ለብዙ የንግድ ድርጅቶች, ሂሳቦች የሚከፍሉት ክፍሉ ምንም ችግር ካልተያዘ ብዙ ትኩረት አይሰጠውም. ይሁን እንጂ ከሚከፈልባቸው ክፍያዎች ውስጥ በአግባቡ እየሰራ ያለው መምሪያ ብዙ ገንዘብ የሚያገኝበት ነው. በተቃራኒው ደግሞ አንድ ችግርን የሚቀሰቅሰው ብዙ ችግሮች አሉ. ይህ ክፍል ብዙውን ጊዜ በድርጅቱ የገንዘብ ፍሰት ላይ ከፍተኛ ተጽእኖ ይኖረዋል, እንዲሁም ከዋጋ አቅራቢዎች ጋር በተደረገ የክፍያ ስምምነት ላይ ጥቅም ላይ የሚውሉ ወይም ዕድሎችን ያገኛሉ.
በደንብ የሚያካሂዱ ተቀባዮች ክፍያዎች በቅናሽ ቅናሾች እና ቅድመ ክፍያ ቅናሾች ተጠቃሚ መሆን እንዲሁም የሌሎች ወጪዎች እና ኢንቨስትመንቶችን ለንግድ ለማቅረብ እጅግ የተሻለውን መንገድ መወሰን መቻል አለባቸው. ይህ መምሪያ አቅራቢዎች በስምምነቱና በውል ስምዎቻቸው መሰረት ግዴታቸውን መወጣታቸውን ማረጋገጥ መቻል አለበት ስለዚህ ጥራክ ወይም የጥራት ደረጃዎች ካልተሟሉ ችግሮቹ ተቀርጸው የተስተካከለ እርምጃዎች ተወስደዋል.
የተለመዱ ሂሳቦች የሚከፈል ችግሮች
ምንም እንኳን ወጪ ለመቀነስ እና ጥሬ ገንዘብ ለማውጣት በርካታ እድሎች ቢኖሩም, እነዚህን ግቦች ለማሳካት በሚሞክሩበት ወቅት ንግዶች የሚገጥሟቸውን በርካታ እንቅፋቶችም አሉ. የ Canon's 2014 መለያዎች መክፈል አግባብነት ያለው ጥናት ጥናት እንደሚያመለክተው ለበርካታ ድርጅቶች በከፍተኛ ደረጃ የችግር መንስኤዎች ከሆኑበት ወረቀት ውስጥ ዋነኛው ነው. ምክንያቱም የወረቀት ክፍያ መጠየቂያ ትረካ መሆኑን ለመወሰን ጊዜው ነው.
ሌሎች ዋና ዋና አሳሳቢ ምንጮች እነዚህ ናቸው
- ክፍያዎችን በወቅቱ መፈጸማቸውን ማረጋገጥ
- የክፍያ መጠየቂያውን የማጽደቅ ሂደትን ቀለል ማድረግ
- ከሁሉም የተሻሉ የክፍያ ውሎችን ከአቅራቢዎች ጋር በማግኘት እና ግዴታዎች በሁለቱም በኩል መሟላታቸውን ማረጋገጥ
- የተለያዩ የአቅራቢዎች ሂሳብ እና የክፍያ መጠየቂያ ስርዓቶችን ማካሄድ
- የውሂብ እና ግብይቶች ደህንነት መቅዳት እና ማረጋገጥ
ከተዘረዘሩት ችግሮች ውስጥ ብዙዎቹ የከፋ ነው ወይም በወረቀት ደረሰኝ ላይ ተመስርተው ነው የተፈጠሩ. የቅርጽ ወረቀት ማጣት በብዙ ድርጅቶች ውስጥ ተደጋጋሚ ችግር ሲሆን ወደ ዘግይተው ወይም ያመለጡ ክፍያዎች ናቸው. በተጨማሪም, በርካታ የንግድ ድርጅቶች የወረቀት ስራቸውን ዲጂታል ለማድረግ ፍላጎት ቢኖራቸውም, አብዛኛዎቹ የአቅራቢዎች ደብዳቤዎች በወረቀት ደረሰኞች ይላኩ ወይም በፋክስ ይልካሉ.
አብዛኛዎቹ ትናንሽ ንግዶች የራሳቸውን ሂሳብ የሚከፈልባቸውን ወረቀቶች ይይዛሉ እና አብዛኛው ይህ በእጅ ይከናወናል. ጥቂት የኤሌክትሮኒክስ ዕቃዎች ወደ ኤሌክትሮኒካዊ ክፍያ መመለሻ ስለማይለዋወጡ አብዛኛዎቹ ድርጅቶች ከፍተኛ መጠን ያለው የሰው ኃይል በማከማቸት እና መረጃዎችን ዲጂታል ቅጂዎች በመፍጠር ላይ ይገኛሉ.
የወረቀት ዶኩሜንት መጠቀም ጽሁፎቹ በቅሬታ ማፅደቂያ ሂደት ውስጥ በተገቢው መንገድ እንዲጓዙ ይደረጋል. ወረቀቱ ሥራ ላይ በቀላሉ በማይገኝበት ወይም በዲጂታል ቅርጸት ውስጥ ሲገኝ ውሂብን ለመተንተን እና የተሻለ የመክፈያ ስምምነት መኖሩን እና ግዴታዎች መሟላት አስቸጋሪ ነው. የንግድ ሥራዎች አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ክፍያዎች መፈጸም ካልቻሉ በወቅቱ እና ቅድመ ክፍያ ቅናሽ ስምምነቶች በቀላሉ በቀላሉ ሊጠፉ ይችላሉ, ስለዚህ ከወረቀት ስራ ጋር የተያያዙ ጉዳዮች በጣም ውድ ናቸው.
ማሻሻያዎች እና ማሻሻያ
ከተመዘገቡ የአሰራር ሂደቶች አግባብነት ጋር የተዛመዱ በርካታ ጉዳዮች ከአንድ ከተመሳሳይ መንስኤ መነሻዎች ስለሚመነጩ, በርካታ ጉዳዮችን በአንድ ጊዜ የሚሸፍኑ ድርጅቶችን ሊያስተካክሉ የሚችሉ አንዳንድ ማስተካከያዎችም አሉ. የንግድ ተቋማት የየራሳቸውን ክፍያዎች ሒሳብ የሚጠይቁ የዲስትሪክት ሂደቶችን የበለጠ ውጤታማ ማድረግ ከሚችሉት ሦስት መንገዶች መካከል የሚከተሉት ናቸው:
- የወረቀት ስራዎችን ዲጂታል ለማድረግ የቁጥር ቁምፊዎችን ይጠቀሙ
- ለአቅራቢዎች ተደራሽ የሚሆኑ የመስመር ላይ ፖርፎርዶች ተጠቃሚ ይሁኑ
- የሥራ አመራር ፍሰቶችን ፍጠር
OCR
አብዛኛዎቹ ድርጅቶች በወረቀት ስራዎች ዲጂታል ቅጂዎች እንዲፈጥሩ አብዛኛውን ጊዜ በችካሪዎች የሚሰበሰቡ ሲሆን, ይህ በአጠቃላይ በኮምፒተር ላይ የተቀመጠ ሰነድ ማዘጋጀት ብቻ ነው. ይህ ማለት አሁንም መረጃው እራስዎ ወደ ዳታቤዝ ውስጥ መግባቱ አስፈላጊ ነው ማለት ነው. ስለዚህ መዝገቦችን ማጣት አነስተኛ ችግር ቢፈጠርም አሁንም ጊዜ የሚወስድ ነው.
የቁምፊ ቁምፊ መለየት, ወይም OCR, አንድን ሰነድ መቃኘት እና ከእሱ ውሂብ ሰርስሮ የማውጣት ስራን ያካትታል. ይህ መረጃ በቀጥታ ወደ መረጃ ቋት ወይም የተመን ሉህ ሊጨመር ይችላል. የ OCR ሂደቱ የእራስ ማጣሪያ ስህተቶችን ችግር ለመቀነስ ይረዳል, እናም ወረቀቱ እንደደረሰ ወዲያው መረጃ እንዲገባ ይፈቅዳል. የ OCR አንድ ሰነድ ምስሉን ለመቅረጽ አንድ ጊዜ ምስልን ሲፈጥር የሚወስደው ጊዜ እና ተጨማሪ ተጨማሪ እርምጃዎች አያስፈልገውም. በጋርነር አንድ ሰራተኛ ሳይሳተፍ በ 80 በመቶ ወይም ከዚያ በላይ ከሚከፍሏቸው ኢንቮይሶች ውስጥ መለጠፍ የሚችሉ ድርጅቶች አሉ.
የአቅራቢዎች መግቢያዎች
ኢንቮይሶችን እና መረጃን ወደ ማዕከላዊ ስርዓት ለማስገባት ሂደቱን በሂደት ማጽዳት የንግድ ስራዎች ንግድ እና አቅራቢዎቹ ትዕዛዞችን እንዲከታተሉ, ደረሰኞችን ለመመልከት እና ክፍያ ሲደረጉ ማየት እንዲችሉ የሚያስችል የመስመር ላይ መግቢያ በር እንዲፈጥር ያስችላቸዋል. በአንድ ድርጅት ውስጥ ለሚገኙ በርካታ ግለሰቦች ይህን መረጃ ማግኘት እንዲቻል ለወጣቶች ክፍያዎች ተገቢው ክትትል መደረጉን ለማረጋገጥ እና ኢንቮይስሶችን ለማጽደቅ የሚያስፈልገውን ጊዜ ለማፋጠን ሊረዳ ይችላል. የችግሮቹን ድረ ገፆች ማግኘት እንዲችሉ እነዚህን ንግዶች ክፍያ መጠየቂያን (ፊክስዞችን) እና የክፍያ ዱካዎችን እንዲያቀርቡ እንዲሁም ስለደረሰባቸው ወይም በክፍያ መጠየቂያ እቃዎች ላይ ማንኛውንም ጉዳይ እንዲያውቁ ያስችላቸዋል.
የስራ ፍሰቶችን እና ሂደቶችን ያዘጋጁ
ሆኖም ግን አንድ ድርጅት የእነሱን የአካውንቲንግ ጥረቶችን ለመቆጣጠር ይወስናል, ሂሳቦችን እና ሂሳቦችን ለማስተዳደር የተቋቋመ ሂደት መኖሩ አስፈላጊ ነው. ይህም ንግዶች ስራዎቻቸው እየሰሩ መሆኑን እና አጣብቂኝ ወይም ስህተቶችን ወይም መዘግየት ካስከተሉ እንዲሰሩ ያስችላቸዋል. ዴሎቲ እንደገለጹት, እነዚህ ሂሳቦች የክፍያ መጠየቂያ መምሪያዎች, ደረሰኝ እንዴት እንደሚቀበሉ, እንዴት እንደሚገባ እና እንደሚጋሩ እንዲሁም ሂደቱ በፀደቁ ደረሰኝ ላይ ምን እንደሚሰራ ማመልከት አለበት. የተለያዩ ዓይነት አቅራቢዎችን ለመክፈል ከሁሉ የተሻለ መንገዶችን ለመወሰን መምሪያዎች ሊኖሩ ይገባል.
ብዙ አቅራቢዎች በ 30 ወይም በ 90 ቀናት ውስጥ የክፍያ ቅናሽ አቅርበው ቢያቀርቡም, አንድ ድርጅት የድርጅቱን የገንዘብ ፍሰት እንዳያደርግ የሚያግድ ከሆነ ቅናሽ አይሆንም. በተጨማሪም ኩባንያው እና አቅራቢዎቹ የስምምነት ወይም የስምምነት ትእዛዞችን የሚያሟሉበት መንገድ መኖሩ አስፈላጊ ነው. እነዚህን ጉዳዮች ለመፍታት የስራ አሠራሮችን ማቋቋም ድርጅቶች ትክክለኛ ምርጫዎችን እንዲያደርጉ ይረዳል.
አቅራቢዎች በሰዓቱ በቂ መጠን ወይም ተገቢ እቃዎች ሳያቀርቡ ሲቀርቡ እነዚህ ጉዳዮች መፍትሄ እስኪያገኙ ድረስ ኢንቮይስ መክፈል አይፈልጉም. እነዚህ ችግሮች ሲነሱ ምን መደረግ እንዳለበት ለመወሰን የስራ ፍሰት እጅግ ወሳኝ ሊሆን ይችላል. በተጨማሪ, ለአቅራቢዎች የሚከፈል ክፌያ ቅናሽ ወይም ቅጣቶችን ሇመክፇሌ ሇመከሊከሌ በጊዜ መዯረግ አሇበት. እያንዳንዱ የየራኒኬንት ስምምነት ነገሮች በሚለዋወጡበት ጊዜ ሰነዶች ሊዘገዙ እና ዘመናዊ መሆን አለባቸው, እና እያንዳንዱ ሂሳብ በተገቢው ሁኔታ መስተናገዱን ያረጋግጣል.
የስራ ፍሰትን መፍጠር ስለ ድርጅቱ ሊረዳ ይችላል:
ውጫዊ ኃይል
ሰነዶችን አጣርቶ መመዝገብ, ኦሲጂን ሥራ ላይ ማዋል እና አቅራቢዎች ሊጠቀሙባቸው የሚችሉባቸው የመረጃ መግቢያዎች ለአነስተኛ ንግዶች አስፈላጊ ነገር ላይሆን ይችላል, ነገር ግን ድርጅቶች ወጪዎች አንድ የንግድ ስራ እንዳይጠቀሙበት እንደሚያግድ መወሰን የለባቸውም. የኤሌክትሮኒክስ ሥርዓትን ማዘጋጀትና ማቆየት ለበርካታ አነስተኛ እና መካከለኛ ደረጃዎች የተከለከሉ ድርጅቶች ቢሆኑም የቤት ውስጥ ሥራዎችን ማድረግ አብዛኛውን ጊዜ አስፈላጊ አይደለም. ድርጅቶቹ እነዚህን ስራዎች ከግብርና ውጪ የሚሰጡ ድርጅቶችን ሊያግዙ የሚችሉ የተለያዩ ሶስተኛ ወገኖች አሉ. ድርጅቶች የድርጅት የሥራ ሂደት ፍሰትን ለመተንተን የሥራ ፍሰት እንዲፈጥሩ የ OCR ሂደትን ከማቀናጀት ለያንዳንዱ ነገር እርዳታ ለማግኘት ይችላሉ.
ድርጅቶች የተለያዩ የቴክኖሎጂ አሠራሮችን በራሳቸው ላይ ለመተግበር ባይችሉ እንኳ , የሶስተኛ ወገን አያያዝ በጣም ብዙ ነው. የንግድ ድርጅቶች የውጭ ምንጮችን ከውጭ ምንጮችን ለማነፃፀር ከሚያስፈልጉት ቁጠባዎች እና ጥሬ ገንዘብ ላይ ማወዳደር ወጪዎችን ከማወዳደር ወጪዎችን ማወዳደር ይጠይቃል, ነገር ግን ውጫዊ ማጫዎቻዎች በተለምዶ እጅግ በጣም ውድ በሆኑ ቴክኖሎጂዎች እና ስርዓቶች ተጠቃሚ እንዲሆኑ ያስችላቸዋል.
- የግዢ ትዕዛዞች ለእያንዳንዱ አዲስ ትዕዛዝ እንዲፈጠሩ ያረጋግጡ
- የክፍያ መጠየቂያዎች የተቀበሏቸው ምርቶች እና የውል ስምምነቶች መሆናቸውን ያረጋግጡ
- ክፍያዎችን በጊዜ ላይ መፈጸማቸውን እና ያልተደገፉ መሆኑን ለማረጋገጥ ሰነዶችን ይፈትሹ
- ክፍያዎችን ለመቀነስ እንደ EFT ወይም ክሬዲት ካርዶች የመሳሰሉ ደረሰኞችን ለመክፈል በጣም የተሻለው ዘዴን ይወሰናል