የተሻለው ክስተት ቦታን ለማግኘት የሚረዱ ደረጃዎች
ዕቅድዎን እና ዓላማውን አስቀድመው እንዳወቁ አስቀድመው ካወቁ, ቦታውን የመምረጥ ሂደቱን እንደጀመሩ ሌሎች በርካታ ምክንያቶችም መታየት አለባቸው.
የሚከተለው የመንገድ ካርታ ትክክለኛውን የክስተት ቦታ በመምረጥ ረገድ እርስዎን በመምራት ረገድ እርስዎን ለመምራት ይረዳዎታል.
የዒላማ ተመልካችዎን መለየት እና የእንግዶች ዝርዝርዎን ይወቁ
አንድ ክስተት ለማድረግ ሲመቻቹ, ከሚያውቁት በጣም ጠቃሚ ከሆኑት መረጃዎች ውስጥ አንዱ እንግዳዎችዎ ምን ያህል እንደሚሆኑ እና ምን ያህል እንደሚጠብቁ እንደሚጠብቁ ነው. ምንም እንኳን የክስተቱ ዓይነት የመድረክ ምርጫን የሚያሳውቅ ቢሆንም, ለክስተነት ቦታ የሚሆን ትልቅ ገደብ አንዱ ነው. የእንግዳ ማረፊያ አማራጮችን በአስቸኳይ የሚገድል ከሆነ ቢያንስ የእንግዳዎች ቁጥር ትክክለኛ ትንበያ (የተለያየ ሊሆን ይችላል) መምረጥዎን ያረጋግጡ. አድማጮችህን መመርመር አለብህ. ቦታው እራሱ በራሱ ላይ ብቻ ሳይሆን የእንግዶች ጣዕም እና ተስኖ እንደሚሆን እርግጠኛ ይሁኑ.
የክስተት ቀኖችን ይለዩ
በጊዜ መርሃግብሩ ብዙ ምርጫዎችን, ተመርጠው የሚመጡበትን ቦታ ጨምሮ, ቀን መቁጠሪያዎን ይፈትሹ. ከእርስዎ የእንግዶች ዝርዝር በኋላ, የክስተትዎ ቀን ቀጣዩ የአገድ ገደብ ነው.
እቅድ ካለዎት ክስተት ላይ ተመስርተው, የሚፈልጉትን ቦታ ለማግኘት ከዝግጅትዎ ቀን ጋር አብሮ መሆን ወይም እርስዎ የሚፈልጉትን ቀን ለማግኘት ከዝግጅትዎ አማራጩ ጋር ተለዋዋጭ መሆን አለብዎት. እርስዎ ወይም ደንበኛው የት እንዳሉ ማወቅ የሚችሉበትን ቦታ ለማወቅ የጣቢያ ፕላን መጀመር አለብዎት.
ሊታሰብባቸው የሚገቡ አንዳንድ ጉዳዮች እዚህ አሉ:
- እንግዶችዎ በተመዘገቧቸው መርሃ ግብሮች ላይ ተገኝተው ለመገኘት መቼ ሊገኙ ይችላሉ?
- ለእነዚያ ጊዜያት ተስማሚና ሰላማዊ ቦታዎች የትኞቹ ናቸው?
- ለአስተዳደርዎ ቡድን ጥሩ አመቺ ጊዜ መቼ እንደሆነ ለማቆየት መቼ ነው?
በጀትዎን ያስሉ
ክፍት በሆነ በጀት አማካኝነት ማንኛውም ሰው ታላቅ ክስተት ማቀድ እና ያልተገደበ የመረጡት አማራጮች መምረጥ ይችላል. ነገር ግን ከገንዘብዎ በላይ የተገደቡ እና የገንዘብ አቅምዎ ምን ያህል እንደሆነ ማወቅ አለብዎ - የእርስዎ የክስተት በጀት ቀላል የኳስፓርት ግምት ወይም ክልል ቢሆንም እንኳ. አንድ የክስተት እቅድ አውጪ በአንድ ትልቅ በጀት ውስጥ አንድ ትልቅ ክስተት ሊያቅድ ይችላል.
- ቦታዎቹ በቦታዎችዎ, በቴክኒካዊ እና በምግብ ማሟያ ወጪዎችዎ ውስጥ ይካተታሉ?
- ለአገልግሎቶች ምቹ ዋጋ ተከፍልዎታል እና የእርስዎ ሚና ምን ያህል ዋጋ እንዳለው ያሳያል?
- የመስመር ንጥል ወጪዎች ከእቅዱ በላይ ከያዙ በጀትዎ ላይ ተለዋዋጭነት ይፈቅዳሉ?
የተለያዩ ቦታዎችን ያሻሽሉ
የእንግዳ ዝርዝሩ ቁጥሮች እና የተገኙበት ቀንዎች ከተጠጉ በኋላ ክስተቱ የት እንደሚቆይ ለይቶ ለማወቅ አስፈላጊ ነው. ሆቴሎች እና የክስተት ወይም የኮንፈረንስ ማእከላት ለኮሌጅዊ ዝግጅቶች እና ለሠርግ ግብዣዎች በጣም ታዋቂው የክስተት ቦታዎች ናቸው, ነገር ግን እነርሱ ብቻ አልሆኑም.
ይህ በሀሳብዎ የፈጠራ ስራ ጊዜ ነው. የሚከተሉትን ተመልከት: -
- በስብሰባዎ ጭብጥ ላይ የተመሠረተ የትኞቹን ሦስት ምርጥ ቦታዎች ወደ መስታወት ይመለሳሉ?
- የእርስዎ እንግዶች ይህን ስብሰባ ለመሳተፍ የሚመርጡት የት ነው?
- ለእርስዎ እንግዶች በጣም ምቹ ምንድነው?
- ከሆቴል ሌላ ምን ያልተጠበቁ ቦታዎች የ RSVP መጠን ሊጨምሩ ይችላሉ?
ትክክለኛውን የክስተት ክፍሉ ዓይነት ያግኙ
የመረጡት ቦታ ለመረጡት የክስተት አይነት ተስማሚ ቦታ ሊኖረው ይገባል. የእርስዎ ክስተት የዳንስ ወለል ያስፈልገዋል? የ PA አገልግሎት ያስፈልግዎታል? ስለ ተናጋሪው የድምፅ መስጫ ወይም ስለ ፕሮጀክተር ማያ ገጽ? ምን ዓይነት ሰንጠረዥ ማዘጋጀት ያስፈልገዎታል? እነዚህን የመሳሰሉ ጥያቄዎችን ከመጠቆም በተጨማሪ ራስዎን እንደሚጠይቁ ከሚጠበቁባቸው ከፍተኛ ቦታዎች ውስጥ አንዳንዶቹ የሚከተሉት ናቸው.
- ክስተቱ ከተለየ የፕሮግራሙ ወይም ክስተትዎ የተለየ መስፈርት ይሟላል ወይ?
- ስብሰባው የእርስዎ ምርት, መዝናኛ, A / V, ድምጽ እና ሌሎች የቴክኒካዊ ፍላጎቶች እንዲቀባ ማድረግ ይቻላል?
- የህንፃ ሁኔታው የርስዎን ድርጅት ከፍተኛ ደረጃን የሚያንፀባርቅ ነውን?
የአከባቢ አገልግሎቶች እና ገደቦች ያስቡ
ትክክለኛውን የክስተት ቦታ ከመፈለግ በተጨማሪም በመድረኩ የሚሰሩ ሌሎች አገልግሎቶችን መመልከት እና ለክስተትዎ ዋጋቸውን ይወስኑ. አንዳንድ ቦታዎች ላይ ሌሎች አገልግሎቶችን ለማግኘት አቅራቢዎች ወይም አቅራቢዎችን ማግኘት የሚችሉትን የተመረጡ የአቅራቢዎች ዝርዝር ይኖራቸዋል. ሌሎች ዝግጅቶች በእራሱ ላይ ስለ ውበት እና ሌሎች ገጽታዎች ገደብ አላቸው. አንዳንድ የሚጠይቋቸው ጥያቄዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- ይህ ቦታ ጥሩ የመኪና ማቆም አማራጮችን ያቀርባል ወይ?
- ይህ መድረክ ደህንነትን ያመጣል?
- ይህ ቦታ እንደ ምግቦች, የአበባ ዝግጅቶች, የበፍታ እና የጠረጴዛ ኪራዮች የመሳሰሉትን ተጨማሪ አገልግሎቶች ያቀርባል?
- ይህ ቦታ ተቋም እና ማጽዳት አለው?
- ይህ ቦታ ሌሎች ሻጮች አብረው የሚሰሩት ምን ያህል ነው?
- ይህ ቦታ የምግብ እና መጠጦች አነስተኛ ነውን?
የተከበረ ቦታን ተመልከቱ
የመገናኛ ቦታ በአገልግሎቱ መልካም ስም እጅግ ወሳኝ ነው. ብዙውን ጊዜ ጥሩ ክስተት በመያዝ እና አንድ ትልቅ ክስተት በማምጣት መካከል ልዩነት ነው. የመሰብሰቢያ ቦታን, ሰራተኞችን, እና ደንበኞችን ሁልጊዜ የሚረከብበት መንገድ. ስለ የትልዕክት መልካም ስም ዋጋ ለማግኘት ስሜትዎን የሚከተሉትን ጥያቄዎች ያስቡ:
- የኮንሶሉ ማናጀሩ, የምግብ አዳራሹ ሥራ አስፈጻሚ ወይም ዋና ሥራ አስኪያጅ ምንድን ነው?
- አስተዳደሩ እንደ ቪዛ ተገልጋይ ወይም ከአንድ የብዙ መርሃግብር እንደ አንዱ አድርገው ይቆጥራችኋል?
- ለእርስዎ ለመስጠት ፈቃደኛ የሆነው ምን ያህል ተለዋዋጭነት ነው?
- የምስክርነት ወይም ምርመራዎች ይገኛሉ?
- ስብሰባው እንደ እርስዎ ከሚታወቁ ክስተቶች ፎቶግራፍ ያቀርባል ወይ?
የአንድ ቦታ ጉብኝትን መርሐግብር ያስይዙ
ሎጂስቲክስ እና ሰዓት በፍጹም መከላከል ካልቻሉ, እያንዳንዱ የክስተቶች እቅድ ማንኛውንም ቦታ ከመድረሱ በፊት የጣቢያ ፍተሻ ማካሄድ አለበት. ስዕሎች በጣም አጋዥ ሊሆኑ ይችላሉ, ነገር ግን በግለሰብ ደረጃ ሊገመቱ የሚችሉ ብዙ ገጽታዎች አሉ. ከመኪና ማቆሚያው እስከ መግቢያው እና የክስተት ቦታዎችን ወደ መታጠቢያዎች የሚያመላክቱበትን ቦታ ይጠይቁ. እርስዎ ያደረጉት ደስተኛ ነዎት!
የደንበኛ አማራጮችን ያካትቱ
በዕለቱ መጨረሻ ላይ የዝግጅት ዕቅድ አውጪዎች የመድረሻ ሰጭዎቻቸውን ለደንበኞቻቸው (እንደ ኩባንያ አስፈፃሚዎች ወይም አስተዳደሮች ወይም የውጭ ተገልጋዮችም የውስጥ ደንበኛው ይሁን) ማፅደቅ እና ማፅደቅያ መስጠት አለባቸው. በፕሮጀክት እቅድ ደረጃ ወቅት እራሱን መጠየቅ ያለብህ ብቸኛው ጥያቄ ደንበኛው የእኔን ምክር (ዎች) ያፀድቃል ወይ? የዚህን ጥያቄ ትክክለኛነት በተወሰነ መጠን እንዲመልስ ለማድረግ, የደንበኛው ፍላጎትና ምርጫ ከመጀመሪያው መረዳትዎን ማረጋገጥ አለብዎት.