የጊዜ መርሃግብርን በተመለከተ , ጊዜን የበለጠ ውጤታማ በሆነ መልኩ እንዴት መጠቀም እንደሚቻል ማገናዘብ ብዙ ጊዜ ፈታኝ ነው. ለመጀመር ጥሩ ቦታ የኢሜይል አስተዳደር ነው. ይህ ለብዙ የንግድ ድርጅቶች ባለቤቶች የጊዜ ሰጪዎችን ዝርዝር የያዘ ነው.
ኢሜል በመካሄድ ላይ ያለ የመገናኛ ዘዴ ስለሆነ, እና በመጪው ፍሰት ላይ ሙሉ ቁጥጥር የለንም, ስለ ኢሜይል እንዴት እንደምናገኝ, ለማደራጀ, ምላሽ እንደሚሰጥ እና እንዲያውም እንደሚያስብበት ምርታማነታችንን ማሻሻል ያስፈልገናል. ከታች ያሉት ምክሮች ኢሜልዎን ምርትን ከሚጠቀሙበት ይልቅ ምርትን የሚደግፍ ስርዓት ለመፍጠር የሚያስችል ስርዓት እንዲፈጥሩ ያግዝዎታል.
1. ማሳወቂያዎችን አጥፋ.
ኢሜል በየቀኑ እና ማታ ጊዜ እንዲመጣ ይፈጥራል, ስለዚህ በመጪ መልዕክቶች ውስጥ የሚመጣው ፍሰት እንዴት እንደሚገጥም መቆጣጠር በጣም አስፈላጊ ነው. በጊዜ ሰሌዳዎ ላይ የሚረብሽ እና መበላሸትን ለመከላከል በኮምፒተርዎ እና በስማርትፎንዎ ላይ አዲስ የመልዕክት ማሳወቂያዎችን ያጥፉ, እና ለእርስዎ ምቹ ሲኖር ኢሜል ይፈትሹ.
2. የገቢ መልዕክት ሳጥንዎን እንዴት እንደሚጠቀሙ ይወስኑ.
የኢሜል የገቢ መልዕክት ሳጥንህን ለማቀናበር ብዙ የተለያዩ ፍልስፍናዎች አሉ. የገቢ መልዕክት ሳጥንዎን እንደ ኩኪ, በከፍተኛ ደረጃ ቅድሚያ ለሚሰጣቸው መልዕክቶች ብቻ ይገድበዋል ወይም ደግሞ የስራ ተግባሩ ዝርዝር ያድርጉት.
ቁልፉ ለገቢ መልዕክት ሳጥንዎ አንድ ዓላማን ለመምረጥ እና ከእሱ ጋር በጥብቅ ለመያዝ ነው.
3. የኢሜይል ዝርዝሮችን እና ጥቁር ዝርዝሮችን ይፍጠሩ.
አብዛኛዎቹ የኢሜይል ደንበኞች እና የኢሜይል አቅራቢዎች ተጠቃሚዎች መልእክቶች እንዲያልፉባቸው, በጥቁር መዝገብ ላይ ወይም በማገድ, የአይፈለጌ አድራሻን የሚገምቱት ነገር ለማረጋገጥ እንዲችሉ የደህንነት አድራሻዎችን ዝርዝር እንዲያደርጉ ያስችላቸዋል. የገቢ ኢሜይልዎን ንጹህ ለማድረግ እነዚህን ዝርዝሮች በተደጋጋሚ ለማዘመን ጊዜ ይውሰዱ.
4. ሰዓት ቆጣሪ እና የቡድን ሂደትን ያዘጋጁ.
አንዳንድ የአነስተኛ የንግድ ድርጅቶች ባለቤቶች በኢሜል ብቻ በኢሜይ ሰዓት መጠቀሚያ ጥቅም ያገኛሉ. ይህ ለእርሶ የሚሰራ ከሆነ, በቀን ውስጥ ለመልዕክቶች ምላሽ ለመስጠት የተወሰነ ጊዜን ያስቀምጡ, የእርምጃዎችን ንጥልዎን ወደ ተግባር ዝርዝር ያንቀሳቅሱ, አስከሬን ይሰርቁ እና በሚቀጥለው ላይ ምን ትኩረት እንደሚፈልጉ የጨረፍ ሃሳብ ያንብቡ.
5. ሂደቱን ራስ-ሰር ለማድረግ ደንቦችን ይጠቀሙ.
የኢሜይል አስተዳደር ሂደቱን በተሻለ መልኩ ለማቀናጀት, መልእክቶችዎ በሚይዙበት, በሚጠቆሙበት, በሚወስዱበት እና በሚያደራጁት ኢሜልዎ ውስጥ ደንቦችን ይጠቀሙ. አንዳንድ ጊዜ እነሱን ሲፈጥሩ ኢሜይልን በሚጠቀሙበት መንገድ ደጋፊ የሆኑ ደንቦችን ለመፍጠር የተወሰነ ጊዜ ይፈጅብዎታል, ነገር ግን አንድ ጊዜ በጣም አስፈላጊ በሆነው በኢሜል ማስተካከያ ጊዜዎ ላይ መቋረጥ ይችላሉ.
6. ከስማርትፎንዎ ይጀምሩ.
ብዙ ትናንሽ የንግድ ድርጅቶች ባለቤቶች ከቢሮው ውጭ በሚወጡበት ጊዜም እንኳ ተገናኝተው እንዲሰሩ እና ከሥራው በላይ እንዲሆኑ ስል smartphones አሉት. በተንቀሳቃሽ ስልክዎ ላይ በተደጋጋሚ ኢሜይሎችን የሚፈትሹ ከሆነ በሞባይል ጊዜ መልዕክቶችዎን በማንበብ እና በመጀመር በጣም ረጅም ጊዜ መቆጠብ ይችላሉ. ምንም እንኳን ለማስቀመጥ የማያስፈልግዎት እክሎች እና መልዕክቶችን ለመሰረዝ ካደረጉት እንኳን, ወደ ቢሮው በሚመለሱበት ጊዜ የተጣመረ የገቢ መልዕክት ሳጥን በማግበር ተጠቃሚ ሊሆኑ ይችላሉ.
7. ካላነበቡት, ከደንበኝነት ምዝገባ ይውጡ!
የኢሜል ጋዜጣዎች እና ሌሎች የኢሜል የግብይት መልዕክቶች ከደንበኛዎችዎ, ከሥራ ባልደረቦችዎ, አጋሮቻቸው እና ፍላጎት ካላቸው ሌሎች ድርጅቶች ጋር እንደተገናኙ የሚቆይበት ምርጥ መንገድ ሊሆን ይችላል, ነገር ግን እነዚህ መልዕክቶች በፍጥነት ይገነባሉ.
በበርካታ ችግሮች ላይ ተደጋጋሚ መልዕክቶችን ካላሰሙ, ምዝገባዎን ያቁሙ. ለቋሚ ሰዎች ብቻ ኢሜይል ማሳያዎችን እና ሌሎች የራስ ሰር መልዕክቶችን መገደብ በገቢ መልዕክት ሳጥንዎ ውስጥ ያለውን ብዛት ለመቀነስ ቀላል መንገድ ሊሆን ይችላል.
በእርስዎ አነስተኛ ንግድ ውስጥ ይበልጥ ውጤታማ እንዲሆኑ ለመርዳት ተጨማሪ መሳሪያዎች, ይህንን የ 101 ምርታማነት መተግበሪያዎች ዝርዝር ያስሱ.