ማዳን እና ማደራጀት የሚያስፈልግዎ
በተወሰነ መጠን የንብረት አሰጣጥ ሥርዓት መገንባት የሚያስፈልግዎት ነገሮች በንግድዎ ላይ ከፍተኛውን ያህል ይወሰናሉ.
ለምሳሌ, ተጨባጭ ምርትን የሚሸጡ ከሆነ የተካኒት ዝርዝርዎን የሚከታተል ነገር ያስፈልገዎታል. ሆኖም ግን, በቤትዎ ውስጥ ንግድዎን ለመከታተል የሚያስፈልጉ አጠቃላይ ዝርዝር እነሆ:
- የንግድ እና የገበያ እቅዶች.
- ህጋዊ ሰነዶች (ማለትም የኤልፕሊን ወረቀት, የንግድ ፈቃድ, እና የአዕምሮ ንብረት ምዝገባዎች, ኮንትራቶች)
- እውቂያዎች (ባለሙያ, ደንበኞች, ሻጮች, አገልግሎት አቅራቢዎች, ወዘተ)
- የፋይናንስ መረጃ (የትርፍ / ኪሳራ መግለጫ, የሒሳብ መክፈያ ወረቀቶች, ሂሳቦች መክፈል / መከፈል)
- ግብሮች
- የንግድ ስራ ወጪዎች (ደረሰኞች)
- ፕሮጀክቶች
ከዚህ ዝርዝር በተጨማሪ ለንግድዎ የተወሰኑ ንጥሎችን ማከል ይፈልጋሉ.
የቤትዎን ንግድ ለማደራጀት የሚያስችሉ ስርዓቶች
እሳቶች የርስዎን ወረቀቶች እና ሌሎች ጠቃሚ መረጃዎችን ለማከማቸት የተለያዩ ዘዴዎችን ይጠቀማሉ. ዋናው ነገር ለእርስዎ በተሻለ መንገድ የሚሰራ ዘዴን መምረጥ ነው. ሁሉም ሰው የተለየ ኣስተሳሰብና ኣደረጃጀት አለው. ለምሳሌ, ለአንዳንድ ሰዎች ፊደሎችን በፊደል ቅደም ተከተል ማደራጀት የበለጠ ምክንያታዊነት አለው, ግን ለሌሎች ግን, በቀን ማደራጀት ይበልጥ ቀላል ያደርጉታል.
ምን ሊሰራዎ እንደሚችሉ እርግጠኛ ካልሆኑ, አንድ ይሞክሩ, እና ለማቆየት ከተናጥዎት, የተለየ ስርዓት ይቀበሉ. የእርስዎን ፋይሎች እና መረጃ የሚያደራጁበት ሶስት መንገዶች እነሆ:
ቀላል ቀላል ሰንደቅ ሲስተም
በጣም ብዙ የወረቀት ስራዎችን ስለማይፈጥሩ ትናንሽ ንግዶች, የሰነድ አቀማመጥ ስርዓቱ ጥሩ ምርጫ ነው.
እንዲሁም ሁሉም ነገር በአንድ ቦታ ላይ ለሚፈልጉ ወይም መረጃዎ ሞባይል እንዲሆን ለሚፈልጉ ሰዎች ምቹ ነው. ሰንደቅአይነሩ አንድ ትልቅ ባለ ሶስት-ዘንግ ኮንዲሽር, የፊት መጋሪያዎችን እና የክፍልፋይ ክፍሎችን ይጠቀማል.
እንደ የመጠባበቅ ትዕዛዞች, የተጠናቀቁ ትዕዛዞች, የተለያዩ ቅጾች ቅጅዎች ... ወዘተ. ከዚያ ላይ, በሉህ መጋቢዎች ውስጥ ያሉትን ፋይሎች ለመሰብሰብ ይጀምራሉ. መያዣው ከተጠናቀቀ በኋላ በሳምንቱ, በወር ወይም በሶስት ወሮች መጨረሻ ላይ - ለማጥፋት ጊዜው ያበቃል. የደንበኛ ቅደም ተከተሎችን እና ሌሎች ታሪካዊ መዛግብቶችን ለህብረዊ ባልደረባ ድርጅቱ በቅርበት በሚያንጸባርቅ ባህላዊ የፋይል ስርዓት ማስተላለፍ ይችላሉ.
ባህላዊ የማስቀመጫ ሲስተም
ተለምዷዊ የፋይል ስርዓቶች የፋይል ቁሳቁሶችን, ፋይሎችን እና ማኒላ አቃፊዎችን ይጠቀማሉ. የቢዝነስ ዕድገታቸው እየጨመረ በሄደ መጠን ሁሉም የንግድ ሥራዎች በአብዛኛው እንዲህ ዓይነቱን መዝገብ ማግኘት ይፈልጋሉ. በጊዜ ሂደት የተፈጠሩት በጣም ብዙ የወረቀት ስራዎች አሉ. እንዲሁም የግብር መዝገቦች ለሰባት ዓመታት መቆየት ስላለባቸው እነዚህን ሁሉ መዝገቦች ለማጠራቀም ቦታ ያስፈልግዎታል. የተለመዱ የፋይል ማጠራቀሚያዎች ለመያዝ የሚያስፈልጋቸው ነገር ግን እንደ መደበኛ አመት ታክሶች እና የንግድ ፈቃድ የመሳሰሉትን በመደበኛነት የማይደረሱ ናቸው. የተለመዱ የፋይል ስርዓቱ ከመሬት ላይ እና የተሳካ ለማግኘት ጥቂት ጠቃሚ ምክሮች እነሆ:
- ምን ዓይነት ስርዓት እንደሚጠቀሙ ያስቡ. ቀዝቃዛ የቢሮ አቅርቦቶችን በመግዛት እና በዓለም ላይ እጅግ በጣም ቀልብ የሚስብ እና የሚያምር ፋይልን በገንዘቡ ለመያዝ ይችላሉ, ነገር ግን ከስራዎ ቅደም ተከተል ጋር የማይጣጣም ከሆነ, የማዋቀር ጊዜ እና ገንዘብ ማባከን ይሆናል.
- በትንሹ መጠን "ለመነካት" የሚፈቅድውን ወረቀት ለማስተዳደር ስርዓት ይፍጠሩ. ወረቀቶችን መገንባትን መተው እና የእያንዳንዱን እቃዎች ብዙ ጊዜ ማረም ይፈልጋሉ. ይልቁንም አንድ ጊዜ በሚነካው ጊዜ አንድ ወረቀት ወዴት መሄድ እንዳለበት ውሳኔ ለማድረግ ይዘጋጁ.
- ለመዝገብ ጊዜ መድቡ. እንደ ወረርሽኝ ይህን ተግባር ማስቀረት ቀላል ነው, ነገር ግን እሱ የሚያስፈልግ እና ንግድዎ ይበልጥ በተቀላጠፈ ሁኔታ እንዲሠራ ያግዛል. በተለይ በታክስ ጊዜ ጥቅም ላይ የዋሉ ደረሰኞች እና ሌሎች እቃዎች, እነዚህን ነገሮች ማቀናጀት ይበልጥ ቀላል ያደረጉትን ቀረጥ ማስገባትን ያመጣል.
ኤሌክትሮኒክ ፋይል አወጣጥ ዘዴ
የዲጂታል አለም ለስላስ ወረቀቶች አስፈላጊነትን ጨርሶ አልጨረሰም, ግን መረጃን ማከማቸት በጣም ቀላል ሆኗል. ዲጂታል ስርዓቶች ደረሰኞችን ፈጥረው መላክ, መላክ እና ማስተዳደር ይችላሉ, እናም የቤት የንግድ ፋይናንስዎን መከታተል እና ከዚያ ለ e-filing ወደ ታክስ ሶፍትዌር ማስገባት ይችላል. ደረሰኞችን መቃኘት እና በኮምፒዩተርዎ ውስጥ ፋይሎችን ማጠራቀም ይችላሉ (ምንም እንኳን የወረቀትውን ስሪትም ሊያደርጉ ቢችሉም). ኤሌክትሮኒክ ስርዓቶች ደንበኛዎችዎን, ደንበኞች እና ተስፋዎቻቸውን መረጃ ለደንበኞች ግንኙነት ስርዓት በቀላሉ ለማድረስ, ለኢሜል መላክ, ለሂሳብ አከፋፈሉ እና ለሌሎችም ያከማቻል. የመስመር ላይ ስርዓቶች ሃሳቦችዎን ለማስቀመጥ, ፕሮጀክቶችን ለማቀናበር, መረጃ ለማሰባሰብ ወይም ምርምር ለማካሄድ ይረዳል.
ነገር ግን እንደ የወረቀት ፋይል ስርዓት, ዲጂታል ፊደልዎ በኮምፕዩተርዎ ወይም በደመናው ውስጥ የተከማቹ አቃፊዎች እና ፋይሎችን በመጠቀም የድርጅት መዋቅር ያስፈልገዋል. ለቀለማት አመራር, በወረቀት ስርዓትዎ ውስጥ ልክ እንደ ዲጂታል ሲስተም ተመሳሳይ ቅርጾችን እና የፋይል ስሞችን ይጠቀሙ. የዲጂታል ፋይሎችዎን ለመጠበቅ, በተለየ የሃርድ ዲስክ ወይም የመስመር ላይ የማከማቻ ስርዓት ላይ ያስቀምጡዋቸው.
የሁሉም ከፍተኛ ጥምረት
አጋጣሚዎች ከአንድ በላይ ስርዓትን መጠቀም እና በንግድዎ ውስጥ ለማከማቸት የሚያስፈልጓቸውን መረጃዎች እና ቁሳቁሶች ማቀናበር ያስፈልግዎታል. መጀመሪያ, ለእርስዎ በተሻለ ሁኔታ የሚሰራውን ውሳኔ መወሰን እና ከዚያ መተግበር ይኖርብዎታል. ለምሳሌ, የእርስዎን የጊዜ ሰሌዳ, ግብይት እና የቅጾች ቅጅዎችዎን የመሳሰሉ የንግድዎን የዕለት ተዕለት ማስተባበር ለማደራጀት የሚያግዝዎ የእርዳታ ሰጪ ስርዓት ሊኖርዎት ይችላል.
የእርስዎ የተለመደ ስርዓት ሁሉንም የረጅም ጊዜ ወረቀቶችዎን እንደ ያለፈው አመታት ታክሶች, ፍቃዶች እና የንግድ ፍቃዶች እና የአዕምሮ ንብረት ምዝገባዎች ሁሉ ሊያዝ ይችላል. እንደ Evernote እና ትራክ ፕሮጀክቶች ያሉ ሃሳቦችዎን ለማከማቸት ዲጂታል ስርዓትን መጠቀም ይችላሉ.
በሌላ በኩል ደግሞ በመስመር ላይ የሚሰራ ዝርዝር እና የቀን መቁጠሪያ በመጠቀም, ደረሰኞችን በሙሉ ወደ ኮምፕዩተሩ, እና ለሁሉም የንግድ ስራ አመራር ፍላጎቶች ሶፍትዌር ወይም የመስመር ላይ አገልግሎቶችን በመጠቀም እንደ ዲጂታል መሆን ሊፈልጉ ይችላሉ. ቢሆንም እንኳን, ስርዓቱ የሚወጣውን ወረቀት ለማስተዳደር ስርዓት እንዲኖርዎ ይፈልጋሉ. ቁልፉ እርስዎ እንዲተባበሩበት እና የሚፈልጉትን መረጃ በሚፈልጉበት ጊዜ ማግኘት የሚችሉትን ስርዓት ማግኘት ነው.
ሴፕቴምበር 2016 የዘመነ