ምን አይነት የሒሳብ መረጃ ስርዓቶች ምን እንዳሉ ይማሩ
ኤሌክትሮኒክ የውሂብ ማስተካከያ (ኢዴዲ) ስርዓቶች
አብዛኛዎቹ ንግዶች ከትንንሽ የኮምፒተር ዘዴዎች (ኤሌክትሮኒክ ኮምፕዩተር አሠራር) (ኤ.ዲ.ዲ.) ስርዓት ይጠቀማሉ.
እነዚህ ስርዓቶች በሂሳብ ሂደቱ ውስጥ የተደረጉትን የፋይናንስ ሪፖርቶች ከመቅረባቸው በፊት ሁሉንም ሂደቶች ይይዛሉ. የንግድ ተቋማት ተወዳዳሪነታቸውን ለመቀጠል እና በ 2002 ሳራኔስ ኦክስሊንግ አሠራር መሠረት ለመቆየት ሲሉ የስርዓታቸው ቴክኖሎጂን በማሻሻል ላይ ይገኛሉ. ትናንሽ ንግዶች እንኳን, እንደ QuickBooks የመሳሰሉ ስርዓቶችን ለመጠቀም ሊመርጡ ይችላሉ.
የንግድ እንቅስቃሴዎች እና የንግድ ሂደቶች መሰረታዊ ነገሮች
እነዚህ የሂሳብ መረጃ ስርዓቶች እንዴት እንደሚሰሩ ለመረዳት መሰረታዊ የሂሳብ መዝገበ ቃላትን "የንግድ ልውውጦች" እና "የንግድ ሥራ ሂደቶችን" መረዳት አለብዎት. ከሁሉም በላይ, የንግድ ልውውጥ እና ሂደቶች እንዴት የፋይናንስ ሪፖርቶችን ለማመንጨት አንድ ላይ መገናኘት እንዳለባቸው ማወቅ አለብዎት. በሒሳብ መረጃ ስርዓትን በተመለከተ የንግድ እንቅስቃሴዎች ወደ ተለያዩ የቢዝነስ ሂደቶች ይከፈላሉ:
1. የገቢ እና መመለሻ ሂደቶች, ሥርዓቶች, እና መቆጣጠሪያዎች
በእነዚህ የንግድ ሥራዎች ውስጥ የሚገቡት የንግድ ልውውጦች በየቀኑ የሽያጭ, የሽያጭ እና የገንዘብ ገቢ ልውውጦች ከፍተኛ መጠን ያላቸው ናቸው.
2. የወጪ እና የመመለሻ ሂደቶች, ሥርዓቶች, እና መቆጣጠሪያዎች
በእነዚህ የንግድ ሥራዎች ውስጥ የሚገቡት የንግድ ልውውጦች ከፍተኛ ወጪዎች, ተመላሾች እና የገንዘብ ፍሰት ልውውጦች ናቸው. የደመወዝ እና የንብረት ግዥ ግብይት በዚህ ምድብ ውስጥ ይገኛሉ.
3. የለውጥ ሂደቶች, ሥርዓቶች, እና መቆጣጠሪያዎች
በዚህ ምድብ ውስጥ ያሉት የንግድ እንቅስቃሴዎች ጥሬ ዕቃዎች እና ስራ-በሂደት ግብይቶች ናቸው.
4. አስተዳደራዊ ሂደቶች, ሥርዓቶች, እና መቆጣጠሪያዎች
አስተዳደራዊ የሆኑ የንግድ ልውውጦች ኢንቨስትመንት, መበደር እና የካፒታል ልውውጦች ናቸው.
ሁሉም እነዚህ የንግድ ግብይቶች በ " አጠቃላይ" የመረጃ አሰራሮች, ስርዓቶች, እና መቆጣጠሪያዎች ውስጥ በ "T-accounts" ውስጥ ያዋቀራሉ . ከአጠቃላይ የዕጩ መዝገብ ውስጥ, የውስጥ እና የውጭ የገንዘብ መግለጫዎች ይዘጋጃሉ. ውስጣዊ የፋይናንስ ሪፖርቶች ለሂሳቦች ተጠያቂነት ወይም የሽያጭ ቆጠራ ዘገባ ዘገባ ሊሆን ይችላል. የውጭ የፋይናንስ ሪፖርቶች የገቢ ሂሣብ , የሂሳብ መጠባበቂያ እና የገንዘብ ፍሰት መግለጫዎች ናቸው .
የሒሳብ መረጃ ስርዓቶች ዓይነቶች
በርካታ የሂሳብ መዝገብ መረጃ ስርዓቶች ወይም ምድቦች አሉ. አንድ የንግድ ድርጅት ኩባንያ በንግድ አይነት, በቢዝነስ መጠን, በቢዝነስ ፍላጎትና በንግድ ሥራ የተንቃፈፉ ላይ የተመሰረተ ነው.
በእጅ የሚሰሩ ስርዓቶች
በእጅ የሂሳብ መረጃ ስርዓቶች በአብዛኛው በአነስተኛ ንግዶች እና በቤቶች የተመሰረቱ ንግዶች ጥቅም ላይ ይውላሉ. አንድ ሲስተም ሙሉ ለሙሉ ማኑዋሉ ካለ የሚከተለውን ይጠይቃል- ምንጭ ሰነዶች , አጠቃላይ እሴግ, ጠቅላላ ማስታወሻ እና ልዩ ሪፖርቶች ወይም የልዩነት ሪፖርቶች.
የቆዩ ስርዓቶች
የቆዩ ቅደም ተከተሎች በአብዛኛው ነባር የንግድ ድርጅቶች ውስጥ ሲሆኑ መረጃ ቴክኖሎጂ ዛሬም ቢሆን የተራቀቀ ከመሆኑ በፊት ጥቅም ላይ ውሏል. ምንም እንኳን የቆዩ ስርዓቶች ጊዜ ያለፈባቸው ቢመስሉም ለድርጅቱ የተወሰነ ጠቀሜታዎች አሏቸው. ስለ ድርጅቱ ጠቃሚ የሆኑ ታሪካዊ መረጃዎችን ይዘዋል. የኩባንያው ሠራተኞች ስልቱን እንዴት እንደሚጠቀሙበት እና እንዴት እንደሚረዱ ጠንቅቀው ያውቃሉ. የቆየ ስርዓት የአንድ ግለሰብ ተፈላጊዎች ፍላጎቶች በተደጋጋሚ እንዲሻሻሉ ተደርጓል. እንዲህ ዓይነቱ ማበጀሪያ በአጠቃላይ የሒሳብ መዝገብ ሶፍትዌር ጥቅል አያገኙም.
እንደ ዕድል ሆኖ, የቆዩ ስርዓቶችም አሉታዊ ተፅእኖዎች አላቸው. ብዙውን ጊዜ, ምንም ሰነዶች የሉትም. ተክሎች እና ሶፍትዌሮች ሊሰሩ ስለሚችሉ ምትክ ክፍሎችን ማግኘት በጣም አስቸጋሪ ነው. የቆዩ ስርዓቶች የሚጠቀሙበት የኮምፒዩተር ቋንቋም ቢሆን ብዙውን ጊዜ የቆየ ቋንቋ ነው.
አብዛኞቹ የቆዩ ስርዓቶች ከጅረቱ ተገንብተዋል.
የቆዩ ስርዓቶች ለውጥ
የድሮውን ስርዓትዎን በአዲስ, ወቅታዊነት ባለው ስርዓት ሙሉ በሙሉ መተካት ይችላሉ. ያ በጣም ውድ መፍትሄ ነው. የድሮውን ስርዓትዎን ማሻሻል ይችላሉ. ስክሪን ስክሪን በመባል የሚታወቀው ሂደትን በመጠቀም በኮምፒዩተር ማያ ገጹ ላይ የሚታየውን መረጃ የሚወስድ ቴክኒካዊ ዘዴ ሲሆን አዲሱ አፕሊኬሽን ሊያነብበው ይችላል. እንዲሁም የድርጅት ትግበራ ማቀናበሪያ ስርዓትን ማቀናበር ይችላሉ. ይህ ዓይነቱ ስርዓት በአሳሳ ስርዓትዎ ውስጥ ያሉ የተለያዩ አፕሊኬሽኖች, እንደ ክምችት, ደመወዝ እና ሌሎች የመሳሰሉ የተለያዩ አፕሊኬሽኖች ነው.
እርስዎ SMB ከሆኑ, ትንሹ, ቀለም ያላቸው ተለዋዋጭ ከሆኑ በስተቀር የሂሳብ መረጃ ስርዓቱ በኢንዱስትሪዎ ውስጥ ተወዳዳሪ መሆንዎን ለመቀጠል እንዲችሉ ይፈልጋሉ. ለመምረጥ ብዙ አማራጮች አሉ.