የደንበኞችን አለመስማማትን ማወቅ ያለብዎ ነገር
የደንበኞቹን አገልግሎት በተሳሳተ መንገድ ከተረዱ ደንበኞች ጋር ለሚገጥሙ ልምድ ያላቸው ባለሙያተኞችም እንዲሁ ተስፋ አስቆራጭ ነው.
"የክስተት ማኔጅመንት" እና "የክስተት እቅድ" ብዙ ሁለት የተለዩ ነገሮች ቢሆኑም በተደጋጋሚ ይለዋወጣሉ. በአጠቃላይ እቅድ ማውጣትና ማስተዳደር አንድ አይነት አይደሉም. የእነዚህ ሁለት ስብስቦች የክህሎት ስብስቦች ሲደመሩ, እነዚህ ሁለት ተግባራት ናቸው. ከችግሮች አጋርነት ለሚመጡ ደንበኞች ችግር የሚፈጥር ሲሆን, የሚያስፈልጋቸው በሚያስፈልጉበት ጊዜ የክስተት አቀናባሪ ነው. እና ሁሉም የክስተት አስተዳዳሪዎችም የክስተቱን እቅድ ማቀናበር እንደሚችሉ በሚያስቡላቸው ደንበኞች ላይ ነው. ስለዚህ እርስዎ እና ደንበኞችዎ አንድ አይነት ግንዛቤ ቢኖራቸው ግራ መጋባቱን እናብራለን.
የዕቅድ ዝግጅት
በክስተት ዕቅድ ማዘጋጀት እንጀምር. እዚህ ላይ ቁልፍ የትግበራ ቃል እቅድ ነው . ሁሉም ክስተቶች - ከዳብ ዝናብ ጀምሮ እስከ መከበር የልደት ቀን አከባቢዎች እና ትልቅ ኮርፖሬት ስብሰባዎች - በአንድ ዓይነት ዕቅድ ይጀምሩ.
የክስተቶች ሃሳቦችን, ጭብጦችን, ተስማሚ ቀናቶችን እና የበጀት መመሪያዎችን በተመለከተ ከደንበኞች ጋር የተደረገው የመጀመሪያው ውይይት የክስተቱ ሂደት አካል ነው.
የክስተት ማቀድ ከመነሻው ጀምሮ ከመጀመሪያው ደረጃዎች ውስጥ ይጀምራል እና እስከመጨረሻው ክስተት እስከሚቀጥለው ድረስ ይቀጥላል. እና, በእርግጠኝነት, የክስተቶች እቅድ አውጪዎች ዝርዝሮችን ያጠቃሉ እና ተከታትለው ያሉ ነገሮችን ይከታተሉ ከተከናወኑ በኋላ ለተወሰኑ ሳምንታት.
የክስተት ማቀነባበሪያው ደንበኛው ስለስብሰባው ራዕይ የሚያንፀባርቅ እና የክስተቱን ዓላማ የሚያሟላ ክስተት ለማቅረቡ ከደንበኛው ጋር በቅርበት መስራት ማለት ነው. አንድ የክስተት እቅድ አውጪ የሚቀጠሩ ደንበኞች ሁሉንም የክስተቱን ገጽታዎች ሁሉ, ተዛማጅ ዝርዝሮችን እና የእርምጃ ንጥሎችን ጨምሮ ለማቀድ እንዲሁም ያንን ክስተት እስከሚጠናቀቅ ድረስ ማየት.
የክስተት ሀላፊነት ሃላፊነቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ ነገር ግን አይገደቡም-
- ለክስተቱ አጠቃላይ ገጽታ በመምረጥ
- በጀት ማዘጋጀት
- ቦታን በመምረጥ
- የሆቴል ኮንትራት ውል ላይ ድርድር
- ከውጭ ነጋዴዎች መቅጠር
- ምናሌውን ለማቀድ
- የቤት አሠሪን መቅጠር
- ለንግድም ተናጋሪዎች ወይም ለመዝናኛ ዝግጅት ዝግጅት ማድረግ
- የመጓጓዣ አስተባባሪ
- የቀለም መርሃ ግብር መምረጥ
- የመጋበዣ ወረቀቶችን ማዳበር
የክስተት ማቀድ አንድ ክስተት ወደ አንድ ላይ የሚውል ነው. ይህ ተግባር በታላቁ የዝግጅታዊ አስተዳደር ዣንጥላ ሥር ይሆናል.
የክስተት አስተዳደር
እያንዳንዱ አይነት የክስተቱን እንደ እንቆቅልሽ ክፍሎች በጋራ ከተመሳሰሉ ብዙ ክፍሎች የተገነባ ነው. ሁሉም ቅሪቶች በመጨረሻ አንድ ክስተት ለመፍጠር አብረው ይሆናሉ. ስኬታማ ክስተቶች ሁሉም ተያያዥ ቁርጥራጮቹ በትክክለኛው እና በትክክለኛው ቦታ አንድ ላይ ሆነው, በችግር ጊዜ እና በተቀላጠፈ ሁኔታ እና እንደ እቅድ ይገናኛሉ. ይህ ሂደት የክስተት አስተዳደር ተብሎ ይጠራል. በቀላል አነጋገር የድርጊቱን ፕሮጀክት ማቀናበር ነው.
የክስተት አስተዳደር ማለት የአንድ ክስተት የተለያዩ የተለያዩ ክፍሎች እና ለእያንዳንዱ ገጽታ ተጠያቂዎች የቡድን ቡድኖች መፍጠር, ማቀናጀትና ማስተዳደር ያካትታል. አንዳንድ የክስተት አስተዳደር አንዳንድ ገፅታዎች የሚከተሉትን ያጠቃልላል ነገር ግን አይወሰንም-
- ለአንድ ክስተት ቦታን እንደአስቀመጠ
- የውጪ አስመጪዎችን ማስተባበር
- የመኪና ማቆሚያ እቅድ ማዘጋጀት
- የአስቸኳይ የድንገተኛ ጊዜ እቅዶችን በመፍጠር
- ለጤንነት እና የደህንነት መስፈርቶች ደንብ ማረጋገጥ
- ለእያንዳንዱ ተግባር ኃላፊነት ያለው ሰራተኛ ይቆጣጠራል
- የአንድ ክስተት አፈፃፀም በበላይነት ይቆጣጠራል
- የክስተቱን ክትትል
- በድር ላይ የሁኔታ ክስተቶችን መፍታት
የክስተት አስተዳዳሪዎች እና የክስተት እቅድ አውጪዎች አብረው ይሠራሉ
እነዚህን ሁለቱን ተግባራት መግለፅ ፈታኝ ነው, ምክንያቱም እርስ በርሳቸው የሚዛመዱ ብቻ ሳይሆን አብዛኛውን ጊዜ ሀላፊነት ነው. የግለሰብ የክስተቶች እቅድ አውጪዎች የክስተት ማቀናበሪያ አገልግሎቶችን ሊያቀርቡ ይችላሉ እንዲሁም የክስተት አስተዳዳሪዎች የክስተት እቅድ ይሰጣሉ.
ሁሉም በእያንዳንዱ ግለሰብ እቅድ አውጪ ወይም የኮርፖሬት ክስተት አስተዳደር ቡድን, ቦታው እና ክስተቱ እራስ ይወሰናል.
በሁለቱ መካከል ያለውን ልዩነት ማወቅ እና የትኞቹን አገልግሎቶች እንደሚሰጡ ለመወሰን አስፈላጊ ነው. ለምሳሌ; ለትላልቅ ዝግጅቶች የክስተቱን ማቀድ አገልግሎቶች ከተሰጡ ከክፍያ አስተዳዳሪዎ, ኦዲዮቪዥዋል ቡድን ወዘተ ጋር በመሆን አገልግሎትዎን ከሚያስተካክለው የክስተት አቀናባሪ ጋር ይሰራሉ. እርስዎ የሚሰጡትን ሚና እና አገልግሎት የሚሰጡትን አገልግሎቶች እና በግልጽ የሚነጋገሩትን አገልግሎቶች ይግለጹ. ለወደፊት ደንበኞች በማቀድ ሂደት ውስጥ ምንም ዓይነት ግራ መጋባት እንዳይቀንስ.