ለአነስተኛ ንግዶች የሰነድ አያያዝ ስርዓት እንዴት እንደሚፈጥር
ለበርካታ የንግድ ሥራዎች, የሰነድ አያያዝ ፋይናንስ ዶክመንቶችን በማደራጀት እና በማከማቸት ላይ ነው. ሰነዶችን በተደራጀ እና ደህንነቱ በተጠበቀ መልኩ ሰነዶች በቀላሉ እንዲገኙ ለማድረግ መቻል ይፈልጋሉ.
ይህ ጽሑፍ ያንን የሚያደርገው ዶክዩመንት ሲስተም እንዴት እንደሚፈጥር ያብራራልዎታል.
በየትኛውም የፍለጋ ሞተር ላይ "ዶክመንት ማኔጅመንት" ብለው ከተየቡ ረቂቅ የሰነድ አያያዝ "መፍትሄዎች" ("መፍትሄዎች") ያገኛሉ, ብዙዎች ደግሞ በወረቀት ጽህፈት ቤት የመጠቀም ጥቅሞችን የሚያሳዩ ሶፍትዌሮችን ወይም መተግበሪያዎችን ያቀርባሉ.
የሰነድ አያያዝ ሶፍትዌር ወይም መተግበሪያዎች, ንግድዎ የኤሌክትሮኒክ ፋይሎች አያያዝን ለማሻሻል የተነደፉ ናቸው. ችግር የሆነው ብዙዎቹ ትናንሽ ንግዶች በወረቀት እና በኤሌክትሮኒክ ፋይሎች ላይ ጥንታዊ መረጃዎችን ድብልቆችን - እንዲሁም በአንዳንድ ሁኔታዎች, የወረቀት መረጃ መጠን በጣም ትልቅ ነው.
የተቀላቀለ የውሂብ አካባቢ ለመፍታት አንድ መፍትሄ የሰነድዎን ሰነድ ወደ ኤሌክትሮኒክ ቅጽ ለመቀየር የሰነድ ምስል ስርዓትን በመጠቀም ነው. ነገር ግን ይህ ለብዙ ነጋዴዎች በጣም ውድና ጊዜ የሚወስድ ነው.
የምስራች ማለት አንድ ልዩ ሶፍትዌርን ሳይገዛ ወይም በጅምላ ዶክመንት ምስል ሳያካትት የሰነድ አያያዝ ስርዓትን መሠረታዊ ነገሮች መሰረታዊ ነገሮችን ማስቀመጥ ነው.
ስርዓቱ ውስብስብ መሆን የለበትም. እቅድ በማውጣት እና በሥራ ላይ ለማዋል የተወሰነ ጊዜ ማዋጣት አለብዎት.
የሰነድ አያያዝ ስርዓት እንዴት እንደሚፈጠር
የሰነድ አያያዝ ስርዓትን ሦስት ደረጃዎችን ማሟላት ያስፈልጋል.
- የሰነድ አያያዝ ፕላን ማዘጋጀት,
- የሂሳብ አያያዝ ፕላን ተግባራዊ ማድረግ,
- እና በመከተል.
የመጀመሪያው እቅድ, እቅዱን ለመፍጠር, ለእነዚህ አራት ጥያቄዎች መልስ መስጠትን ያካትታል:
ሰነዶችን የመፍጠር ደንቦች ምንድን ናቸው?
ደረሰኞች , የክፍያ ማስታወሻ አስታራዎች, የሽያጭ እቃዎች, ኢሜል, የባሌት ሠንጠረዥ , የቀመር ሉሆች, ሪፖርቶች - ሁሉም የንግድ ድርጅቶች ስራን በመሥራት እና በመከታተል ላይ የተለያዩ ሰነዶችን ይፈጥራሉ. ነገሮች እንዲደራጁ ለማድረግ, ሁሉም የንግድ ድርጅቶች ሰነዶችን ስለመፍጠር ያሉ ደንቦችን ማውጣት ያስፈልጋቸዋል.
ለምሳሌ, ለአንዳንድ መደበኛ የንግድ ሰነዶችዎ ለምሳሌ እንደ ደብዳቤ እና የክፍያ መጠየቂያዎች, እና የት ይገኛሉ?
መከተል ያለበት ቤት ውስጥ የቅጥ መመሪያ አለ ወይ?
አዳዲስ ሰነዶች ከተመረቱ እና / ወይም የጊዜ ገደብ ከተመዘገቡ?
ሰነዶችን ለማጋራት ወይም ለመገምገም ምን ዓይነት ሂደቶች መከተል አለባቸው?
ለአንዳንድ አነስተኛ ንግዶች የሚቀርበው ሰነድ መፍጠር ለትር የንግድ ሰነዶች በቅደም ተከተል እና እንዴት እንደሚጠቀሙበት ብቻ ነው. ነገር ግን በንግድዎ ውስጥ ሰነድ ፈጠራ ከተለያዩ ሰዎች ጋር ትብብር ከተደረገ, ግምገማዎችን ወይም ሰነዶችን የሚያሻሽል ከሆነ, ቅልጥፍና እና አስተማማኝነትን ለማረጋገጥ እነዚህ ነገሮች እንዴት መደረግ እንዳለባቸው መወሰን ያስፈልግዎታል.
ሰነዶችን እንዴት እናከማች?
ለዚህ ጥያቄ ሁለት ገጽታዎች አሉ.
የመጀመሪያው አካላዊ የአካላዊ ይዘትን ያካትታል. ትንሹ ንግድዎ በፋይሊንግ ካቢኔት ውስጥ ሰነዶችን ማጠራቀም ቢኖርብዎም ከማጠራቀሚያ ጋር የተያያዙ ወጪዎች አሉ. በራሳቸው ላይ እና በሠራተኛዎቻቸው ላይ ሰነዶች ፋይል ካደረጉበት ወይም እርስዎ ሰርስረው ለመውሰድ በሚሄዱበት ጊዜ ላይ የሚከፈልዎት የጊዜ ገደብ እንጂ የራሳቸውን ገንዘብ አያስቀምጡም. በእርግጥ በአብዛኛው ትናንሽ ንግዶች ውስጥ ከማከማቻው ጋር ተያያዥነት ያለው ትልቁ ወጪዎች ሰዎች ሰነዶችን ሲፈልጉ የሚጠፋበት ጊዜ ነው.
ሁለንተናዊ ሰነዶችን የማከማቸት ገፅታ ድርጅታዊ ነው. ሰነዶች እንዴት ይዘጋሉ? ሰነዶችን ለመቅረጽ ቁልፉ ጥሩ የፋይል አስተዳደር ስራን መከተል ነው.
በተጨማሪም እንዴት ሰነዶችን እንደ መዝገብ መያዝ እንደሚችሉ ማወቅ ያስፈልግዎታል. ጊዜያቸው ያለፈባቸው ወይም በቆየው አመራር አስተዳደር ውስጥ ወደ ኋላ ቆጣቢነት ለመዛወር ዝግጁ የሆኑትን እንዴት ነው የሚይዟቸው?
ለምሳሌ በየዓመቱ መጀመሪያ ላይ በኮምፒዩተርዎ ውስጥ የተለያዩ ሥራዎችን የሚመለከቱ ፋይሎችን እጠቀማለሁ, አሁን የማይዘገዩትን እጭ ማራኪ, እና አመት እና / ወይም ርእስ ዓረፍተ-ነክ ፊደሎችን በመፍጠር እንደ አስፈላጊነቱ በማንቀሳቀስ.
ከወረቀት ፋይሎች ጋር ተመሳሳይ ነው. አሮጌዎቹን ሰነዶች ከፋይል አቃፊ እና ስያሜ ላይ ማስወገድ እና በ "አርዕስት" ውስጥ አዲስ የሆነ አዲስ ለመፍጠር አስቸጋሪ አይደለም. አንዳንድ ሶፍትዌሮች የራስ ሰር የመጠባበቂያ አማራጮችን ይሰጣሉ ለምሳሌ, የማይክሮሶፍት ዊንዶው አሮጌውን ኢሜል እንዲያዙ ያስችልዎታል.
ሰነዶችን መሰብሰብ እንዴት ቀላል ሊሆን ይችላል?
ይህ ጥያቄ የሰነድ አመራር ስርዓትዎ ልብ ውስጥ ነው. የሊገር ማርኬቲንግ ለዜርክ ካናዳ በተካሄደው ጥናት የካናዳ የ SMB ባለቤቶች እና አስተዳዳሪዎች ሰነዶችን ለመያዝ እና ለማከማቸት በአንድ ዓመት ጊዜ ውስጥ አንድ ዶላር ለመያዝ እና ለማከማቸት በአንድ ዓመት ጊዜ ውስጥ $ 2,152 አስልተዋል (እነዚህን ግኝቶች ለመፈለግ globeandmail.com).
በድጋሚ, መልካም የመመዝገቢያ አሰራሮች ችግሩን ለመቅረፍ ረጅም መንገድ ሊፈጁ ይችላሉ. በዚህ ጣቢያ ላይ የውሂብ አስተዳደር ጽሑፎችን ማሰስ እርስዎ እንዲጀምሩ ያደርግዎታል. እንደ ተከታታይ ስያሜዎች (ኮምፕሌሽን ስምምነቶች) በቀጣይነት ተከታታይ ነገሮች ካደረጉ ሰነዶችን ለማግኘት በጣም ቀላል ይሆናል.
እንዲሁም ከሠራተኞች ጋር የሙሉ ወይም የንግድ ድርጅት ባለቤት የሆነ ብቸኛ ባለቤት መሆን ከሆንኩ , የፋይል ዝርዝሮች መዘርዘሪያ ለመፍጠር እምብዛም ነው , ይህም የተወሰኑ የፋይል አይነቶች የት እንደሚሄዱ ያስታውስዎታል - እና የት አንዳንድ ሰነዶችን እንደሚገኙ. ንግድዎ እንደአብዛኛው አይነት ከሆነ, ፋይሉ በኮምፒተርዎ ውስጥ, በቤት ውስጥ አገልጋይ, በደመና ውስጥ , ወይም በወረቀት መልክ እንደ የፋይል ካቢሌ ውስጥ እንደታሰረ ዝማሬ ማካተትዎን ያስታውሱ. ለምሳሌ, በንግድ ስራዬ ውስጥ ምስሎችን, ቪዲዮዎችን ወይም የወረቀት ፎቶዎችን እንደጠቀሙ ይቆጥሩ. በእርስዎ ፋይል አካባቢ ዝርዝሮች ውስጥ ያለ አንድ ግቤት ምናልባት:
ዲጂታል ምስሎች / ቪዲዮ-ኮምፒተር (ወይም አገልጋይ) - drive E: / photos - ፋይል በተገቢው የርዕሰ ጉዳይ አቃፊ ውስጥ
የወረቀት ፎቶዎች: የማጣሪያ ካቢኔ 3 - ፎቶዎች - አልፋ በመለኮት
የጋራ የኔትወርክ ወይም የደመና መገናኛዎች በካርድ መክፈቻዎች ላይ እንደማስገባት ይዘታቸው ሊሰየም ይገባል.
እንዴት አድርገን ሰነዶቻችንን / ደህንነታቸውን / ደህንነታቸውን ማረጋገጥ የምንችለው እንዴት ነው?
ለመረጃ ደህንነቱ ለመጀመሪያ ጊዜ የመከላከያ መስመር በቢቱዋህ ሌኡሚ አካባቢያዊ አካላት ራሳቸውን አስጠብቀውታል. ሁሉም የንግድ ተቋማት እንደ ማንቂያ ደውሎች, የተጫኑ - በቤት ውስጥ ተኮር የንግድ ተቋማት የመሳሰሉ የደህንነት ስርዓቶች ሊኖራቸው ይገባል.
ንግዶች እንደ መስኮት / ስዕሎች, የደህንነት ካሜራዎች እና / ወይም የፓትሮል አገልግሎቶችን በመሳሰሉ ሌሎች የደህንነት መሳሪያዎች ላይ መዋዕለ ንዋያቸውም ሊፈልጉ ይችላሉ. የኤሌክትሮኒክ ፋይሎችዎን ለመጠበቅ ስንፈልግ የይለፍ ቃላትን እና ኢንክሪፕት ለማድረግ የሚፈልጓቸውን ጊዜዎች በሙሉ ሊያጠፉ ይችላሉ, ነገር ግን አንድ ሰው ኮምፒተርዎን እና ተጓዳኝ ኮምፒተርዎን ከጎበኘው / ከተሰቀልክ ብዙ ምንም አያደርግም.
ሁሉም የፋይል ማስቀመጫዎች መቆለፊያዎች እና ከስራ ሰዓቶች በኋላ መቆለፍ አለባቸው (እንዲሁም ምንም እንኳን አስተማማኝ ቅርብ ካልሆነ ምሳ ሰዓት ላይ መቆለፍ አለበት).
የኤሌክትሮኒክ ዶክመንቶች የጠቅላላ የደህንነት አካሄዶች ሰነዶችን በቋሚነት በመጠባበቅ እና ዶክዩክሪፕት የመጠባበቂያ ቅጂዎችን ኦሪጅናል ሰነዶች ከሚገኙበት ተመሳሳይ ሃርድ ድራይቭ ሌላ ቦታ ይይዛሉ. ከጣቢያ-ቦታ ይልቅ የንግድዎ ውሂብ በተፈጥሮ አደጋዎች እንዳይጠፋ ይከላከላል - ደመና ለንግድ ተስማሚ የሆነ ሌላ ምክንያት.
ከስራ ባልደረባዎች ወይም ከሰራተኞች ጋር አንድ አነስተኛ የንግድ ኩባንያዎች አንድ አይነት የኮምፒተር ኔትዎር ሲጋራ ለተወሰኑ የተጠቃሚዎች ተደራሽነት መገደብ ስለሚፈልጉ የተወሰኑትን የኔትወርክ ሃብቶች መጠቀም ወይም ማየት ይችላሉ. ለምሳሌ, ለድርጅቱ የተገደበ መዳረሻ ያለው "አካውንት" የተባለ አውታረ መረብ ወይም የደብዳቤ መጋሪያ ማውጫ ሊኖርዎ ይችላል ምንም እንኳን አንድ ተጠቃሚ እንደ መተግበሪያ የመሳሰሉትን መርጃዎች እንዲጠቀሙበት ቢፈቀድም የተወሰኑ ሰነዶች ምናልባት በይለፍ ቃል የተጠበቀ ሊሆኑ ይችላሉ. የሚያስፈልጉት የሲስተም ቁልፎች (ኢንክሪፕሽን ቁልፎች) ላላቸው ሰዎች ብቻ የሚያመቻቹ (የምሥጢር) ሰነዶች (content) ሊመዘገቡ ይችላሉ.
የሰራተኞች ስርቆት በይዘት ደህንነት ላይ ሌላ አደጋ ነው. ከሠራተኞች ጋር ያሉ አነስተኛ የንግድ ተቋማት በመደበኛነት ለቀጣሪዎች የመመሪያ ምርመራ ማድረግ እና በሠራተኞች ላይ የፖሊሲ ምርመራ ማድረግ አለባቸው.
የሰነድ አያያዝ አስተዳደርህን ሥራ ላይ ማዋል
አንዴ ከላይ የሰፈሩትን ጥያቄዎች በመመለስ የሰነድ አያያዝ ፕላንዎን ከፈጠሩ, ሁሉንም ሰራተኞችዎ የንግድዎን ዶክመንት ማኔጅመንት ሥርዓት ዝርዝሮች እንዲያውቁ እና ሰነዶችን ሲፈጠሩ, ሲያከማቹ እና ሰርስረው ሲወጡ ተገቢውን ሂደት ይከተላሉ.
በተጨማሪም በድርጅትዎ ውስጥ ያሉ ሰነዶች የሚደረስበት እና የሚጠቀምበት ሰው ሁሉ እንደ አደራደር እና ሰነዶችን በአግባቡ ማከማቸት እንደሚፈቀድ ማረጋገጥ ይኖርብዎታል. የተወሰኑ ፋይሎች በቀላሉ ሊገኙባቸው እና ከማስታገስ ለመጠበቅ እንዲሞክሩ ለመፈተሽ በመደበኛነት ማጣራት ይጀምራል.
የሰነድ አያያዝ ስርዓትን በአንድ ቀን ማቀናጀት ይችላሉ ነገር ግን በጊዜ ውስጥ በቋሚነት ሥራ ላይ ማዋል ለስኬቱ ቁልፍ ነው. ሽልማቶች በጣም ግዙፍ ናቸው - በሚፈልጉበት ጊዜ እና የሚፈልጉ የአእምሮ ሰላም ለማግኘት የሚፈልጉትን ማግኘት ይችላሉ.