እነዚህን የተለመዱ ስህተቶች በመከላከል ጊዜ, ገንዘብ እና ራስ ምታት
በከፍተኛ ፍጥነት በታቀደ የሂሳብ መዝገብ ፕሮግራም ሶፍትዌርን በፍጥነት ሂደቱን ለማስተናገድ ጠቃሚ ሲሆን, ስህተቶችን ለማስተካከል መክፈል እርስዎ የሚፈልጉትን ነገር ነው. ብዙውን ጊዜ ስህተትን ለመቅረፍ እና ለመጀመሪያ ጊዜ ለመሰካት በሚከፈልበት ጊዜ መካከል ምን ስህተቶች እንደሚፈጠሩ ማወቅ ነው. አነስተኛ የንግድ ሥራ ባለቤቶች የሂሳብ መዝገብዎቻቸውን በሚጠብቁበት ጊዜ ከሚሰሩባቸው ስህተቶች ሳይወጡ ለትላልቅ ንግድዎ ጊዜዎን እና ገንዘብዎን መቆጠብ ይችላሉ. የንግድ ድርጅት ባለቤቶች አምስት የተለመዱ የሂሳብ ስህተቶች እና እነዚህ እንዴት ማስተካከል እንደሚችሉ አንዳንድ ጥቆማዎች እነሆ.
01 - በአደጋ ጊዜ የመቅዳት ሂደቶች በተቀላጠፈ ጊዜ ውስጥ
ለውጦችን የቀድሞው የሒሳብ ድምር ሪፖርት
በቀድሞው ጊዜ ውስጥ ግብይትን ካመዘገቡ, የሒሳብ ሠንጠረዥ ይቀየራል. ስለዚህ, መጽሐፍትዎን ዘግተው ካቆዩበት ጊዜ በፊት ያልተቀየረ መሆኑን ለማረጋገጥ የቅድሚያ የጊዜ ሠንጠረዥዎን ማረጋገጥ ይችላሉ. ከተለወጠ ምርመራውን ማወቅ ያስፈልግዎታል.
02 - ያልተጣራ ሚዛን በንብረት ወይም ተጠያቂነት ሚዛን
የንብረት መለያዎች የሂሳብ አከፋፈል መዛግብ ሊኖራቸው ይገባል, ተጠያቂነት ሂሳቦች ግን የብድር ሂሳብ ሊኖራቸው ይገባል. በእነዚህ የሂሳብ ሠንጠረዥ መዝገቦች ላይ ያልተስተካከለ ሚዛን ያላቸው የተለመዱ ምክንያቶች ወደ ትክክለኛውን መለያ በማተም, በማያያዝ ሂሳቦችን በማመሳከር እና ማስተካከያ ግቤቶች በማተም ላይ ናቸው.
ለተበላሹ የሂሳብዎን ቅኝት ይመልከቱ
ንብረቶች እና እዳዎች ትክክለኛ ሚዛን እንዳላቸው ለማረጋገጥ የሒሳብ ሠንጠረዥን ይመልከቱ. ባልተስተካከለ ሚዛን ውስጥ ያለ መለያ ካለ ስህተቱን ያመጣውን ግኝቶች ለማግኘት የዛውን መለያ ዝርዝር ማንሳት ይችላሉ. ይህ ቼክ ቢያንስ በየወሩ ሊከናወን ይገባል.
03 - ትክክለኛ ያልሆነ ቀሪ ገቢ ወይም የወጭ ብዜት
የገቢ ሂሳቦች የዱቤ ሚዛን ያሏቸው ሲሆን የወጪ ሂሳቦች ደግሞ የሂሳብ አከፋፈል ሂሳብ አላቸው. የዚህ ስህተት መንስኤዎች ወደ ትክክለኛውን መለያ የተለጠፉ ሂደቶችን, አላግባብ መለያዎችን በማዛመድ እና ማስተካከያ ግቤቶች በማተም ላይ ናቸው, ይህም በዲስትሬት ሒሳቦች ውስጥ በትክክል ያልተለመዱ ሚዛኖች ለማግኘት ተመሳሳይ ምክንያት ነው.
ስህተቶች የገቢ ግብረመልስዎን ይመልከቱ
ገቢዎና ወጪዎችዎ ትክክለኛ ሚዛን እንዳላቸው ለማረጋገጥ የገቢ መጠን መግለጫዎን ያረጋግጣሉ. ባልተስተካከለ ሚዛን ውስጥ ያለ መለያ ካለ ስህተቱን ያመጣውን ግኝቶች ለማግኘት የዛውን መለያ ዝርዝር ማንሳት ይችላሉ. ይህ ቼክ ቢያንስ በየወሩ ሊከናወን ይገባል.
04 - የወለድ ወጪዎች
አነስተኛ የንግድ ስራ የሒሳብ አያያዝ ስርዓቶች ጊዜን ይቆጥራሉ ምክንያቱም ግቤቶች በፍጥነትና በቀላሉ ሊለጠፉ ይችላሉ. መረጃው በሚገባበት ጊዜ የተሳሳተ ወጪን ወይም የወጪን ዝርዝር መግለጽ ቀላል ነው. የክፍያ ወጭዎች በሂሳብ አሰራር ውስጥ በንግድ ስራዎ ውስጥ ምን እየተደረገ እንዳለ በትክክል የሚያንጸባርቅ አይደለም, ነገር ግን የፋይናንስ እና የታክስ ሪፖርቶች ትክክል ካልሆኑ እውነተኛ ራስ ምታት ሊሆኑ ይችላሉ ማለት ነው.
የወጪ ትዕዛዞችዎን በየጊዜው ያጣሩ
ውሂብዎ ምክንያታዊ መሆኑን ለማረጋገጥ በየጊዜው ወጪዎችዎን እንዲቃኝ አንድ ሰው ይተዉ. ለምሳሌ, በመጠባበቂያ ሒሳብ ውስጥ አንድ የምግብ ወጪ በተያዘለት ቦታ ላይ ከተቀመጠው, በመግቢያ ዝርዝሮች ምክንያት ብዙውን ጊዜ ተለይቶ ይታያል. ወጪዎች በተሳሳተ መንገድ ሊተላለፉ እንደሚችሉ የሚጠቁሙ ሌሎች መረጃዎች ያልተነገሩ የገንዘብ-ቁጥሮች ልዩነቶች ናቸው.
05 - እርዳታ ሲያስፈልግ አይደለም
ከጥቂት ዶላሮች ገንዘብ ለማዳን ጥቂት ሰዓታትን የሚያሳልፉ ሰዎችን ለማመልከት "የሽያጭ እና የዶላ ድሃ" የሚለውን አገላለጽ ሰምተዋል. ስራዎ ስራዎን ማካሄድ መሆኑን ማወቅ አለብዎት - ተቋራጭ ግንባታ, ቀለም ቀለም እና ተከራይ ለሽያጭ ይሸጣል. አንዳንድ ጊዜ የሂሳብ መዝገቦችዎን ዝርዝሮች በማጣራት ወይም እርስዎ ያደረጓቸውን ስህተቶች እንዴት ማስተካከል እንደሚችሉ በማጣራት በሰዓታት ውስጥ ሰዓትዎን ለማሳለፍ ጊዜዎን ሊቆጥብዎት አይገባም.
በሙያዊ መዝገቦች ባለሙያ ላይ ይንገሩን
ከሂሳብዎ ጉዳዮች ይልቅ ወደ ሌሎች ጉዳዮች በመምራት ከሚጠቀሙት በላይ ከፍ ያለ ስራ ይሰራሉ, ከዚያም ችግሩን ከህጋዊ አካውንታንት ወይም ከሒሳብ ባለሙያ ማፍራት ይችላሉ.
06 - ደረሰኝ አያያዝ
በሂሳብ መዝገብዎ ውስጥ ያሎትን ወጪ በሙሉ በትጋት መዝግቧል. የወጪ ዓረፍተ ሐሳብዎ ምንም አይነት ስህተቶች ወይም ግዴታዎች ሳይኖር የስነ ጥበብ ስራ ነው. ከዚያ, በ IRS ትጠየቃላችሁ, ያለ ደረሰኞች, የወጪ ሀሳቦችዎ ምንም ፋይዳ የለውም.
ተቀባዮችዎ ይያዙ
ደረሰኝዎን ያስቀምጡ ወይም የሁሉም ደረቅ ቅጂዎችዎን ያከናውኑ.
07 - የመጠባበቂያ ማጠራቀሚያዎችን አለመከተል
ብዙ ትናንሽ የንግድ ተቋማት የሂሳብ ስራውን ለመሥራት በሶፍትዌል ይደገፋሉ, ነገር ግን ለሲስተም ብልሽቶች ወይም ስህተቶች አያስቡም. አንድ ነጠላ ችግር ፋይሎችዎን ሊያጠፋ ይችላል.
የተለመዱ መጠባበቂያዎችን መርሐግብር ያስይዙ
የደመና ማከማቻን በመጠቀም ወይም ለዚህ ተግባር የተሰራ የተወሰነ አገልጋይ ሳምንታዊ ራስ-ምትኬዎችን ጊዜ ይመድቡ.
08 - የሥልጠና ሠራተኛ የለም
የሶፍትዌርዎ ምንም ያህል ኃይለኛ ቢሆንም ሰራተኞችዎ ውጤታማ ለመሆን ስልጠና ያስፈልጋቸዋል. ተገቢ ባልሠለጠነ የሰለጠነ የሰው ኃይል መዝገብዎን በማውረድ, ወጪዎችዎን እና የጥቅል ወረቀቶችዎን በማጥፋት ያበላሹ.
መደበኛ ሥልጠና ይስጡ
በመሳፈሪያ ሂደት ውስጥ, ሁሉም ባለሙያዎች መረጃውን በትክክል ለመግባት እና በትክክል ለመቆጣጠር ሙሉ የቡድን ስልጠናዎችን ያካሂዱ እና ሶስት ጊዜ አድማሳቸውን ያራቁ.