የኮሚኒቲ ፕላን መመሪያ ለማዘጋጀት ደረጃዎች

ድርጅት ለስኬታማ ጉባኤ ቁልፍ ቁልፍ ነው

አንድ ኮንፈረንስ ለማቀድ አስገራታዊ የድርጅት ክህሎቶችን, ብዙ ተግባራትን, ጉልበትን, የፈጠራ ችሎታን, የንግድ አሠራርን, የአስተሳሰብ ችሎታዎችን እና ለዝርዝር ትኩረት የሚይዝ ክህሎት ስብስብ ይጠይቃል. በተጨማሪም በፕሮግራም ውስጥ እንዲቆዩ ብቻ ሳይሆን በመንገድ ላይ የሆነ ነገር እንዳላስታወቀዎት በጣም አስፈላጊ የሆነውን ማረጋገጫ የሚያቀርብ አጠቃላይ የኮንፈረንስ እቅድ መመሪያ ይጠይቃል.

የኮንፈረንስ እቅድ ከሌሎቹ የክስተቶች ዕቅድ አይነቶች በተጨማሪ የተጨማሪ እቅድዎች ይካተታል.

ስብሰባዎች አብዛኛውን ጊዜ ለማቀድ አንድ ዓመት ወይም ከዚያ በላይ የሚጠይቁ ትላልቅ ክስተቶች ናቸው. የሥራ ዝርዝሮችዎ እንደ መምረጥ, የሆቴል ክፍሎችን በመመዝገብ, የመስመር ላይ ምዝገባን ለማቀናበር, የድምጽ ማጉያዎችን በማስተናገድ, የእንግዳ መቀበያ ክፍሎች ማዘጋጀት, የእይታ አዳራሽ ማዘጋጀት, ስብሰባዎችን መርሃግብር, ምግብ እና መጠጥ አያያዝ እና ተጨማሪ ነገሮችን ሊያካትት ይችላል. ለስኬታማ ለሆነ ኮንፈረንስ እቅድ ለማውጣጣት የሚያስችለውን በደንብ የተደራጀ የኮንፈረንስ ፕላን መመሪያን ማዘጋጀት ተፈላጊ መሆን አለበት.

የሚከተሉት ቅደም ተከተሎች ኮንፈረንስ ለማቀድ የሚያገለግል የእቅድ ዝግጅት መመሪያን ለማዘጋጀት ይረዳሉ. በእቅድዎ ዝግጅት ላይ በመመርኮዝ መመሪያውን ያብጁ እና ያስተካክሉ እና በአቅራቢያ እንዲቆይ ያድርጉ. በተገቢው ሁኔታ ሲዘጋጁ እና በአግባቡ ጥቅም ላይ ሲውሉ, በጣም በቅርቡ ዋጋ ያለው ትልቅ የፕላን ስብሰባ እቅድ መሳሪያዎ ይሆናል.

በመሠረታዊነት ይጀምሩ

የኮንፈረንስ ማውጫ መመሪያዎ የመጀመሪያ ክፍል ጉባኤውን በተመለከተ መሰረታዊ ነገሮችን ማካተት አለበት:

• የክስተት ቀን እና ሰዓት

• የክስተት አካባቢ (የሚታወቅ ከሆነ)
• የክስተት ዓላማ

እንደ ተለዋጭ ቀኖችን ወይም የስብሰባዎች ብዛት ያሉ ሌሎች የታወቁ ክፍሎች ይጨምሩ.

እቅድ ምንድን ነው?

አንድ ጉባኤ የተለያዩ ክፍሎች ለማቀድ ከመረጡ በፊት, እነዚህ የተለያዩ አካላት ምን እንደሆኑ እና በትግበራዎ አጠቃላይ ዕቅድ ውስጥ የት እንደሚስማሙ ማወቅ አለብዎት.

ስለዚህ ማተሚያውን እና ፓፓውን ይውሰዱ ወይም በኮምፒዩቱ ፊት ይቀመጡና ወደ አእምሮ የሚመጣውን ሁሉንም ነገር መጻፍ ይጀምሩ. አስፈላጊ ነገሮችን በማዘዝ ወይም በማንኛውም የጊዜ ቅደም ተከተል ቅደም ተከተል ዝርዝር ላይ ስለ ማስጨነቅ አይጨነቁ. ያ በኋላ ይመጣል. በአሁኑ ሰዓት, ​​የዕቅድ ሂደቱ በሚካሄድበት ጊዜ ለየብቻ በተናጠል ለየብቻ የተዘጋጁትን የዝውውር ዝርዝሮችዎን በጣም ረዥም በጣም ቀላል ስሪት እያዘጋጁ ናቸው ማለት ነው.

ይህ ክፍል ከሚከተሉት ውስጥ አንዱን ሊዘረዝር ይችላል-

• ቦታ መምረጥ
• የሆቴል ምርጫ
• የስብሰባ ቦታ
• የእንግዳ ማረፊያ ክፍሎች
• የኮንፈረንስ ኤግዚቢሽን አዳራሽ እና ድንኳኖች
• የመክፈቻ ሥነ ሥርዓት
• ተናጋሪ / ኤግዚቢሽንስ ምዝገባ
• የተማሪ ምዝገባ
• የጉዞ ዝግጅት
• የተሳተፉ ባጆች
• የክስተቶች ፕሮግራም
• ምግብና መጠጥ
• ኦዲዮ-ቪዥዋል
• በቦታው በስራ ላይ ማዋል

ምንም ነገር ላለማለፍ እና ወደፊት ለመሄድ እና በኋላ የሚመጣውን ማንኛውም ነገር ለማከል ይህን ዝርዝር በማቀናበር ተጨማሪ ጊዜ ይውሰዱ. በተዘረዘሩት ብዙ የኃላፊነት ቦታዎች አይጨነቁ; እዚያ ያለው ዓላማ አሁን እያንዳንዱን እቅድ ለማቀድ እና ለማስተዳደር ሁሉንም ነገር ማሰብ ነው.

አንድ ቦታ ይምረጡ

ጉባኤው መቼ መከናወን እንዳለበት እና አጠቃላይ የክስተቱን ስፋት ምን እንደሆነ ከተረዱ በኋላ የሚቀጥለው ደረጃ ቦታን መምረጥ ነው.

ከጉባኤው ስፋት ባሻገር ለጉባኤው ፍላጎቶች አንድ ቦታ መምረጥ, ከኤግዚቢሽን አዳራሽ አንስቶ እስከ የመመገቢያ ክፍሎች, የመታጠቢያ አዳራሾች እና የሆቴል ክፍሎች. ኮንፈረንስ በጣም ትልቅ ከሆነ በአንድ ቦታ እንዲኖር ከተደረገ, ከውጭ ሆቴሎች ወይም የምግብ ማረፊያ ቦታዎች አጠገብ የሚገኝ ቦታ ለመፈለግ ከሆነ, ይህ ስብሰባ ተሳታፊዎች ከአንዴ ስብሰባ ጉባዔ ወደ ሌላው ለመዘዋወር አይገደዱም.

ስለተመዘገቡ ምዝገባ አስቡ

ለዚህ ጉባኤ ተሳታፊዎች እንዴት ይመዘገባሉ? የምዝገባ ማረጋገጫ እንዴት ይቀበላሉ? በስምምነቱ የስም መለያዎች እንዴት እንደሚመነጩ እና እንደሚሰራጭ? የእርስዎ ጉባኤ እቅድ ማውጫ መመሪያ ለእነዚህ ሁሉ ጥያቄዎች መልሶች ያካትታል እና የአንድ ጉባኤ ምዝገባ ከተጀመረ መዘመን አለበት.

አንድ ክስተት ብዙ ሰዎችን እንደሚስብ ይጠበቃል, ከዚያ የኦንላይን ኮንፈረንስ ምዝገባ ስርዓት የሚሄድበት መንገድ ነው.

ስርዓቱ ክፍያዎችን , ትራክቶችን ምዝገባን እና ሌሎች አስፈላጊ መረጃዎችን ማደራጀትና ሪፖርቶችን ማመንጨት ይችላል.

ኤግዚቢሽኖች እና የኮንፈረንስ ኤግዚቢሽኖች

የዝግጅት ቦታዎች በስብሰባዎች ውስጥ በጣም የተለመዱ ናቸው, ለድጋፍ ሰጪዎች እና አቅራቢዎች ምርቶቻቸውን እና አገልግሎቶቻቸውን ለማስተዋወቅ ቦታን እንዲከራዩ እድል ይሰጣቸዋል. ይህ የኤግዚቢሽን ገፅታ በሚገባ ከተተገበረ እና በደንብ ከተቀበል ለኮንፈኛው አስተናጋጅ ገቢ ማሳደግ እድል ነው. የንግግሮችዎ መጠን መሰረት, የኤግዚቢኖንና የኤግዚቢሽን አዳራሾችን በመመደብ ተጨማሪ ጊዜ እና ግብዓቶች ያስፈልጉ ይህም በእቅድ መሰረት ያቅዱ.

ከላይ እንደተጠቀሰው, ብዙ የኮንሶል ማጫወቻዎችን የሚጠብቁ ከሆነ, የመስመር ላይ የምዝገባ ምዝገባ ስርዓቶች ምዝገባዎችን ለመከታተል በጣም የተሻሉ ናቸው, ስለዚህ በታዳሚው የምዝገባ ስርዓት ላይ የአፓርታማውን ምዝገባ ይጨመራል. ኤግዚብሲተሮች በተጨማሪ የሚከተሉት ያስፈልጋሉ:

• የኢግዚቢሽን ባጆች
• ከተዘረዘሩት የስልክ ቁጥሮች ጋር የስብሰባ አዳምጥ አዳራሽ ካርታ

• ለኤግዚቢሽኑ ድንኳን መምሪያዎች የተሰሩ እና የተንቆጠቆጡ ናቸው
• የኪራይ ኮንትራቶች
• በኤግዚቢሽንና በኪራይ ቤቶች ለማገዝ የጣቢያዎች አቅራቢዎች ዝርዝር

የኮንፈረንስ እቅድ አውጪ እንደመሆንዎ መጠን በኤግዚቢሽን አዳራሽ ውስጥ የሚገኙትን ቁሶች ደህንነት ለማረጋገጥ ቅጥርን የመያዝ ሃላፊነት የእርስዎ ይሆናል.

የስብሰባ ዝርዝሮችን ያቅዱ

ከአንዳንዶቹ ትልቅ ኃላፊነቶች ጋር, ለምሳሌ እንደ ጉባኤ መድረክ መምረጥ እና የተመልካች ምዝገባ, ትኩረታችሁን የኮሚኒቲውን ዝርዝር ለማቀድ ትኩረትዎን መቀየር ይችላሉ. ልክ እንደማንኛውም ተፈጥሮን ለማቀድ ዝግጅቶች እንደሚታሰቡ ሁሉ, ለዝርዝር ትኩረት ትኩረት መስጠት እጅግ ወሳኝ ነው.

በንግግሬሽን ሂደቱ መጀመሪያ ላይ አንድ ላይ ተሰብስበው ያንን የረጅም ጊዜ የልብስ ማቅረቢያ ዝርዝር ማውጣት አሁን ነው. የቅርብ ጊዜ ተግባራትን እና ሃላፊነቶችን ለማንጸባረቅ በዝርዝሩ ውስጥ ይመልከቱ እና አስፈላጊዎቹን ለውጦች ወይም ጭማሪዎች ያድርጉ. በመቀጠሌ እነዚህን ዕቃዎች በጊዜ ቅደም ተከተል ያስቀምጧቸዋሌ, ከሚጀምሩት ወይም ሊጠናቀቁ ከሚችለ ነገሮች ጋር ይጀምራሌ. ለምሳሌ:

• የሆቴል ክፍሎችን የቡድን ማጠራቀሚያ
• የመጠባበቂያ ኤግዚቢሽን አዳራሽ ቦታ
• የመስመር ላይ ኮንፈረንስ ምዝገባ ስርዓቶች ጥናት
• የፕላን ጉባኤ የንግድ ማሻሻያ ዕቅድ

መጀመሪያ ላይ ይጀምሩና ከዚያ ይሂዱ. የግድ መሟላት ያለባቸው እያንዳንዱን ዝርዝር ውክልናዎች እንደተፈረሙ እና እንደተቀበሉት ለማረጋገጥ ክትትል ያካቱ. የስብሰባው ቀን እየተቃረበ ሲመጣ የእርምጃዎችዎ የአጭር ጊዜ ተግባራት ያካትታል:

• የቀለም ንድፍ እና ውበት ይምረጡ
• የአበባ ማቀፈፍ ስራዎችን ያድርጉ
• ምናሌ ይምረጡ
• ለአንግሮፕላን ማጓጓዣ ተናጋሪዎች ወይም ለአዋቂዎች ማዘጋጀት

ምንም ያህል ትንሽ ቢሆኑም ስብሰባን ለማካተት የተካተቱትን ነገሮች ሁሉ ለመሄድ ወደ መመሪያዎ እንደ መመሪያ ኮታ መመሪያዎን ያስቡበት. ይህ መመሪያ በፍጥነት ለመደራጀትና በጊዜ መርሐግብር እንዲቆዩ የሚያደርግ ሲሆን ነገር ግን ረዥም ጊዜ እየቀረበ ሲመጣ ለነርቮችዎ ቀዶ ጥገናን የሚያስተካክል እና የሆነ ነገር መርሳትዎን ይጠይቁዎታል.