በየዓመቱ አሠሪዎች ሠራተኞቻቸውን ጠቅላላ ደመወዝ እና ተቀናሾች በማሳየት ሪፖርትቸውን ለሠራተኞቻቸው እንዲልኩ ይጠበቅባቸዋል, ስለዚህ ሰራተኞች የገቢ ግብር ታክስን በተመለከተ መረጃን ሊያካትቱ ይችላሉ. ሪፖርቶቹም ከሶሻል ሴኪውሪቲ አስተዳደር ጋር መሰጠት አለባቸው. ይህ ሪፖርት የ W-2 ቅጽ ነው.
የ W-2 ቅጾችን ለሠራተኞች እና ለማኅበራዊ ደህንነት አስተዳደር አባላት ከማዘጋጀትና ከመላኩ በፊት, ሁሉም ነገር ያለ ችግር ማለፍ መሆኑን ለማረጋገጥ እነዚህን ቅደም ተከተሎች ይከተሉ.
01 - እንደ ሠራተኛ በትክክል ተዘርዝረው እንዳሉ ያረጋግጡ
አንድ ሰራተኛ በአሠሪው መሪነት ሥራን የሚያከናውን ሰራተኛ ነው. በአጠቃላይ ለድርጅት አገልግሎት የሚያቀርብ ማንኛውም ድርጅት ሠራተኛው ምን እንደሚሰራ እና እንዴት እንደሚሰራ መቆጣጠር ይችላል.
በሌላ በኩል ደግሞ በግል የሚሰራ ተቋራጭ ግለሰብ ወይም የንግድ ድርጅት ለሌላ ግለሰብ ወይም ንግድ አገልግሎት የሚሰጥ አገልግሎት ነው. ራሱን የቻለ ኮንትራክተሩ የተለየ የቢዝነስ አካል ሲሆን እንደ ሠራተኛ አይቆጠርም. ገለልተኛ ተቋራጮች አንዳንድ ምሳሌዎች አማካሪዎች, ወኪሎች ወይም ደላላዎች ናቸው. የነጻ ተቋራጭ ስራዎች ብዙ ጊዜ ድንገተኛ ወይም ለንግድ ስራ የማይፈለጉ ናቸው. ለምሳሌ የፅዳት አገልግሎትን, የደመወዝ ማቀነባበሪያን, ወይም የአይቲ አገልግሎትን የመሳሰሉ.
ሠራተኞችን እንደ ሰራተኛ ወይም ገለልተኛ ተቋራጮች ስለመስጠት በበለጠ ለመረዳት ለተጨማሪ እርዳታ ሠራተኛ አማካሪ ያማክሩ.
02 - የአሁኑን ዓመት ስርጭት እና ማመላከቻን ቀናት ያረጋግጡ
በ W-2 ሂደቱ ሁለት ደረጃዎች ተካትተዋል. የመጀመሪያው ደረጃ የ W-2 ቅጾችን ለሠራተኞች ማሰራጨት ነው. ሁለተኛው እርምጃ እነዚህን ቅጾች በሶሻል ሴኪውሪቲ አስተዳደር በኩል ማቅረባቸው ነው. (ኤስኤኤ)
ለሁለቱም ለሠራተሪዎች ስርጭት እና ለኤስኤኤስ ማመልከቻ የጊዜ ገደብ የሚቀጥለው ጥር 31 ነው. አዲሱ የጊዜ ገደብ አዲሱ የጊዜ ማለፊያ መስመር (SSA) ማመልከቻ የታክስ ማጭበርበርን ለማዳን ለማገዝ ተዘጋጅቷል. ስለ W-2 እና 1099 የግዜ ገደቦች ተጨማሪ ያንብቡ .
ቅጾችን በጥር መጀመሪያ ላይ ለሰራተኞች መስጠትዎን ያረጋግጡ, ስለዚህ ስህተቶችን ለመከላከል ጊዜያቸውን ለመገምገም ጊዜ ይኖራቸዋል.
03 - ሰራተኛውን W-4 ቅጾች ላይ ምልክት ያድርጉ
አሠሪዎች ሁልጊዜ በሁሉም ሰራተኞች ላይ የ W-4 ፎርም እንዲኖራቸው ይጠበቅባቸዋል. ቅጽ W-4 የሰራተኛውን የፌዴራል ገቢ ግብር መቆረጥ, የጋብቻ ሁኔታን, የደህንነ ት ቤተሰቦችን ቁጥር እና ከማንኛውም ተጨማሪ መጠኖች ጋር ተቆራኝ የሆነውን ለመወሰን የሚያስፈልግ መረጃን ያካትታል.
በ W-4 ፎርም ሞልቶ ሠራተኛ ተቀጥረው ለመሥራት ሲፈልግ እና በማንኛውም ጊዜ ሠራተኛ ለውጥ ማድረግ ይፈለጋል. የሰራተኛው የግል መረጃ (የጋብቻ ሁኔታ እና የጥገኛ ብዛት ጨምሮ) ተቀጣሪው ከተቀየ ወይም ተቀጣሪው አድራሻ ከተቀየ ሰራተኛው የ W-4 ቅጽን መቀየር አለበት. ተቀጣሪው / ዋ የተቀነሰውን መጠን ለመቀየር የ W-4 ቅጽን በማንኛውም ጊዜ ሊለውጥ ይችላል .
ዓመቱ ከማለቁ በፊት በየዓመቱ አሠሪዎች ሠራተኞቹ የግል መረጃው ትክክል ስለመሆኑ ለማረጋገጥ ሁሉም የ W-4 ቅጽ እንዲገመግም መጠየቅ አለባቸው.
ሰራተኞቹ ትክክለኛ እና ወቅታዊ መረጃ በ Form W-4 መኖራቸውን ለማረጋገጥ እና ለማሰራጨት W-2 ቅጾችን ለማዘጋጀት ይረዳዎታል.
04 - ለ W-2 ፎርሞች የክፍያ መረጃ ይሰብስቡ
በመጀመሪያ ስለ ሁሉም ድርጅት W-2 ፎርሞች ስለ እርስዎ ኩባንያ አንዳንድ መሰረታዊ መረጃ ያስፈልግዎታል:
- የእርስዎ ኩባንያ አሠሪ መታወቂያ ቁጥር
- የንግዱ ስም, አድራሻ, እና የዚፕ ኮድ
- እና የኩባንያዎ ግዛት የግብር መለያ ቁጥር
ከዚያ ስለ እያንዳንዱ ተቀጣሪ መረጃ, የግል መረጃ እና የክፍያ ደብተር መረጃ መሰብሰብ ያስፈልግዎታል:
- የተቀጣሪ ስም እና አድራሻ እና የማህበራዊ ዋስትና ቁጥር ወይም ሌላ የግብር መታወቂያ ቁጥር
- ለሠራተኛው የተከፈለ መጠን: ጠቅላላ ደሞዝ, ጉርሻ, እና ሌላ ካሳ
- የተጣሰ የፌደራል ግብር ገቢ መጠን
- የማኅበራዊ ዋስትና ደመወዝ (እስከ ሶሻል ሴኪዩሪቲ ከፍተኛው መጠን ድረስ)
- የሜዲኬር ክፍያዎች እና ምክሮች እና የሜዲኬር ግብር አይቀሩም, ተጨማሪ የሜዲኬር ግብር ለከፍተኛ ገቢ ሰራተኞችን ጨምሮ.
- የተሰጡ የሰራተኞች ጠቃሚ ምክሮች ይከፈሉ
- በተከፈለ የሌሎች የእንክብካቤ እርዳታዎች, እና ለተቀጣሪው የሚከፈል ሌሎች ጥቅማጥቅሞች
- ሰራተኛው የሚሠራበት እያንዳንዱ ግዛት, የክፍያው ደመወዝና ጉርሻዎች የተከፈለባቸው እና የመንግስት የገቢ ግብር ተቀንሷል
- ያካባቢው የደመወዝ መጠን እና ምክሮች የሚከፈል እና የአከባቢው የገቢ ታክስ ተቀናሽ አልተደረገም
05 - W-2 ን ማካሄድ - W-2's እንዴት ይወጣሉ?
ኩባንያዎ በደመወዝ ክፍያ ሂደት ላይ አዲስ ከሆነ ወይም የደሞዝዎ ሁኔታ በቅርቡ ከተቀየረው የዓመት ዓመት ሪፖርቶችን ለሠራተኞች የማግኘት, የተጠናቀቀ እና የማሰራጨት ሂደት መመርመር ጥሩ ሀሳብ ነው. የ W-2 ቅጾችን ከቢሮ አቅርቦት መደብር, ካፒአ, ከግብር ወይም ከሂሳብ መዝገብ ሶፍትዌር ወይም ከአይ.ኤ.ኤስ. IRS ማግኘት ይችላሉ.
ማሳሰቢያ: የ W-2 ቅጾችን ከአይ.ሲ.ኤስ (IRS) ወይም ከሌላ ቦታ በበይነመረብ ላይ ማውረድ አይችሉም. ከ W-2 ቅፅ ከ A ንድ በቀይ ቀለም ቀለም ውስጥ A ይቅልና ሊባዛ አይችልም. የተወሰኑ የ IRS ፎር ኤ ፎን ከሶሻል ሴኪውሪቲ አስተዳደር (ይህ እርስዎ የሚጠብቁት ቅጂ እና በየካቲት ወር መጨረሻ ላይ ከማኅበራዊ ደህንነት ጋር ያያይዙታል).
W-2 ፎርሞችን ለማዘጋጀት አንዳንድ አማራጮች ቀርበዋል-
- የሒሳብ ሶፍትዌርን በመጠቀም ላይ . ጥቂት ሰራተኞች ካሎት እና የሂሳብ ሶፍትዌርን የሚጠቀሙ ከሆነ ይህን ሶፍትዌር በመጠቀም W-2 ቅጾችን ለማዘጋጀት ተጨማሪ ማጫኛ መግዛት ይችላሉ.
- የግብር ማዘጋጃ ሶፍትዌርን በመጠቀም. ከተለመዱት የግብር ማዘጋጃ ፕሮግራሞች አንዱን, በመስመር ላይ ወይም በዴስክቶፕ ስሪት ከተጠቀሙ እና የዚህ ሶፍትዌር የንግድ ስሪት ከገዙት, የ W-2 ማካካሻ ተካትቷል. ሽርሊ ኤልልብድ, የ ፋይናንሻል ሶፍትዌር መመሪያ, ስለ የግብር ሶፍትዌር ግምገማዎች ጽሑፍ አለው
- የተገዙ W-2 ቅጾችን በመጠቀም . ዋናዎቹ የቢሮ አግልግሎት ኩባንያዎች በሲዲዎች ላይ ከሶፍትዌር ጋር ጥቅም ላይ የዋሉ የ W-2 ፎርሞችን ለህትመቱ መረጃን እራስዎ ለማስገባት እና በፋብሪካዎ ላይ ማተም ይችላሉ.
የ W-2 ቅጾችን ለማጠናቀቅ እና ለማተም የሚጠቀሙበት ማንኛውም ዘዴዎች የ W-3 መተላለፊያ ቅጾች ሊኖራቸው ይገባል.
06 - W-2 ቅጾችን ለሠራተኞች እንዴት ማሰራጨት እንደሚቻል ይወስኑ
አንዴ የ W-2 ቅጾችን ከፈጠሩ በኋላ ቀጣዩ ውሳኔዎ ወደ ሰራተኞች እንዴት እንደሚያሰራጭ ነው. ያስታውሱ የ W-2 ቅጾችን ለሰራተኞች የጊዜ ገደብ ማቅረቢያ የግብር ዓመቱ ተከትሎ እ.ኤ.አ. ከጥር 31 በኋላ ነው. ለምሳሌ, የ 2016 የግብር አመት W-2s ለማሰራጨት የተጠሩት አሠሪዎች ለማሰራጨት እስከ ጥር 31 ቀን 2017 ድረስ ማሰራጨት አለባቸው.
የ W-2 ፎርሞችን ለሠራተኞቹ ለማሰራጨት ሁለት አማራጮች አሉ-ማስታዎቂያዎችን በፖስታ ይልካሉ ወይም በአካል ለሰራተኞቻቸው ያሰራጭ. አንድ ሠራተኛ የ W-2 ፎጣውን በአካል ውስጥ ካነሳ ሠራተኛው / ዋ ሰራተኛው ይሄንን ተከናውኗል ስለመሆኑ ላለመጠየቅ ቅጹ እንደተቃረነ እንዲሰጥዎ ይፈልጉ ይሆናል.
07 - W-2 ቅጾችን ለሠራተኞች ከመላክዎ በፊት ስህተቶችን ይመልከቱ
ጉዳዮችን ለመቀነስ እና የ W-2 ቅጾች እንደገና መላክ ካስፈለገ ይህንን የማረጋገጫ ዝርዝር በመጠቀም የ W-2 ቅጾችን ለ ስህተቶች ይፈትሹ. የተለመዱ W-2 ስህተቶች የተሳሳቱ የአጠቃቀም ቅፅን መጠቀምን, መረጃን ማካተት አለመቻል, መረጃዎችን በተሳሳተ ሳጥን ውስጥ ማስገባት, እና ማህበራዊ ዋስትና እንዳይቀንስ ማቆም አለመቻል ናቸው.
08 - የ W-2 ፎርሞች ለህትመት ሰራተኞች ጥያቄዎችን ማስተናገድ
ሠራተኞች ብዙ ጊዜ የ W-2 ቅጾችን አጣጥለው ወይም ያጣሉ እና እነሱ የ W-2 ቅጽ ቅጂ የተባለውን ቅጂ በመጠየቅ ወደ የደሞዝዎ ክፍል ሊመጡ ይችላሉ. የ W-2 ቅጾችን ከማሰራጨትዎ በፊት, ለእነዚህ ጥያቄዎች ምን ምላሽ እንደሚሰጡ ይረዱ-
- ቅጾቹን በውስጥም ካተሙ የ W-2 ቅጽን እንደገና ማተም እና ለሠራተኛው ሊልኩት ይችላሉ.
- ፎርሙ የተዘጋጀው በውጭ የደመወዝ አገልግሎት ነው ከሆነ ቅጹን እንደገና የማተም ዋጋን ሊያስከፍልዎት ይችላል. ሰራተኞችን ለመጀመሪያው የተባዛ ቅጽ እንዲቀንሱ ወይም በዓመት ውስጥ ሁለተኛ ሁለተኛ ቅጂዎች (ሲከሰት!) ሊፈልጉ ይችላሉ.
ውሳኔዎ ምንም ይሁን ምን, የተባዙ ቅጾችን በተመለከተ ለስራ ሰሪዎች በተመለከተ ፖሊሲዎን መግለፅ ጥሩ ሀሳብ ነው. ለተባዙ ቅጾች ቅጣቶች ክውነቶች ሊኖሩ ይችላሉ, ነገር ግን ሊያጋጥሙ የሚችሉትን የጠፉ ቅርጾች ቁጥር ሊጨምር ይችላል.
09 - የሶሻል ሴኪውሪቲ አስተዳደርን W-2 እና W-3 ፎርሞችን ይያዝ
የ W-2 ቅጽን እንዴት እንደሚዘጋጅ ወስነዋል እና እነዚህን ቅጾችን ለሠራተኞች (በፋብሪካው አመት በጥር 31 ቀን ላይ) ከሰሩ በኋላ, በሚቀጥለው ውሳኔዎ እነዚህን ቅጾች እንዴት ከሶሻል ሴክዩሪቲ አስተዳደር (ኤስኤኤ) .
ሁሉም የ W-2 ፎርሞች ከሶሻል ሴክዩሪቲ አስተዳደር, ከ W-3 የማስተላለፊያ ፎርም ጋር መቅረብ አለባቸው. እነዚህን ቅጾች ለማስገባት ሁለት አማራጮች:
- በመስመር ላይ በመስመር ላይ በ Social Security የድርጣቢያ የንግድ አገልግሎቶች በመስመር ላይ ማመልከት ይችላሉ. መጀመሪያ መመዝገብ አለብዎት ከዚያም ተገቢ የሆኑ ቅጾችን መስመር ላይ ይሙሉ. በ BSO አማካኝነት በመስመር ላይ ፋይል ከሰሩ W-3 ቅጾችን ማካተት አያስፈልግዎትም.
- እንዲሁም የ W-2 ቅጽ ከቅጽ W-3 ጋር ወደ ማህበራዊ ደህንነት አስተዳደር መላክ ይችላሉ.
10 - የ W-2 ቅፆችን ለማከፋፈል የስቴቱን ደንቦች ይመልከቱ
ለአንድ ሠራተኛ የ W-2 ቅጽ ሲሞሉ, የዚህ ቅጽ አንድ ክፍል (ኮፒ 1) ሠራተኛው ወደሚሠራበት ግዛት ለመቅረብ ተመርጧል. ሠራተኛው ከአንድ በላይ በሆኑ ግዛቶች ውስጥ የሚሰራ ከሆነ የ W-2 ቅጅን ለያንዳንዱ ግዛት ማስገባት ይኖርብዎታል.
እያንዳንዱ ክልል ለ W-2 ቅጾች እና ለማንኛቸውም የማስተላለፊያ ቅጾች ለማስገባት የተለያዩ መስፈርቶች አሉት. ያንን የስቴቱ መስፈርቶች ለመማር ከክፍለ ግዛት ባለስልጣንዎ ወይም ከመንግስት የገቢ ክፍል ጋር ይነጋገሩ.
ተጠናቋል: ብዙ ክፍለ ሀገራት W-2s ከ SSA ጋር ለማመልከት ቀነ-ገብር ጃንዋሪ 31 ቀነ-ገደብ ማክበር አለባቸው.
ስለ ግዛቱ የደሞዝ ቀረጥ ተጨማሪ ያንብቡ .