የዝግጅትና የስብሰባዎች እቅድ አውጪዎች ለስብሰባዎች, ለተነሳሱ ጉዞዎች እና ለሚያደረጓቸው ሌሎች ፕሮግራሞች መደበኛ የሆኑ የግብዣ ደብዳቤዎችን እና ቁሳቁሶችን አስተዋፅኦ እንዲያደርጉ ይጠበቅባቸዋል. እንደ ከባድ ስራ መስሎ አይታይም, ነገር ግን የአክብሮት ባህሪን ለመከተል የተወሰኑ እርምጃዎችን መከተል እና ለእንግዶችዎ አስፈላጊ የጎደላቸውን ዝርዝር ዝጋ.
እንዴት እንደሚደረግ እነሆ:
የክስተት ገጽታ ይፍጠሩ. መደበኛ የመጋበዣ ደብዳቤዎችን እና ቁሳቁሶችን ከመጻፉ በፊት ለፕላኑ ማራኪ የሆነ ጭብጥ መኖራቸውን ያዘጋጁ. የሚከተሉት ጥያቄዎች የአእምሮ ማጎልበት ሂደትን ይጀምራሉ-የትምህርት ስብሰባ, ሴሚናር ወይንም ማበረታቻ ጉዞ ማለት ነው? የት ነው የተያዘው? ስለዚያ ዓላማ ወይም ቦታ የተለየ ምንድን ነው? ለስብሰባው አደገኛ የጊዜ ሰሌዳ ምንድነው? ከፕሮግራሙ በስተጀርባ አንዳንድ ግቦች ምንድናቸው? አንድ ተሳታፊ መምጣት የሚፈልግት ለምንድነው? እነዚህ ጥያቄዎች ትልቅ የክስተት ጭብጥ ለማቋቋም ይረዳሉ.
ኤሌክትሮኒክ ግብዣ ይፍጠሩ. በ "ሪፖቫ" ሂደት ወቅት መወሰድ ያለባቸው ጠቃሚ ክስተቶች ሎጅስቲክስ ጥራዝ ስላሉ ዋና ዋና ዝግጅቶች ላይ መደበኛ የመጋበዣ ወረቀቶች እና ቁሳቁሶች ወደ የመስመር ላይ ምዝገባ ስርዓት ተንቀሳቅሰዋል. ስያሜዎችን, የዕውቂያ መረጃን, የአመጋገብ ፍላጎቶችን, የአካል ጉዳት መዳረስን, የትራንስፖርት ፍላጎቶችን, የፕሮግራም ዝርዝሮች, የእንቅስቃሴ መረጃዎች እና ተጨማሪ. ማሳሰቢያ: ውስብስብ ያልሆኑ ክስተቶች የክስተት ዝርዝሮችን እና የ RSVP እውቂያዎችን ለማስተላለፍ በኢሜይል የተላኩ አንድ ድረ ገጽ ወይም የግራፊክ ዲዛይን ምስል ሊጠቀሙ ይችላሉ.
የታተመ ግብዣን ይፍጠሩ. የፕሮግራሙ ወይም ክስተት ባህሪያት ላይ በመመርኮዝ, የግብዣ ሥነ-ሥርዓት ተጋባዦችዎ መኖራቸውን ከልብዎ ዋጋ እንዳላቸው እንዲያውቁ የመጋበዣ ወረቀቶችን እና ማስታወሻዎችን መጻፍ እንዳለዎት ሊጠቁም ይችላል. ይህ ከክስተት ቁሳቁሶች የተለየ ነው. በምትኩ የእንግዳውን አስተናጋጁ እና የእሱን / የእርሷን ርዕስ, የክስተቱን ጭብጥ, ቀን (ዎች) እና / ወይም ጊዜ (ዶች) እና የ RSVP እውቂያን ጨምሮ ለእርስዎ እንግዳ ጠቃሚ መረጃ የሚሰጥ ቀለል ያለ የመጋበዣ ካርድን ያስቡ.
መደበኛ የይዘት ግብዣዎችን በመጻፍ ላይ. እንደ ኤሌክትሮኒካዊ ግብዣ አካል, ስለ ፕሮግራሙ እና ክስተት ከፍተኛ ደረጃ መረጃ መስጠት አለብዎት. ለምሳሌ, ይህ ማበረታቻ ጉዞ ወይም የባለ ቀናት ቀን ኮንፈረንስ ካለ የሚከተሉትን ማካተት አለብዎት: መድረሻ, ዋናው ሆቴል / ኮንፈረንስ ቦታ, ዋናው ርእሰ ጉዳይ, ተናጋሪዎች (ባዮስ ጨምሮ), መርሐግብር, እንቅስቃሴዎች, ሎጅስቲኮች እና ዝርዝሮች ስለ ምዝገባ. የመጋበዣ ወረቀቶች እና ቁሳቁሶች እንግዶች እንዲሳተፉ እና ሁል ጊዜ ለተግባር ጥሪ ያቅርቡ.
የግብዣ ሥነ-ምግባር በመድረሻ / ቦታ ላይ አጠቃላይ እይታ ይጀምራል. መደበኛ የመጋበዣ ወረቀቶችን እና ቁሳቁሶችን በሚጽፉበት ጊዜ ማንም ሰው ፕሮግራሙን በማስተናገድበት ቦታ ማንም ሰው የለም ብሎ ማሰብ ሁልጊዜም የበለጠ ነው. ይህም ማለት ፕሮግራሙን በሚያዘበት ቦታ እና / ወይም በሆቴል / ፋሲሊቲ / አጀንዳ አጭር መግለጫ መጻፍ አለብዎት. የብዙ ቀን ክስተት ለማቀድ ሃሳብ ካላችሁ, ይህን መረጃ በተቻለ መጠን ከፍ ያለ ቦታ ያድርጉት, ነገር ግን ስለ ቦታው ልዩ ልምዶችን ለ እንግዳ ለማቅረብ የሚያስችል በቂ መረጃ እና ለምን አብረዋቸው ጊዜያቸውን ከእርስዎ ጋር ማሳተፍ እንዳለባቸው እርግጠኛ ይሁኑ.
የግብዣ ሥነ-ሥርዓት የክስተቱን መርሐግብር ይጠይቃል. እንደ ማበረታቻ ፕሮግራም የመሳሰሉ የብዙ ቀን ክስተቶችን ለማቀድ ካሰቡ, እንግዶች ጊዜዎን በአግባቡ ለመጠበቅ እንዲችሉ የግብዣ ማቅረቢያዎች በተቻለ መጠን ዝርዝርን ያካትታሉ. ይህ ማለት የመድረሻ ዘዴዎችን እና መቼ መሳተፍ እንደሚጠበቅባቸው, ለንግድ ስብሰባዎችና ለድርጊቶች (እና ለድርጊቶች ምርጫ), ስለ ምሳዎች እና የመነሻ መረጃን ማወቅ አለዎት ማለት ነው.
የግብዣ ሥነ-ምግባር የእንቅስቃሴ መግለጫዎች ያስፈልጉታል. መደበኛ የመጋበዣ ወረቀቶችን እና ቁሳቁሶችን በሚፅፉበት ጊዜ, እንግዶች ጉድለታቸውን እንዴት እንደሚያሻሽሉ ለማገዝ የተለያዩ እንቅስቃሴዎችን አጠቃላይ እይታ ይስጡ. የጎልፍ ፕሮግራምዎ 1/2 ቀን ወይም ሙሉ ቀን ክስተት ነውን? ወንዙ የሚወነጨው "ክፍል" ተንሳፋፊ ማለት ምን ማለት ነው? ክስተቱን እያስተናገድዎ ያለው ከፍ ያለ ቦታ ምንድነው, እና የተራራው የቢስክሌት ፕሮግራም ምን እንደሚይዝዎት? ወደ አንድ የቀለም ትምህርት ሰዓት ርዝማኔ ስንት ነው? ምን ይማራሉ?
የግብዣ ግልጋሎቶች ስለ ስብሰባ ሎጅስቲክስ መረጃ ይጠይቃሉ. እንደገና, የሁለ ቀናት መርሃግብር እያስተናገዱ እንደሆነ, እንግዶች ስለእያንዳንዱ እያንዳንዳቸው ዝርዝሮች መዘጋጀት አለባቸው.
- የበረራ ቦታ ማስያዞች
- የክስተት ምዝገባ
- የቦታ ማስያዣዎች
- የአውሮፕላን ማረፊያዎች
- የአለባበስ ስርዓት
- የአየር ሁኔታ
- የመግቢያ ሂደቶች
- የማይከፈልባቸው ንጥሎች
- የአስተናጋጅ ሰራተኛ ግንኙነት
የመጨረሻውን የክስተት አጀንዳ ይገንቡ. ይህ ከመጀመሪያው የግብዣ ወረቀቶች የተለዩ ሲሆን ነገር ግን አንድ ቦታ ከመገኘቱ በፊት ለተጋበዙ እንግዶች መቅረብ አለበት. አንድ ሰአት-ሰአት ማካተት አለበት (ሰዓቶችን ማዋሃን መልካም ነው) መቼ እና የት መከናወን እንዳለበት አጠቃላይ እይታ. በተከታታይ በጊዜ ብዙ ተከታታይ የትምህርት መከታተያዎች ካሎት, የትኞቹ እና መቼ የት ቦታ እንደተያዘላቸው እንዲያውቁ ተሳታፊዎች ታዳሚዎቹን በቡድን ውስጥ ማስቀመጥ ጠቃሚ ነው.
የክስተቱን እንኳን ደህና መጣችሁ ደብዳቤ ይፍጠሩ. ብዙ ዕቅድ አውጪዎች በደምብ ደብዳቤዎች ውስጥ ምን መጨመር እንዳለባቸው ወይም ማካተት እንደሌለባቸው ትግል ያደርጋሉ. ከሁሉ የተሻለ ምክር የእንግዳ መልእክቱን ቀላል አድርጎ ለማቆየት እና እንግዶችን እንዲቀበሉት እና እንዲቀበሉት እንዲያደርጉ ነው. የግብዣው ስርዓት እንደሚያመለክተው ደብዳቤው በባለቤቱ ኦፊሴላዊ አስተናጋጅ መፈረም አለበት.
በጣም ከሚታወቁ የዝግጅቶች ግብዣዎች አንዱ የመንገዱ ማስታወቂያ ነው. የእንኳን ደህና መጣችሁ ደብዳቤ እና ማንኛውም የመጡ ስጦታዎች አንዱ, እንግዶች እንዴት እንደሚለቁ ዝርዝሮችን ማስገባት አስፈላጊ ነው.
የምናሌ ካርዶችን ይፍጠሩ. ቁርስን, ምሳ ወይም እራት ለማቀድ እቅድ ያላቸው እንግዶች ለእያንዳንዱ የምግብ ዝርዝር ምናሌዎችን ዝርዝር የሚገልጹትን የማሳያ ካርዶች ሁልጊዜ ማየት ያስደስታቸዋል. በጠረጴዛያቸው ውስጥ ከሌሎች ጋር ሲሰባሰቡ አንድ ነገር እንዲናገሩ እና የጠበቃው ሰራተኞች የጊዜ ሰሌዳውን እንዲቀጥሉ በማገዝ የአመልካች ምርጫዎችን በፍጥነት እንዲያገኙ ያስችላል. ማሳሰቢያ: በምግብ ወቅት ልዩ ጣዕም እንዲኖርዎት እንደ ልዩ ጣዕም ለየት ያሉ መዝናኛዎች (ሜዳዎች) የመሳሰሉ ልዩ ልዩ ቁሳቁሶች ለማዘጋጀት እቅድ ካዘጋጁ እነዚህን ልዩ ነገሮች በተለይም በመርታ ካርዱ ላይ ልዩውን ውጤት ለማሻሻል ይረዳሉ.
የአድናቆት ማስታወሻ ማስታወሻ ካርዶችን ይፍጠሩ. የመቀበያ ስጦታም ሆነ ትራስ ስጦታ, ማንኛውም የአመስጋኝነት ስጦታ የስጦታ ካርድ መያዝ አለበት. «ለእርሰዎ አመሰግናለሁ» መልዕክቶችን ለማጠናከር እና ለእንግዶችዎ ልዩ ተጨማሪ እንዲኖራቸው ማድረግ እድሉ ነው. የክስተቱን ጭብጥ የሚያንፀባርቁ ቃላትን እና መልዕክቶችን ማካተት ጠቃሚ ነው.
የግል መነሻ ማስታዎቂያዎችን ይፍጠሩ.
ከመነሳት በፊት በነበረው ዕለት, የበረራ ቁጥርን እና የመነሻ ሰዓትን ጨምሮ የሚለቁበት ማስታወሻዎች ለእንግዳ ክፍሎቹ ያስተላልፉ. የሎጂስቲክስ መርሃግብር በተያዘለት ጊዜ ሊታለፍ የሚችለውን ማንኛውንም የመጨረሻ ደቂቃ ስህተቶች ለማስተካከል እድል ይሰጣል.
ጠቃሚ ምክሮች:
- ትልቁ ግራፊክ ዲዛይነር እና የመስመር ላይ የምዝገባ ሂደት እንዳለህ አረጋግጥ. አሁንም ቢሆን ብዙ የተለያዩ የመስመር ላይ ዝግጅቶች ምዝገባ ስርዓቶች ይገኛሉ, ነገር ግን ብዙ ልምዶችን ይፈልጋሉ ወይም የሶስተኛ-ወገን ስርዓቶች አጠቃቀም አሁንም በግብዣው መሰረት ትንሽ ዋጋ ያለው ነው. ለዚ ነው ብዙ ዕቅድ አውጭዎች በአካባቢያቸው ላይ በሚገኙ መሳሪያዎች እና ሀብቶች ላይ የተመሰረቱት.
- እራስዎን ምርጥ የቢሮ ዕቃዎች ይፈልጉ. ምንም እንኳን የኤሌክትሮኒክስ የመረጃ ልውውጥ ተቋማት በኤሌክትሮኒክስ የመረጃ ልውውጥ ዘዴዎች እየጨመሩ ቢሆንም, የታተመ ወረቀቶች እና የክስተት ቁሳቁሶች የሚያመጡትን ተጽእኖ አሁንም አይተካም. የክስተትዎ ገጽታውን የሚያሞግሱ የጽህፈት መሳሪያዎችን ይፈልጉ, እና የበለጠ ፍላጎት እና ድራማ ለመፍጠር የወረቀት እና መጠኖችን ቅጦችን ይለዋወጡ. የእርስዎ እንግዶች ጥረትውን ያስተውላሉ.
- አንድ አብነት ይፍጠሩ እና ከዚያ ይሩፉ. ዕቅዶች አብነት የቅጥር ደብዳቤዎችን እና ቁሳቁሶችን መፍጠር እና የቀደሙ ፕሮግራሞችን እና ክስተቶችን የቅንብር ደንቦችን በቀላሉ ማሻሻል አለባቸው. በእርግጥ አዲስ የጽሕፈት መሣሪያ, ግራፊክስ, ጽሑፍ, ወዘተ መምረጥ እና ጥቅም ላይ መዋል አለበት, ስለዚህ በእያንዳንዱ ጊዜ የሚያስፈልገውን ብጁ ለማድረግ ያስፈልጋል.