ማመልከቻውን በሚያስገቡበት ጊዜ መቁረጥን የሚረዱ 5 መንገዶች
ነገር ግን በሚያምር ሁኔታ ቢጠሉትም ወይም ቢጠሉ, ትንሽ የንግድ ስራ ሲጀምሩ, ማካካሻው መደረግ አለበት, ወይም ብዙም ሳይቆይ ጠረጴዛዎ እንዲደመሰስ ይደረጋል. የጥገኝነት ጠያቂነት ምን ለማድረግ ነው?
ችግሩን ሊያግዙ የሚችሉ ሁለት ችግሮች አሉ.
የጊዜ መርሃግብርዎን በተቻለ መጠን አጭር ለማድረግ (ትንሽ ለበርካታ ዓመታት የቢሮ ሥራውን ላጠናቀቀው ማለት ነው) ወይም ጊዜዎትን ብዙ አስደሳች ለማድረግ (አሁን ለማከናወን መሞክር የቀጠልኩትን) ማድረግ አለብዎት. አስቀድመው ፋይል ማጫወት የሚያስፈልግበት ጊዜ በመቁረጥ ጠቃሚ ምክሮችን እናንብብ.
የሚቻል በሚሆንበት ጊዜ ቆርጠው እንደገና ጥቅም ላይ ይውላሉ
ለመገመገም ይጠብቁኛል ብሎ የሚያምኑት ማናቸውንም ወረቀቶች በተመለከተ የመጀመሪያው ጥያቄ "ይህ ሰነድ ማመልከቻ ያስፈልገዋል?" የሚል ነው.
በፖስታ የሚመጡ ብዙ ሰነዶች በቀጥታ ወደ ሽጉጥ መሄድ ይችላሉ. ለምሳሌ ያህል, ከሌሎች ኩባንያዎች የማስታወቂያ ወይም የኢንፎርሜሽን ደብዳቤዎችን በማውጣት ረገድ ምን ነጥብ ያስፈልጋል? በደብዳቤ ጉዳይ ላይ እያሉ አንድ የፖስታ መልእክት አንድ ጊዜ ያንብቡ, ከአሁን በኋላ ከአሁን በኋላ አንድ ዓመት ያስፈልግዎት እንደሆነ ይወስኑ ወይም እንደዚያ ይሻገሩታል.
ጥሩ አጋጣሚዎች ጥሩ ናቸው, ለማትዘጋጁ የማይፈልጉትን ብዙ የህትመቶቹን ቅጂዎች ማካተት ይችላሉ - እና መጀመሪያውኑም እንኳ ማተም የለብዎትም.
የክፍያ ወረቀቶች ወይም ፊደላት የወረቀት ኮፒዎች አያስፈልግዎትም, ለምሳሌ, የኤሌክትሮኒክ ፋይሎችዎ ከተደራጁ እና ትክክለኛ የመጠባበቂያ ሂደቶችን እየተከተሉ ከሆነ.
ስለዚህ ያንን ጥገኝነት ማመልከቻ ሲያስወግዱ "የወረቀት ወረቀት" ያለቀለዎት እንዲለቁ ይደረጋል.
ሌሎች የቢሮ ሥራዎችን ይበልጥ ቀላል የሚያደርገውን የማጣሪያ ዘዴ ይጠቀሙ.
ከፋይ መሆን የሚያስፈልገኝ አብዛኛው ወረቀት ከንግዱ አሰራር ጋር የተዛመደ ነው. እነዚህ ነገሮች ከማድረጋቸው በፊት እነዚህ ሰነዶች በሂሳብ አሰጣጥ ውስጥ መግባት አለባቸው.
ስለዚህ ለደታሚው ቶነር ማሽኑ ያንን ደረሰኝ ከማስገባት ይልቅ በ "ዋና" የፋይል አሠራር ("ፒ") ስር ከፋይ ይልቅ በ "የመጀመሪያ" የምዝገባ ማቅረቢያው ውስጥ, በወር እና በዓመቱ የተቀመጡ ተከታታይ አቃፊዎች ያደርጉታል.
ለምሳሌ, የቶነር ማስቀመጫውን በመስከረም 2017 ውስጥ ከገዛሁበት ፋይል ጋር, በዚያው ወር የተከሰቱ ሌሎች ሁሉም ደረሰኞች, ደረሰኞች እና ሌሎች የንግድ ሰነዶች ጋር ነው. ከዚያም በወሩ መደምደሪያ ውስጥ አቃፊውን መስራት ቀላል ነው, እና መደረግ ያለባቸውን የሂሳብ መመዝገቢያዎች (ወይም እራስዎ ያላደረጉት ከሆነ ወርሐዊ አቃፊዎን ለሂሳብዎ ወይም ለክፍያ ጠባቂው ለማቅረብ) .
የንግድ ሥራን እንጂ የችርቻሮ ንግድ ስራን እንደማያስተናግድ ስለማይችል ተሰብስቦ መቆየት እና በወር አንድ ጊዜ መሥራት እንድሠራ ይሠራል. መለያዎችዎን በተደጋጋሚ ወቅታዊ ለማድረግ ማምጣት ካስፈለገዎት የወርሃዊውን የአሳመር ሐሳብ ማስተካከል ያስፈልግዎታል.
ፋይል ከማስገባትዎ በፊት ያስቡ
ወርሃዊ ዓቃፊዎችን ሂሳብ ለመያዝ ከተጠቀምኩ በኋላ ምን ይከሰታል? ሰነዶቹን ወደ "ዋና" የፋይል ስርዓት መሄድ አለባቸው. ነገር ግን እያንዳንዱን ሰነድ በእራሱ ርዕስ ላይ በመመዘን ከማቀራረብ ይልቅ, በቡድኑ መሠረት በምዝነ-ቃል እጠቀማለሁ, በጣም ፈጣን የሆነ የፍርግም ሂደት ነው.
የአታሚውን ቶነር ማስቀመጫ ምሳሌ የሚያሳይ ሌላ እይታ እንመልከት.
ይህን የቢስነስ ደረሰኝ ለ "አታሚ" ማሸጊያ ቅርጽ ባለው "P" ስር ከማስቀረት ይልቅ, ይህ በኦፊስ አቅርቦቶች ስር - የምዝገባ ደረሰኝ (ዶኩሜንት), እኔ ለደብዳቤ ማሳያ ስብስብ ወይም ደረሰኝ ለታስት ወረቀት. ይሄ በፍጥነት ፋይል ማድረግ ብቻ ሳይሆን በኋላ ላይ ሰነዶችን ለማግኘት ቀላል ያደርገዋል.
በፋይልዎ አቃፊዎች መሰየሚያዎች ላይ ሙሉ ቃላትን እና ሀረጎችን ይጠቀሙ, ፊደሎችን ብቻ አይደለም
የፍላጎት ስርዓቶችዎን ሲፈቱ ለነጠላ ፊደላት ብቻ የተገደበ ነው የሚሉት ደንቦች የሉም. እና ካደረጉ, ያንተን ፋይል አላስፈላጊ እና ዘግናኝ እንዲሆን እያደረግህ ነው. የሰነድ ቅደም ተከተልዎን በማመቻቸት በቡድን ከማስገባት እና ፋይሎችን በፍጥነት ለማስቀመጥ ትክክለኛውን ቦታ ያግኙ.
ለምሳሌ, "C" የተባለ የኔዲንግ ሲስተም ክፍልን ከመጠቀም ይልቅ "የደንበኛ ፋይሎች" የሚል የተጻፈ ክፍል አለኝ.
በ "ደንበኛ ፋይሎች" ውስጥ ያሉ ፋይሎች በፊደላት የተደራጁ ናቸው. የመመዝገቢያዎ ሁኔታን የማበጀት ውበቱ ሁልጊዜም ተጨማሪ ተደርገው ሊደራጁ እና ሊደረደሩ ይችላሉ. ስለዚህ ዋናው ደንበኛ ከእርሷ ጋር የተዛመዱ ሰነዶችን ማግኘት ከፈለጉ "የደንበኛ ፋይሎች" በሚለው ክፍል ውስጥ የተለጠፈ የፋይል ስርዓት መከፋፈል ሊኖረው ይችላል.
በዚህ ምሳሌ ላይ በፋይንግ ሲስተም ላይ ያሉት መለያዎች "B", "C", "ደንበኛ ፋይሎች" እና "D" ይነበባሉ ... ማመልከቻዎ ምን ያህል ቀላል ይሆን?
ፋይልዎን ለማፋጠን ተጨማሪ የፍጥነት ማድረጊያ ምክሮች: እንዲሁም ፊደላትን ማበጀትዎን አይርሱ. "M" በሚለው ክፍል ፋንታ "Mc" ተብሎም ይጠራል.
"የመጀመሪያ "ዎን የማመሳከሪያ ስርዓቱ በጣም ቅርብ እና ምቹ ያደርገዋል
እኔ ከላይ እንደተገለፀው ባለ ሁለት ደረጃ የማጣቀሻ ዘዴን መጠቀም ያለብዎት ሌላ በጣም ጥሩ ነገር ቢኖር የመመዝገቢያዎ (የወርሃዊ አቃፊዎች) የመጀመሪያ ደረጃ (አካባቢያዊ አቃፊዎች) በአካላዊ ቅርበት ከእርስዎ የስራ ቦታ አጠገብ መቆየቱ በጣም ቀላል ሆኗል. እነርሱን ለመቅረብ ቅርብ የሆነና የተደራጀ ቦታ ካለዎት እነርሱን ለመሰብሰብ ከመተካት ይልቅ ወረቀቶችን በፍጥነት ለማካተት በጣም ይፈልጋሉ.
ስለዚህ የመጨረሻውን, የአሁኑን, እና የሚቀጥለውን ወር ወርህን በወረቀት ላይ አስቀምጥ ወይም የኬንትሮሺን ፋይል ተጠቀም እና በስራ ቦታህ ውስጥ ከትክክለኛውን ርዝመት ጋር አስቀምጠው. አብዛኛው የፋይል ስርዓትዎ (ዋናው የፋይል ስርዓት, ከላይ እንደጠራነው, በክፍሉ ውስጥም ሆነ በተለየ ክፍል ውስጥ ሊሆን ይችላል, ነገር ግን በጊዜ ቆጣቢነት ፍላጎቶች ላይ, የመጀመሪያ ደረጃ ምዝገባዎ ያድርጉ.
መዝለል በጣም አስደሳች ሊሆን ይችላል
እስካሁን የሰጠሁዎትን የአሰራር ጥቆማዎች ማካካሻዎን እና ጊዜዎን እንዳይወጡ ለመከላከል ይረዳዎታል. ነገር ግን ጊዜዎን ያለማሰለስ ስለማድረግዎስ ምን ለማለት ይቻላል?
በእውነቱ, ከዚህ ጋር ብቸኛው ስልት ያገኘሁት ብቸኛ ስትራቴጂ ለተወሰነ ጊዜ ከጻፍኩኝ በኩኪነት እራሴን ከፍሎታል. ይህ ይሰራል ነገር ግን ብዙ ማመሌከቻ ካሇዎት ብዙ ኪኖች ሇመጨመር ሉያመርጡ ይችሊለ.
ወይም ለፋይልዎ አቃፊዎች ሁሉንም የተለያዩ ቀለሞች በመጠቀም እና ተጨማሪ ስነ-ጽሁፎችን ተጠቅመው ተጨማሪ ስነ-ጥበባት አቀነባበር ሊጠቀሙ ይችላሉ. ይህ ያንተን ጉዳይ የበለጠ አስደሳች እንዲሆን ያደርገዋል ወይም አይሰጥህ ይህ ይበልጥ ማራኪ እንዲሆን ያደርገዋል.
እና ማን ያውቃል? ምናልባት በደንብ የተደነገጉ ነገሮች በጣም በጣም ፈጣን ስለሆነ አሁን በጣም የተደራጀ እንዲሆን ማድረግ ይበልጥ አስደሳች ይሆንልዎታል.