የክስተት ዕቅድ ዝግጅት መረጃን ለመቆጣጠር ጠቃሚ ምክሮች

በርካታ ገጾችን በአንድ ገጽ ላይ ማሳደግ የዝግጅት ዕቅድ አውጪዎች በዕለት ተዕለት እንቅስቃሴዎች ከሚገጥሟቸው ትልልቅ ፈታኞች አንዱ ነው. በአንድ ክስተት ላይ የተሳተፈ እያንዳንዱ ሰው ስኬታማ እንዲሆን የሚፈልግ ቢሆንም, ለትክክለኛ መንገዶችን ሳይለወጥ ስኬታማ እንዲሆን ሁልጊዜ በሚፈልጉት ጊዜ ውስጥ ዝርዝር መረጃ የመፈለግ እድሉ ይኖረዋል. የመረጃ መቆጣጠሪያውን ከመጀመሪያው በመዘርዘር የክትትል ድርጊቶችን ማስወገድ ይቻላል. ሁሉም አቅጣጫዎች በአንድ አቅጣጫ ሲሰሩ ለማቆየት ከዚህ በታች ያሉትን መመሪያዎች ይከተሉ.

ዋናው አለቃ

አብዛኞቹ ክስተቶች በተለያዩ ክፍሎች ውስጥ የጋራ ጥረት ነው ነገር ግን በቀኑ መጨረሻ ምርቱን ሙሉ በሙሉ የሚቆጣጠረው አንድ መሪ ​​መኖር አለበት. በቡድኑ ውስጥ ያለ እያንዳንዱ ሰው ልዩነታቸው ላይ ማተኮር, እና ድንበራቸው ምን ያህል አስፈላጊ እንደሆነ ሊገነዘቡ ይገባል. ከፕሮጀክቱ መጀመሪያ እራስዎን እንደ የእርሻ እቅድ አውጥተው ይለዩ. የመረጃ ፍሰቱ አስፈላጊነት ለሥራ ባልደረቦችዎ ይግለጹ እና ፕሮቶኮሎች ችላ ሲሏቸው ምን እንደሚፈፀም ያብራሩ. ማንም ሰው አንድን ጉዳይ ለመፍጠር ሃላፊነት ስለማይፈልግ, ቀን ቀን አንድ ውስጣዊ ውይይትን ያብራሩ.

ኮሚቴዎችን አደራጅ

እዚህ ያለው ግብ በተለያየ መንገድ ስራዎቻቸውን የሚያስተጓጉሉ ሰራተኞችን ለማጣመር ነው. ለምሳሌ, የግብይት ክፍሉ ሁሉም የግራፊክስ እና አርማዎች በአግባቡ መታየታቸውን ለማረጋገጥ እንደ ኦዲዮ ቪዥዋል ቡድን በአንድ ኮሚቴ ውስጥ መሆን አለባቸው. በተፈጥሯቸው አብሮ መሥራት የሚያስፈልጋቸውን ቡድኖች መፍጠር በቃለ-ጥፍ ውስጥ የሚወጡትን ብዙ ያልተጠበቁ ኢሜቶች ያስወግዳል.

በቅርብ ዝግጅቶች ላይ ወደ እርስዎ ሪፖርት ለማድረግ ለእያንዳንዱ ኮሚቴ አንድ እውቅያ ይምረጡ.

ቀነ-ገደቦች

ቀነ-ገደቦች በቶሎ ማስፈር ለተሳተፉ ሁሉ የጭንቀት መጠን ይቀንሳል. የእያንዳንዱ ኮሚቴ ስራ እያንዳንዱን ነገር እንዴት በአንድ ላይ ለማምጣት እንደሚጠቀምበት የሚያሳይ የምስል ገበታ በመፍጠር ቀነ-ገደቦችዎ ዋጋ ማጠናከር ይችላሉ.

ሠራተኞቹ መልሰው ሌላ መስሪያ ቤታቸው ምላሻቸውን በመጠባበቅ ላይ ሲሆኑ በአጠቃላይ ጥሩ ምላሽ ይሰጣሉ. ይህን መረጃ ማጋራት አሉታዊ እርምጃን ሳይጠቀሙ ኃላፊነቱን በግልጽ ያሳየዋል.

አስተዳዳሪዎች እንዲያውቁት አድረጉ

እርስዎ ሊፈጽሟቸው ከሚችሉት ስህተቶች አንዱ ለእርስዎ የስራ አስፈፃሚዎች ሀሳቦችን ለማቅረብ ዝግጁ እስከሆኑ ድረስ ከበስተጀርባዎች መስራት ነው. አልፎ አልፎ, ወደ ቢሮዎ በመሄድ እና የክስተትዎን አንዳንድ ገጽታ ሳይለውጡ ትተው ይወጣሉ. በእቅዴ ሂደቱ ውስጥ በመዯበኛ ሌዩነቶች ውስጥ ከነሱ ጋር በንቃት በመገናኘት ይህን ብስጭት ያስቀምጡ. በፕሮጀክታችሁ መሃል ላይ ለውጦችን ማመቻቸት በጣም ቀላል ሲሆን መጨረሻ ላይ ወደ ኋላ መዞር ነው.

አቅራቢዎን ያነጋግሩ

ሊከሰት የሚችል ሌላው የተሳሳተ ስህተት ደግሞ ከአቅራቢዎች ጋር ሁለተኛ ግንኙነት ነው. አንድ ሰራተኛ ቅድሚያውን ወስዶ ያልገባዎትን የዕቅድ ዝርዝሮችን ለማጋራት ቀጥተኛ አቅራቢን ሲገናኝ ነው. የእነዚህ ጭውውቶች ውይይቶች ክስተቱ እንዴት አንድ ላይ መድረስ ላይ ከፍተኛ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል. ይህንን ለመከላከል ብቸኛው መንገድ አቅራቢዎ ከሌሎች ሰራተኞች ትዕዛዞችን ከመቀበል እንዳይገድብ ማድረግ ነው. መጀመሪያ ላይ በጣም አስቀያሚ ይመስለኛል, ነገር ግን ሁሉም መረጃዎች በእርስዎ በኩል ስለሚፈሱ በቀላሉ ይተኛሉ.

የሚጠበቁ ዝማኔዎች

የአንድ ክስተት ዕቅድ አመራር እቅድ እንደመሆንዎ መጠን እርስዎ እንደተቀበሏቸው ብዙ መረጃዎችን እንዲያጋሩ ይፈለጋል. የክስተቱን ዝርዝሮች ቅደም ተከተል የሚያስቀምጥ ዋና ፕላን እቅድ ይያዙ, እና ለሁሉም የኮሚቴ አባላት ሳምንታዊ ዝማኔዎችን ይላኩ. የእርስዎን ግንኙነቶች አጭር እና ወደ ነጥቡ ያቆዩ. በየሳምንታዊ የኢሜይል ዝመናዎች ማስታወሻዎቻቸውን ሁሉ እንዲያነቡት ይፈልጋሉ, ነገር ግን ያለ ሳምብ ከቀጠሉ, የችሎታውን ትኩረት በቀላሉ ያጣሉ.

የክንውኖችዎ የመረጃ ፍሰት ማስተናገድ ሂደት እንደ ዳይሬክቶሬት ኮሙኒኬሽንስ ያሉ ሂደቶችን ይጠይቃል. ሁሉም ኃላፊነታቸውን ይወቁ, እና የተሳተፉ ተሳታፊዎች በሙሉ አስፈላጊ ዝማኔዎችን ያጋሩ. ዋናው ልዩነት እርስዎ የፕሮጀክቱ ዋና ሥራ አስፈፃሚ መሆናቸውን ነው. የእርስዎ ሚና የሚመጡትን ሁሉንም ዝርዝሮች ማስተዳደር እና የእያንዳንዱን ክፍል ፍላጎቶች በሚያሟላ መልኩ ወደ አንድ የጋራ ራዕይ መተርጎም ነው.

ለስኬት መሠረት የሆነው መረጃ ሁሉም መረጃ በአንድ አቅጣጫ መከናወኑን ማረጋገጥ ነው.