸር እና የወቅቱ ደረሰኝ (የሞባይል ደረሰኝ) እቃ እንዲቀነሱ የሚፈቅድ የሞባይል መተግበሪያዎችን በመፍጠር ( ለካናዳ አነስተኛ የንግድ ድርጅቶች ምርጥ የሂሳብ አሰራር ሶፍትዌር ይመልከቱ).
እነሱ በግልጽ ግልጽ ሊሆኑ የሚችሉ ከሆነ የወረቀት ቅጂዎች ወይም የዲጂታል ምስሎች ደረሰኝ በካናዳ የገቢዎች ኤጀንሲ ተቀባይነት ይኖራቸዋል. ካልሆነ, በድርጅቱ ውስጥ ኦርጂናል ዶኩሜንት ዶክመንትዎን ወይም መደበኛ ሰነዶችን ለመጠየቅ ጥያቄውን ለመጠየቅ በቃለ መጠይቅ (CRA) ሊጠይቅ ይችላል, ስለዚህ ዋናው ቅጂ ዘወትር ለተወሰነ ጊዜ መቀመጥ አለበት. (ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት የንግድ ስራ መዛግብቴን ምን ያህል ጊዜ መጠበቅ አለብኝን? )