የሒሳብ ስህተቶች ከጊዜ ወደ ጊዜ ይከሰታሉ, ነገር ግን አብዛኛዎቹ የሂሳብ ስህተቶች ከተገቢው እቅድ እና ዝግጅት ውስጥ ሊወገዱ ይችላሉ. አንድ ስህተት ለመጀመሪያ ጊዜ ትክክለኛነቱን ለማረም ብዙ ጊዜ እንደሚወስድ ሁላችንም እናውቃለን. የሚገርመው, ችግሩ በኋላ ላይ ችግር ለመፍታት ከመጠባበቅ ይልቅ በፕሮጀክቱ መጀመሪያ ላይ ስህተቶችን መለየትና ማስተካከልም ይቀንሳል.
ንግድዎን እንደ ረጅም-መርሃግብር የሚያስተናግዱ ከሆነ, ሌሎች የሚሰሩትን የተለመዱ ስህተቶች እያስተዋሉ እና በቅጽበት በማስተካከል እርስዎ የድርጅትዎን ጊዜ, ገንዘብ እና ራስ ምታት ብቻ አያድኑም, ነገር ግን በገበያ ቦታ ውስጥ ይበልጥ የተቀናጁ አሰራሮች እና የተሻለ የደንበኞች እርካታን እንዲያገኙ ያስችለዎታል. የሚከተለው ሲፒአ በአማካይ የሂሳብ ስህተቶች ሁሉም አነስተኛ የንግድ ሥራ ባለቤቶች ያዩታል.
01 - የአሰራር ሂደቶችን አለመከተል
በጣም ጠቃሚ እርምጃ ማለት ወጥነትንና ትክክለኛነትን ለማረጋገጥ የተሟሉ ቅጾችን እና የማረጋገጫ ዝርዝሮችን ማዘጋጀት ነው. ለምሳሌ አዲስ አቅራቢዎችን ለማቀናበር ሂደትን ሰነድ ማቅረም ትፈልጋላችሁ.
የአቅራቢው ስም, አድራሻ, የስልክ ቁጥር, እና የአሰሪ መለያ ቁጥር (EIN), እንደ የመድን ኢንሹራንስ የምስክር ወረቀቶች, የድጋፍ ደብዳቤዎች ወይም የተፈረሙ ውሎችን ያካትታል. በመቀጠል, ይህን መረጃ ወደ እርስዎ የሂሳብ መዝገብ ሶፍትዌር (ሰርቬይ ሶፍትዌር) ውስጥ ማስገባት አለብዎት.
ያንን መረጃ ማግኘትዎን ለማረጋገጥ ከአቅራቢዎችዎ ለመሰብሰብ የሚያስፈልጉትን መረጃ ለመገምገም የሚያስፈልጉትን መረጃ ለመገምገም የሚያስፈልግዎትን ጊዜ ለመውሰድ, አስፈላጊውን ፎርም መፈተሽ ወይም የማረጋገጫ ዝርዝርን ማዘጋጀት, ከዚያም ሰራተኞችዎ ሊከተሉዋቸው የሚችሉ የጽሑፍ ፖሊሲዎች ሊኖሩዎት ይችላሉ.
02 - ያለበጀት ስራ
የንግድዎ የሥራ ክንዋኔ ውጤቶችን የሚዳስሱ መሰረታዊ መረጃዎች እንዲኖሩዎት በጀት ይፍጠሩ. በጀት ወጪዎችን ለመጨመር ከመርገጥ ይልቅ ጠቃሚ አይደለም, ነገር ግን በተጨባጭ, በጽሑፍ የተፃፉ የፋይናንስ አላማዎችን ለማቅረብ ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል. በጀት ሁል ጊዜ በተግባር ላይ መመስረት አለባቸው, ነገር ግን ገቢን እየጨመረም ወይም የአሰራር ወጪዎችን ለመቀነስ ምክንያታዊ የፋይናንስ ግቦችን ለማውጣት በጀትዎን ሊጠቀሙበት ይችላሉ.
03 - የመረጃ አስገባ ስህተትን ማድረግ
የውሂብ ማስገባት ስህተቶች ከጊዜ ወደ ጊዜ ይከናወናሉ. ሁሉንም የውሂብ ማስገባት ስህተቶችን ማስቀረት አይችሉም ነገር ግን የውሂብ ግቤቶች በፍጥነት እንዲገኙ ለማረጋገጥ እና የተለያዩ ማስታረቂያዎችን በወቅቱ ለማከናወን መምሪያ ሊኖርዎት ይችላል.
ለምሳሌ, በየወሩ የባንክ ማስታረቂያዎችን, እንዲሁም ሂሳቦችን እና ተከፋይ ሂደቶችን ማከናወን ይፈልጋሉ. እንዲሁም ደረሰኙን እና የክፍያ ሂሳብዎ ምክንያታዊ እንደሆኑ ለማረጋገጥ በየጊዜው ገቢዎችን ወይም ወጪዎችን ለመለየት ሊያስከትሉ የሚችሉትን ስህተቶች ለይተው ለመለየት ወይም የደንበኛ ደረሰኞችን ወይም የአቅራቢዎች የክፍያ ሪፖርቶችን በየጊዜው ማካሄድ ይችላሉ.
ምንም የውሂብ ማስገባት ስህተቶች እንዳይደረጉ እና ግብይቶች ትክክል መሆናቸውን ለማረጋገጥ ያልተለመዱ ግብይቶች እንደገና መገምገም አለባቸው.
04 - የሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌር መደርደር
የንግድ ስራዎ የሂሳብ መዝገብ ቤት ሶፍትዌሮችን እና ሌሎች መረጃዎች በየጊዜው መጠባበቂያ ያስፈልግዎታል. ብዙ የአነስተኛ የንግድ ስራ የሂሳብ ፕሮግራም ፕሮግራሞች የራስዎን የሂሳብ ፕሮግራም በራስ ሰር መጠባበቂያ እንዲያቀናጁ የሚያስችል ባህሪ አላቸው.
ተጠቀምበት. መጠባበቂያ ቅጂዎችን (ዶክመንቶች) ደጋግመው ለመፈተሽም ጊዜ መመደብ ያስፈልጋል, መጠባበቂያ ቅጂውን እስከመጨረሻው እንደጨረሱ ለማየት.
አንዳንድ ጊዜ ፋይሎች ይረክሳሉ; አንዳንድ ጊዜ እርስዎ የሚፈልጉትን ውሂብ ሁሉ ምትኬ አያስቀምጡም. ፈጣን ማረጋገጫ ከዶክተሪዎ ሂደት ጋር የተዛመዱ ችግሮችን መለየት ይችላል, ይህም አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ንግድዎን እንዲቀጥል ለማድረግ የሚያስፈልገዎትን ሁሉ እንዲኖርዎት ያረጋግጡ.
05 - ብዙ እራስዎን ማድረግ
ወደ ኩባንያዎ እሴት የማይጨምሩ የአስተዳደር ስራዎችን ማራዘም ጠቃሚ ነው.
ለምሳሌ, የታክስ አካውንት ከእርስዎ የተሻለ በሒሳብ ህግ ላይ ሊከሰት ይችላል, ስለዚህ የግብር አወጣጥ እቅድ ማውጣትና ለሂሳብዎ ዝግጅት ማድረግ የታክስ አበልዎን ዝቅ እንዲያደርጉ, የግብር ማሟላትዎን እንዲቀንሱ እና ለገቢ ምንጭ ለማቅረብ ተጨማሪ ጊዜ እንዲሰጡዎት ያደርጋል. ተግባራት.
አብዛኛዎቹ አነስተኛ የንግድ ድርጅቶች ባለቤቶች ለሌሎች ባለሙያ ባለሙያዎች ሃላፊነትን ለመስጠት ፍላጎት አይፈልጉም, ነገር ግን የሂሳብ አያያዝ, ህጋዊ, IT, እና ሌሎች አስተዳደራዊ ተግባራትን ማስተናገድ ስህተቶችን ሊቀይሩ እና አዲስ የተከፈተውን ጊዜ በአግባቡ ከተጠቀሙ ስህተትን ሊያሳድጉ ይችላሉ.
06 - ገቢን እና ወጪዎችን በአግባብ መመደብ አለመቻል
የ shoebox የሂሳብ አሰራር ዘዴ ለአነስተኛ የንግድ ስራዎች ብቻ በዓመት ውስጥ ጥቂት ጥቃቶች ብቻ ያደረጉ ጥሩ አማራጭ አይደለም. ከንግድዎ የሚመደቡበትና የሚሄዱበት ገንዘብ በሙሉ አግባብ ላለው ምድብ ይመደባል.
በሂሳብ መዝገብዎቻቸው ላይ ተጠብቀው የሚቆዩ የንግድ ባለቤቶች ስህተት አይፈፀሙም. ማን ክፍያው እንደተከፈለ, ምን ያህል, እና ደንበኛው ምን ያህል እንደተከፈለ ያውቃሉ.
እንዲሁም ዓመታዊው ታክስ ማዘጋጀትዎ ለወደፊቱ ከማስረከብዎ በፊት የንግድዎ ታክስ ሪተርን ለማዘጋጀት ከሚያስፈልጉት መዝገቦች ላይ ለመሞከር ከመሞከር ይልቅ ዓመታዊው የግብር ማዘጋጃ ዝግጅትዎ በጣም ቀላል ይሆናል.