ለዲጂታል ፋይሎች የፋይል አስተዳደር ምክሮች
በዴስክቶፕ, በሎፕተሮች ወይም በሞባይል መሳሪያዎች ላይ ሰነዶችን በአካባቢው ላይ ከማከማቸት በተጨማሪ ብዙ የንግድ ተቋማት ደመናን ለመሠረታዊ የንግድ ስራ ትግበራዎች እና የፋይል ማከማቻ ይጠቀማሉ. ( ለምን የደመና ማስላት ለአነስተኛ ለሆኑ ትግበራዎች እና 5 የደመና አስቂኝ ጠንቅ እንደሆኑ ይመልከቱ. )
የማከማቻ ችግርን የበለጠ ያስጨንቃል ብዙ የንግድ ተቋማት በሰራተኞች መካከል ሰነዶችን እንዲያጋሩ ማድረግ ነው.
በቢሮ ውስጥ ይህ በተለምዶ የፋይል አገልጋይ ወይም በአውታር የተያያዘ የመረጃ ቋት (NAS) በመጠቀም ይከናወናል. የተጋራ የሞባይል መዳረሻ ከተፈለገ ሰነዶች በደመናው ውስጥ ሊቀመጡና የመዳረሻ ፍቃዶችን በመመደብ ሊጋሩ ይችላሉ. የዚህ ሁሉ ውጤት በዴስክቶፕ ላይ የተከማቹ አንዳንድ የሰነዶች ሰነዶች እና በአንዳንድ ቦታዎች, እና በአንዱም ቦታ ላይ የተከማቹ ግለሰባዊ ሰነዶች እንኳ የፋይል ማኔጅመንት ቅዠት ሊሆኑ ይችላሉ.
ድርጅት የእሌክትሮንክ የፋይል አስተዳደር ቁልፍ ነው
ሰነዶች በየትኛውም ቦታ ተከማችተው የተደራጀ እና ወቅታዊ እንዲሆኑ ማድረግ በጣም አስፈላጊ ነው. የኤሌክትሮኒክስ ፋይል አስተዳደር ማለት ምንም እንኳን ከተፈጠረበት ጊዜ ጀምሮ ዓመታት የሚፈልጉት የሚፈልጉትን ማግኘት የሚችሉ መሆኑን ለማረጋገጥ ነው.
አብዛኛዎቹ የንግድ ሰዎች በአንድ ጊዜ ወይም በሌላ ጊዜ የደንበኞች ጥሪ መኖሩን እና አግባብነት ያለው የክፍያ መጠየቂያ ወይም ሌሎች አስፈላጊ የደንበኛ ሰነዶችን ማግኘት አለመቻላቸው ነው.
በተመሳሳይም በድርጅቱ ውስጥ የሂሳብ አጣቃሹን ወይም የሂሳብ አያያዝን በተመለከተ የሂሳብ መዛግብትን ለመፈለግ እየሞከረም ወይም ከዛም የከፋው ታክሲው ላይ እኩል ነው .
በተለይ የዲጂታል ሰነዶች በተገቢው አካባቢያዊ ሁኔታ በትክክል የተደራጁ ናቸው - ከሠራተኛዎ አንዱ ከጎበኘ (ለጊዜው ወይም በቋሚነት!) በዚያ ሰው የተፈጠረ ወይም የሚያስተዳድራቸውን ማንኛውም ሰነዶች በቀላሉ ማግኘት መቻል አለብዎት.
(መረጃን ከማይከፋፈሉ, ከሥራ የሚያጠፉ ሰራተኞች የመረጃ እጥረት ሊያሳጣዎት የሚችሉበት አንዱ ምክንያት የንግድዎን ውሂብ ለመጠበቅ ተጨማሪ ምክንያት ነው 6 የንግድ መረጃ ጥበቃ ደንቦች ይመልከቱ).
እነዚህ የፋይል አስተዳደር ምክሮች ፋይሎቻቸውን ተደራሽ ለማድረግ ይረዳሉ.
1. ለፕሮግራም ፋይሎች ነባሪውን ጭነት አቃፊዎች ይጠቀሙ.
የመተግበሪያ ፕሮግራሞችን ሲጫኑ ነባሪ የፋይል ሥፍራዎችን ይጠቀሙ. በዊንዶውስ ስር, በስምምነት ፕሮግራም ፋይሎች ውስጥ በ - (የ Drive Letter) -> Program Files directory ይኖሩታል. ትግበራዎችን በሌላ ስፍራ መጫን ግራ እና አላስፈላጊ ነው.
2. ለሁሉም ሰነዶች የሚሆን አንድ ቦታ.
ሁሉንም ሰነዶች በአንድ "ስር" አቃፊ ስር ያስቀምጡ. በዊንዶውስ ውስጥ አንድ ነጠላ ተጠቃሚ ነባሪ ቦታው የእኔ ሰነዶች አቃፊ ነው.
በአንድ የፋይል የማጋራት አካባቢ ውስጥ ተመሳሳይ ነገር ለማድረግ ይሞክሩ. አንድ ነጠላ የስር ፋይል (ለምሳሌ "የተጋሩ ሰነዶች" የተባለ) ይፍጠሩ እና በንኡስ አቃፊ ውስጥ ሁሉም አቃፊዎች ውስጥ ባለው አቃፊ ውስጥ ሁሉንም ፋይሎች ያከማቹ. የሁሉም ኤሌክትሮኒክ ሰነዶች አንድ ወጥ የሆነ ቦታ ማግኘታቸው ነገሮችን ለማግኘትና የመጠባበቂያ ቅጂዎችን እና ማህደሮችን ለመሥራት ቀላል ያደርገዋል.
3. በአዶአዊ እርከን አቃፊዎች ፍጠር.
እነዚህ ሰዎች የኮሚፒውተር ቁምፊዎ መቀመጫዎች ናቸው. አቃፊዎን ለመሰየም ግልጽ ቋንቋ ይጠቀሙ. ለወደፊቱ ይህን የአቃፊዎች ዝርዝር ማየት እና 'TFK' ወይም ሌላ የፈጠራ አህጽሮተ ቃል ማየትን አይፈልጉም.
4. በአቃፊዎች ውስጥ ያሉ የሉዶች አቃፊዎች.
በሚያስፈልጉት ዋና አቃፊዎች ውስጥ ሌሎች አቃፊዎችን ይፍጠሩ. ለምሳሌ " ኢንቮይስ " የተባለ ፎል "2018", "2017" እና "2016" የሚባሉ አቃፊዎችን ሊይዝ ይችላል. ለደንበኛ የተሰየመ አንድ አቃፊ የአቃፊዎች "የደንበኛ ውሂብ" እና "ደብዳቤዎች" ሊያካትት ይችላል. ግቡ የዝነኛው የሙት ልጅ ዝርያዎች ዝርዝር ከመያዝ ይልቅ በፎክመንት ውስጥ እያንዳንዱን ፋይል ማግኘት ነው.
ሆኖም, ውስብስብ, ጥልቅ በሆነ የተሸፈኑ የአቃፊ መዋቅሮች አይፈጠሩ. በተቻለ መጠን ገላጭ የሆኑ የፋይል ስሞችን መጠቀም.
5. የፋይል ስም ማስያዣ ደንቦችን ይከተሉ.
አንዳንድ ስርዓተ ክወናዎች (እንደ ዩኒክስ ያሉ) በፋይል ወይም በአቃፊዎች ስያሜ ውስጥ ክፍተቶችን አይፈቅዱም, ስለዚህ የእርስዎ ኮምፒተር የመጠቀም ሁኔታ ከተቀላቀለ ይህን ያስወግዱ. በምትኩ ድርሰቦችን እንደ ገደብ አድራጊ ይጠቀሙ (ለምሳሌ Doe_John_Proposal.doc.) እንደ / ሌሎች ቁምፊዎች ያሉ ሌሎች ቁምፊዎች. <> \: * | "^" በዊንዶውስ ውስጥ በፋይል ወይም የአቃፊ ስሞች የተከለከሉ ናቸው.
በቀላሉ ለማወቂያ እና ለገቢር ለማውጣት ገላጭ የሆኑ የፋይል ስሞችን ይጠቀሙ, ነገር ግን አይሄዱም - የፋይል / ዱካ ስሞች ከስርዓቱ ስርዓተ ክወናዎች የሚለያይ የርዝመት ገደብ አላቸው. በዊንዶውስ ውስጥ የአንድ ፋይል ሙሉው ርዝመት ርዝመት (ለምሳሌ ድራይቭ ፊደላት እና አቃፊዎች + የፋይል ስም) 260 ቁምፊዎች ነው. በሚቻልበት ቦታ ሁሉ, እንደ ጃን ለጃንዋሪ ወይም ኮር ኮር ኮር ኮር ኮርፖሬሽን የመሳሰሉ የጋራ አህጽሮትን ይጠቀሙ.
6. የተለየ ይሁኑ.
በተቻለ መጠን በፋይል ስሞች ውስጥ የኤሌክትሮኒክስ ፋይሎችን አመክንዮአዊ, የተለዩ ስሞችን እና ቀኖችን ያካትቱ. ፋይሎችን ስም ማውጣት ፋይሉ ምን እንደሚከፍት ለመንገር መቻል ማለት ነው. ስለዚህ ሰነዱ ለደንበኛው ደብዳቤው ጊዜው ያለፈበት መሆኑን ለማሳወቅ ደብዳቤ ከሆነ, እንደ "overdue_20180115" ያለ ነገር ይደውሉ. እንደ "ደብዳቤ" አይነት ነገር ሳይሆን. ደብዳቤው ማን እንደነበረ እንዴት ማወቅ ይችላሉ?
ኢሜሎችን ወይም ተንቀሳቃሽ መሳሪያዎችን በኢሜል በመጠቀም የሚያጋሩ ከሆነ የፋይሉ ስም የበለጠ መረጃን ያካትት ይሆናል, ምክንያቱም የአቃፊው መረጃ ከተጋራው ፋይል ጋር አይካተትም. ለምሳሌ, ሰነድዎ የእኔ ሰነዶች በ My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc ውስጥ ከተቀመጠ እና ፋይሉ የሚጋራው ወይም ኢሜይል የላኩበት ሁሉም ተቀባይ የሚታየው Doe_John_20170416.doc ነው, እና ፋይሉ ደንበኛው መሆኑን ለመናገር ላይችል ይችላል. ደረሰኝ ሳይከፍት.
7. በሚሄዱበት ጊዜ ፋይል ያድርጉ.
አንድ ሰነድ ለመክፈት አመቺ ጊዜው ሲጀምሩ ለመጀመሪያ ጊዜ ሲፈጥሩ ነው. ስለዚህ ሰነድዎን ለመመዝገብ እና ስምዎን ለማስገባት "አስቀምጥ እንደ" መገናኛ ሳጥን የመጠቀም ልማድ ይኑርዎት.
8. ለእርስዎ እንዲመችዎ ፋይሎችዎን ይቆጣጠሩ.
በጣም ብዙ የሚጠቀሙባቸው አቃፊዎች ወይም ፋይሎች ካሉ, በፋይል ዝርዝሩ አናት ላይ በ 9. ፋይሎችዎን በየጊዜው ይቁሙ. አንዳንድ ጊዜ "አከፋፈል" ("ደረሰኞች") በሚለው አቃፊ ውስጥ እንደነበሩ ግልጽ ይመስላል. ካልሆነ, አሮጌዎቹን ፋይሎች በማጽዳት የአቃፊዎችህን ያልተዝረከረከ ጥንቃቄ አድርግ. ፋይሉን ዳግም አያስፈልገዎትም ብለው እርግጠኛ ካልሆኑ ከንግድ ጋር የተያያዙ ፋይሎችን አይሰርዝ. ይልቁንም ከስር አቃፊዎ ስር ባለው ዋና አቃፊዎ ውስጥ «አሮጌ» ወይም «እንቅስቃሴ-አልባ» የተባለውን አቃፊ ይፍጠሩ እና ሲጎበኟቸው አሮጌ ፋይሎችን ያንቀሳቅሱ. ( ለ CRA ወይም IRS የንግድ ሪኮርድን ያህል ስንት ጊዜ መጠበቅ አለብዎት ? የግብር ግዴታዎን ለማሟላት የንግድ ሪከርድዎን ምን ያህል ጊዜ መጠበቅ እንዳለብዎት ያስረዳዎታል.) 10. ፋይሎችዎን በየጊዜው ያመጧቸው. ፋይሎችዎን በሌላ ድራይቭ ላይ ወይም በቴፕ ላይ እየቀዱ ቢሆንም, መደበኛ የመጠባበቂያ ክሊን ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው. ወደ ስኬታማ የመጠባበቂያ ስርዓት 3 እርምጃዎችን ይመልከቱ. ኤሌክትሮኒክ ሰነዶችን ማቀናበር ለንግድዎ አጠቃላይ የሰነድ አያያዝ ስትራቴጂ አካል መሆን አለበት. ተገቢው የሰነድ አያያዝ ፕላን ሁሉንም አያያዝ ሰነዶችን, ማከማቸት, መልሶ ማግኘትን, መጠባበቂያዎችን እና ደህንነትን ያጠቃልላል. የፍለጋ ተግባሩ ድንቅ ነገር ነው ነገር ግን በቀጥታ ወደ አቃፊ ወይም ፋይል መሄድ ከመቻልን ሁኔታ ጋር አይመጣም. የዚህን ፋይል አያያዝ ምክሮች በተደጋጋሚነት ከተከተሉ, የት እንደሆነ, የማያውቁት ነገር ባይኖርም, የት መሆን እንዳለበት እርስዎ ያውቃሉ - የሚፈልጉትን ነገር ለማግኘት በጣም ጠቃሚ ነው. ጥሩ የመረጃ አያያዝ አሰራሮች የንግድዎን ጊዜ እና ገንዘብ ይቆጥላሉ . መልካም የመረጃ አያያዝ በቀላሉ የሚፈልጉትን ማግኘት ያመጣል