የባለሙያ ንግድ ኢሜይል መላክ ግልጽ, አጭር እና ተስማሚ የሆነ ግንኙነት ላይ የሚያተኩሩ ልማዶችን ይፈጥራል.
1. የንግድ ኢሜይል አድራሻ ተጠቀም
የንግድ ድርጅት ባለቤት ሲሆኑ, ኩባንያዎን በመወከል ንግድ ሥራን ሲሰሩ, የንግድ ኢሜይል አድራሻ እየተጠቀሙ መሆኑን ያረጋግጡ. በዋናነት ማለት, ለሁሉም የንግድ ግንኙንት የሚጠቀሙበት የንግድ አድራሻ (ማለትም, የእርስዎ ስም / yourbusiness.com) አለ ማለት ነው.
ይሄ የማይቻል ከሆነ, የንግድ ስምዎን የሚያካትት ነፃ የሜል አድራሻ መፍጠር ይችላሉ (ማለትም, yourbusinessname@gmail.com). ከንግድዎ ጋር በግልፅ የማይዛባው የግል ኢሜይል አድራሻ መጠቀም በጣም በተቃራኒው ሙያዊነትዎን ይጎዳል እንዲሁም በአብዛኛው ግን በቁም ነገር አይያዙም.
2. መልዕክቶችን አጭርና ጣፋጭ አቆይ
ነገሮችን በዝርዝር ማብራራት ምንም ስህተት የለውም. ግልጽነትን እና አለመረዳቶችን ሊያቀርብ ይችላል. ነገር ግን የኢ-ሜይል መልእክቱ ልብ ወለድ መፃፍ ሲጀምር, የተቀባዩን ትኩረት በቀላሉ ሊያጣጥምና ችግር የሌለውን መረጃ ሊያደናቅፍ ይችላል. ይህንን ለማስቀረት በኢሜይል አንድ ርዕሰ ጉዳይ ብቻ ይያዙ, እና ተጨማሪ መረጃዎችን ማካተት ሲኖርዎት, በጣም አስፈላጊዎቹ ዝርዝሮች ግልጽ ሆነው ደማቅ የሆኑ ንዑስ ፊደላትን ይጠቀሙ.
3. ገላጭ የርዕሰ-ጉዳይ መስመሮች ተጠቀም
በርዕሰ አንቀጹ ላይ ተመስርተን የኢ-ሜል መልእክት እንዴት እንደከፈቱ አስቀምጠዋል, እና ሙሉ በሙሉ ግራ ተጋብሽ እና ስለ አንድ ነገር ሙሉ በሙሉ የተለየ በሚሆንበት ጊዜ ትንሽ ተበሳጭተው? አስቀድመው እርስዎ በጠቀስካቸው እያንዳንዱ መልዕክት ላይ ብቻ ወደ አንድ ርዕሰ ጉዳይ ብቻ ስለሚያዙ, የርዕስዎ ርእሰ አንቀፅ ስለዚህ ርዕስ እና ሌላ ምንም ነገር እንዲያንጸባርቅ ማድረግ አለብዎት.
ይሄ ለተቀባው ብቻ አይሆንም, ግን የእራስዎን ኢሜይል የገቢ መልዕክት ሳጥን ለማስተዳደር ቀላል ያደርግልዎታል .
4. ድምፁን አውጥተው
በኮምፒተርዎ ማያ ገጽ እንደተጠበቁ ሆኖ ሊሰማዎት ስለሚችል ነገር ብዙውን ጊዜ ኢሜይል መብረር ቀላል ነው, ነገር ግን አንዳንድ ንግግሮች በኢሜይል ውስጥ በተሳሳተ መንገድ ሊረዱ ይችላሉ. እንዲያውም, የሚያስተላልፉትን መልእክት ለመቆጣጠር የንግግር ልውውጦች ከሌለ, ማንኛውም ኢሜይል በተሳሳተ መንገድ ሊወሰድ ይችላል. ምናልባት መጠይቅ ሊሆን የሚችል መልዕክት እየላኩ ከሆኑ ከመላክዎ በፊት በድጋሚ ያንብቡት እና እስካሁን እርግጠኛ ካልሆኑ ስልኩን ማንሳትዎ የተሻለ ሊሆን ይችላል.
5. የኢሜል ፊርማዎ ጠቃሚ ነው
በአንዳንድ ሁኔታዎች ውስጥ የኢሜል ፊርማዎ ላይ ፖስታዎች, ማስተዋወቂያዎች እና በራሪ መቀበያ መልእክቶች ላይ ውጤታማ ሊሆን ይችላል, ነገር ግን እነዚህ ምርቶች ለእርስዎ ጥቅም ላይ መዋል ለማይፈልጉት የኢሜል ፊርማዎን በመጠቀም መኮራተፍ የለባቸውም - የእውቂያ መረጃዎን በማቅረብ. የመጀመሪያ ኢሜይልህ ወይም መልስህ ሙሉ ስምህን, ኩባንያህን እና ዩ.አር.ኤል.ህ የኢሜይል ፊርማህን ማካተት አለበት. የስልክ ቁጥር, ርዕስ እና የኢ-ሜይል አድራሻዎን እንደገና ማቆምም አይጎዳውም.
6. የፊደል መረጣዎን እና የተረጋገጠውን ያረጋግጡ
ፊደል ማረም ቀላል ነው. ሁሉንም መልዕክት ከመላክዎ በፊት ሁሉንም መልዕክቶች ለማየት ወደ የእርስዎ ደንበኛ ደንበኛ ነባሪ ያድርጉት.
ኢሜል ይበልጥ መደበኛ ያልሆነ እና ከትርጉም እና ሰዋሰዋዊ ስህተቶች ጋር ትንሽ ዘይቤ አለ, ግን ስህተቶች የተሞሉ መልዕክቶችን መላክ በጣም የሚያስገርም ይመስላል. የሚፈልጉት የመጨረሻው ነገር መጥፎ መልእክት ለመሳብ ነው, ምክንያቱም በኢሜል ለመላክ በመፈለግ እና የሆሄያት እና ሰዋሰውዎን በመዝለፉ ምክንያት ነው.
ኢሜል በንግድ ስራ ውስጥ አስፈላጊ የመግባቢያ መንገድ ነው, ምንም እንኳን የመጀመሪያ ምርጫዎ ባይሆንም. እነዚህን የንግድ ኢሜይል ምርጥ ልምዶች መከተል በኢሜል የመልዕክት ልውውጥ እና ምርታማነትዎ እንዲቆዩ ይረዳዎታል, እና እያቀረቡት ያለው ስሜት ጥሩ እንደሆነ እርግጠኛ መሆን ይችላሉ.