በንግድ ስራ ኢሜይልን የመጠቀም እና የማይደረግ
ኢሜል በጣም ታዋቂ ስለሆነ በአንዳንድ ሁኔታዎች ሰዎች ከስልክ ይልቅ በበለጠ ይጠቀማሉ. የጽሑፍ ቃላቱ በቀላሉ በተሳሳተ መንገድ ሊረዱት ስለሚችል ትክክለኛውን የኢሜይል ምግባር መረዳት በንግድ አካባቢ ውስጥ አስፈላጊ ነው.
በሚያሳዝን ሁኔታ, ብዙ ሰዎች ኢሜል ለጠቃሚ ጠቀሜታ እንዴት መጠቀም እንዳለባቸው አልተረዱም, እና ለንግድ አገልግሎት የሚሰጡትን ጥቅሞች ብዙ ጊዜ ያመልጣሉ. የሚከተሉት የንግድ የኢሜይል መለያ ደንቦች ሰራተኞችዎ ውጤታማ እና ውጤታማ ኢሜይሎችን እንዲያዋቅሩ ሊያግዙ ይችላሉ.
01 - በኢሜል ይላኩ እና ግልጽ ኢሜሎች ይላኩ
02 - ትርጉም ያለው የንጥል መስመር ሁልጊዜ ተጠቀም
የኢሜል ርዕሰ-ጉዳይ ባዶውን ባዶ አይተው በጭራሽ አትተውት. ባዶ ርእሰ-ነገር መስመር ኢሜልዎ አይፈለጌ መልእክት ተብሎ ሊቆጠር ይችላል, እና መቼም ወደ መዳረሻ አይደርሰውም. ባዶ የአርዕስት መስመሮች በኢሜል ብዙውን ጊዜ ቸል ይደረጋሉ, በተለይ የታሰበው ሰው በተለምዶ በእያንዳንዱ ቀን ብዙ ኢሜይሎች የሚቀበል ከሆነ. ሁልጊዜም የኢሜልዎን ይዘት የሚያንፀባርቅ ርዕሰ ጉዳይ ይጠቀሙ. ይህም ተቀባዮችዎ ኢሜይላቸውን በበለጠ በበለጠ እንዲደርሷቸው እና በኢሜልዎ ላይ ፈጣን ምላሽ እንዲያገኙ ያግዛቸዋል.
03 - ጥቅም ላይ ያልዋሉ የተቀረጹ ኢሜይሎችን ያስወግዱ
በኢሜል ቅርፀቶች ኢሜይሎችን ይላኩ. ለጀርባዎች በጣም ብዙ ቀለም ያላቸው ቅርፀ ቁምፊዎች እና ስዕሎችን ያስወግዱ. እነዚህ እንግዳዎች አንባቢውን ሊያሰናክሉ ወይም መልእክቱን ለማንበብ አስቸጋሪ ሊያደርጉት ይችላሉ. እርስዎ የሚያክሏቸው ማንኛውም የበስተጀርባ ምስሎች የኢሜይልዎን የፋይል መጠን ሊቀሩ ይችላሉ. ይሄ መልዕክቱ እንዲያወርደው ለረጅም ጊዜ የሚቆይ ረዥም ጊዜ እንዲቆይ ለማድረግ ተቀባዮች እንዲዘጉ ያስገድዳቸው.የተመሳሳይ የጀርባ ምስሎች የኢሜይልዎን የፋይል መጠን ሊቀሩ ይችላሉ. ይሄ መልዕክቱ እንዲወርድ ለማድረግ ረዘም ላለ ጊዜ ለመጠበቅ ተቀባዮች ወደ ቀርካፋ ግንኙነቶች እንዲገድባቸው ያስገድዳቸው ይሆናል.
የእርስዎ ኩባንያ ወጥ የሆነ መልክና ስሜት ለማቅረብ አንዳንድ የተለመዱ የቢሮ ቁሳቁሶችን እንዲጠቀሙ ማስጨነቅ ከፈለጉ, እንዲጠቀሙበት ያድርጉ. የኩባንያ አርማ እና የፊርማ መስመሩ ባለሙያ ምስል በኢሜይሎችዎ ላይ ሊሰሩ ይችላሉ.
04 - ወቅታዊ ምላሽዎችን ይላኩ
ሰዎች ለኢሜይሎች ወቅታዊ ምላሾችን እስኪጠብቁ እንዲጠብቁ አታድርጉ. በደንብ ግልጽ በሆነ እና በተቀላጠጠ መልእክት መልስ. መሌስ ሇመመርመር ወይም ተጨማሪ መረጃ ሇመሰብሰብ ተጨማሪ ጊዜ ከፇሌጉ, ሇኢሜሌዎ ላኪ ሇሚፇሌጉበት ጊዜ ይንገሩ.
05 - ከት / ቤት ውጭ የመልስ ምላሽ ይጠቀሙ
ከቢሮው የሚወጡ እና ኢሜልዎን ለማንበብ ካልቻሉ ከእርስዎ ጋር ለመገናኘት ለሚፈልግ ማንኛውም ሰው በራስ-ሰር ምላሽ ለመስጠት የኢሜል ስርዓቱን ከቢሮ ውጭ መሳሪያ ይጠቀሙ. ራስ-ምላሽዎ ላኪዎች መቼ ምላሽ እንደሚቀበሉ እንዲያውቁ የሚያስችላቸው መሆኑን ያረጋግጡ.
06 - ከፍ ያለ ቅድሚያ በሚሰጡ ጥቆማዎች ላይ ያለውን ጩኮን አትጩዱ
አብዛኛዎቹ የኢሜይል ስርዓቶች እንደ «ከፍተኛ ቅድሚያ» ወይም «መጨቆን» ኢሜይል ለመጠቆም ይፈቅዱልዎታል. ይህን ነባሪ የኢሜይልዎ ዕልባት ያድርጉት. በተወሰነ መጠን ይጠቀሙ ወይም ተቀባዮችዎ ቀዳሚውን ዕልባት ይተውታል. በመጨረሻ አንድ በጣም አስፈላጊ ኢ-ሜይል ሲልክ, የሚገባውን ትኩረት አያገኝም.
07 - "ሁሉም መልስ መስጠት" ያስፈልጋል
ብዙ ላኪዎች ወይም ተቀባዮች ላላቸው ለእያንዳንዱ ኢሜይሎች በ "ምላሽ ለሁሉም" ቁልፍን አይጫኑ. ርዕሰ ጉዳዩን አስብ እና ማን መልስህን ማንበብ እንዳለበት መወሰን. ለማንኛውም ሰው ሳያቋርጥ ምላሽ መስጠት ሳያስፈልግ "የንግድ አይፈለጌ መልዕክት" በመባል ይታወቃል እና ሰዎች ሁሉም ኢሜይሎችህን ችላ ሊሉ ይችላሉ.
08 - የቢዝነስ እና የግል ኢሜይል መለያዎችን ይለያዩ
አስቸኳይ ሁኔታ ካልተከሰተ በስተቀር, ለግል መልዕክቶች ብቻ የንግድ ኢሜይልዎን በጭራሽ አይጠቀሙ. የራስዎ ንግድ ባለቤት ቢሆኑም እንኳ ሁለት የተለያዩ የኢሜይል መለያዎች መኖራቸው ጥሩ ሀሳብ ነው. ኢሜይሎችዎን ቅድሚያ ሊሰጡዋቸው እና ያልተዛመዱ የግል መልዕክቶችን ከንግድ አውታሩ ውጪ እንዲሆኑ ያስችልዎታል.
09 - የሙያ የኢሜይል መለያ ስም ይጠቀሙ
የማንኛውም የንግድ ኢሜይል አድራሻ አካል ሆነው የራስዎን ስም ይጠቀሙ. ለምሳሌ james.bucki@example.com ወይም jbucki@example.com. ቅጽል ስሞችን, የእጅ አሻራዎችን, ነጠብጣቦችን ወይም ግልጽ ያልሆኑ ማጣቀሻዎችን ያስወግዱ. ለምሳሌ, soccer.mom@example.com ወይም baseball.nut@example.com አትጠቀም.
10 ለዚህ ምላሽ ምርጥ ኢሜይል (ኢሜል) ነው?
ኢሜል እንደ አንድ ብቸኛ የውይይት መሳሪያዎ አይጠቀሙ. ሁሉም መልዕክቶች አግባብነት ያላቸው ናቸው, እና አጭር የስልክ ጥሪ ወይም የአጭር ጊዜ ቢሮ ጉብኝት መልእክት ለማስተላለፍ ይበልጥ ውጤታማ መንገድ ሊሆን ይችላል. በስልኩ ላይ መገናኘት ወይም ማውራት በሰብአዊ ግንኙነቶች ውስጥ ሰዎችን ሊያስተዋውቁ እና አንድ ነገር ለማብራራት በሚሞከሩበት ጊዜ ሁሉንም ልዩነት ሊያመጣ ይችላል, ወይም አንድ ሰው እርምጃ እንዲወስድ ማሳመን ይችላሉ.
11 - ጥንቃቄና ተደራሽ ይሁኑ
ዝምድና ወይም ውል ለማቋረጥ ኢሜል በጭራሽ አትጠቀም. በባለሙያ ንግድ ደብዳቤ መጻጻፍ ሁልጊዜ እርስዎን ለማነጋገር አማራጭ መንገዶች የሚሰጥ የፊርማ መስመርን ሁልጊዜ ያካትቱ. ለምሳሌ, የቢሮዎን, የፋክስ እና የሞባይል ስልክ ቁጥሮችዎን, እና የቢሮዎን የመልእክት አድራሻ ማስገባት ይችላሉ.
12 - እጅግ ማሸጊያ እቃዎችን መላክን ያስወግዱ
ተቀባዩ ኢሜይላቸውን እንዴት እንደሚያገኙ ወይም መቼ እንደሚያውቁ አታውቁም. ተንቀሳቃሽ መሣሪያው ተጠቃሚዎች ውርዱን እንዲያረጋግጡላቸው ከመጠየቃቸው በፊት ፋይሉን ማውረድ ይጀምራሉ. ብዙ ረዘም ያለ ጊዜ ሊወስድ እና ተቀባዩ ሊከፍለው የሚገባውን የመተላለፊያ ይዘት ይበላል. ከ 50 ሜባ በታች የተጣቀሙ አባሪዎች ጥምር.
አንድ ትልቅ ፋይል መላክ ካለብዎ መጀመሪያ ተቀባዩን በማነጋገር ታዲያ ፋይሉን እንዴት እንደሚቀበሉ ይጠይቁ. እንዲሁም ፋይሉን ለመላክ የፋይል ማስተላለፊያ አገልግሎት ይጠቀማሉ.
13 - ያንን ኢሜይል ከመላክዎ በፊት ያስቡ
በመጨረሻም የ "ላክ" አዝራርን ከመጫንዎ በፊት ትንሽ ጊዜ ይውሰዱትና የጻፉትን ነገር ግምት ውስጥ ያስገቡ. በኢሜል ውስጥ መላክ የሌለብህ ነገር ነው? የኩባንያውን የኢ-ሜይል ስርዓትን መጠቀም ተገቢ አይደለምን? አንተ ግን ቁጣ ሳትሆን ኢሜይሉን ጻፍ እና በኋላ ልትጸፀትበት የምትፈልጋቸውን አንቀጾች ያካትታል? ከሆነ, "ሰርዝ" የሚለውን ቁልፍ ይጫኑ.