ስብሰባ የሚያስፈልግህ ከሆነ መወሰን ትችላለህ
በመጀመሪያ, ስብሰባ ለማድረግ እቅድ ማውጣት አስፈላጊ እንደሆነ መወሰን ትችላለህ.
ብዙውን ጊዜ, መረጃን ለመጋራት ወይም ስለ ርዕሰ ጉዳይ ለመወያየት ከሁሉ የተሻለ መንገድ እንደ መደበኛ ስብሰባ አድርገን እናስባለን. ነገር ግን ዜናዎችዎ በኢሜል ወይም በድምጽ መደወል ይችላሉ, ወይም በቢሮዎ ውስጥ ጥቂት ሰዎች በ 15 ደቂቃዎች ውስጥ በስብሰባዎች ላይ በማሰባሰብ መደበኛውን ስብሰባ ይዝለሉ.
እዚያ መሄድ የሚፈልጓቸውን ሰዎች ብቻ ጠይቁ
ወደ ስብሰባ ሲጋበዙ እና እያስገረሙ - በዛ አጋማሽ - ለምን እዚህ ተገኝተዋል? ሰዎች መከታተል የማይፈልጉትን ስብሰባ በመጋበዝ ጊዜውን አያባክቡ. ያ ውጤታማ ስብሰባ አይሆንም. በሂሳብ ጥያቄዎች ውስጥ ያሉ ሰዎች በሂሳብ ጥያቄዎች መልስ ለመመለስ በሂሳብ ጥናት ውስጥ መገኘት ይፈልጋሉ? በመቀጠልም አንድ ግለሰብ ለሂደቱ ከተመዘገበ የሂሳብ አባል ጋር ይጋብዙ.
አንድ የሥራ ባልደረባ ወይም ተቆጣጣሪ በስብሰባው ላይ ስለተወያይበት መረጃ እንዲነገራቸው ከፈለጉ, ወደ ስብሰባው ለመጋበዝ አይጠበቅባቸውም. በቀላሉ የስብሰባ ማጠቃለያ ያዘጋጁ እና በኋላ ይላኩላቸው. የጊዜ ማስቀመጫውን ያደንቁታል - እርስዎ መረጃውን በጽሁፍ ስለሚያደርጉ - ስለ ውይይቶች ሙሉ ለሙሉ እንደሚያውቁ.
ስብሰባ ላይ ማስታወሻዎችን ይላኩ
ሕይወት በሥራ የተጠመደ ሲሆን የቀን መቁጠሪያዎች በተያዘላቸው የጊዜ ሰሌዳዎች ላይ ለመመዝገብ ያገለግላሉ. ከስብሰባህ ሁለት ቀን በፊት የመከታተያ ስብሰባ አስታዋሽን ላክ. ይህ በስብሰባው ላይ እንደሚገኙ ምላሽ የሰጡ ሰዎችን እና የጊዜ ሰአት ተለዋዋጭ ከሆኑ እና ቁልፍ ተሳታፊዎች የታቀዱትን የጊዜ ስብሰባ ማድረግ አይችሉም.
አጀንዳ አለ
ውጤታማ ስብሰባዎችን ለማቀድ, በመጀመሪያ ምን እንደሚወያዩ ማቀድ አለብዎት. የስብሰባው አላማ ምንድን ነው? ለማከናወን የሚፈልጉት ምንድን ነው? የስብሰባውን አጀንዳ አስቀድመህ አዘጋጅ እና ለተሰብሳቢዎች አሰራጭ. የመነሻ ሰዓቱን ያመልክቱ እና የሚቀርቡ ርእሰ ጉዳዮች አጫጭር ዝርዝር ያካቱ. ረዘም ያለና በጣም ዝርዝር የሆነ አጀንዳ የራስህን ስብሰባ አትደብቀህ. በአንድ የተወሰነ አካባቢ ሪፖርት የማድረግ ኃላፊነት ያለባቸው ግለሰቦች በጠቅላላ በየስም ይጥሉ.
ስለሚጠበቁ ነገሮች ግልጽ ሁኑ
ስብሰባውን መጀመሪያ ሲልኩ, ስለ ዓላማው እና ስለጠበቁት ነገር ግልፅ ይሁኑ. ስብሰባው በገለፃው ዙሪያ ይከናወናል እና ተሳታፊዎች ማስታወሻ ለመያዝ ዝግጁ መሆን አለባቸው? ወይስ በአስተያየቶች እና በአስተያየት ጥቆማዎች ውስጥ ተሳታፊዎቹ እንዲታዩ የተደረጉበት የመነሻ ሀሳብ ነው?
በአንዳንድ የኮር ባህልዎች ሰራተኞች ብቻ ለመስማት ተሰብስበው ወደ ሥራ ቦታቸው ይመለሳሉ. በሌሎች ኩባንያዎች ውስጥ ሰራተኞች በነጻነት ይሳተፋሉ. ዛሬ ባለው የትብብር የስራ ቦታዎች, መስተጋብሮች እና ሃሳቦችን ማጋራት በስብሰባዎች ላይ ብቻ አይደገፉም. በተደጋጋሚ የስብሰባው ዓላማ ነው.
በሰዓቱ ይጀምሩ
በተለምዶ ለስብሰባዎች በሰዓቱ የሚቆም ሰው ከሆንክ, ሰዎች ወደ ክፍሉ ውስጥ ሲገቡ እውን ስብሰባው ለ 15 ደቂቃዎች የማይቋረጥ ከሆነ ምን ያህል ተስፋ አስቆራጭ እንደሆነ ትገነዘባለህ.
የሚጠበቀው ነገር ቢኖር, ሁሉም ወደፊት መጀመሩ ጀምሮ እነዚህ ስብሰባዎች በሰዓቱ እንደማያውቁት ሁሉም ሰው ያውቃል. ለስብሰባዎ ኃላፊነት ይቀበሉ. በተሰጠበት የመጀመሪያ ሰዓት ውስጥ ይጀምሩ. በሩን ዝጉት ይጀምሩ. እነዚህ ዘራፊዎች (ፓሊለርስ) ዘግይተው የመጡትን መልእክት በፍጥነት ያገኙታል, እናም ይህን ስህተት አንድ ጊዜ ብቻ ማምጣት አለባቸው.
አጭር እና ቀላል ያደርገዋል
አብዛኛዎቹ ስብሰባዎች ለአንድ ሰዓት ይገጠማሉ - በብዙ ሁኔታዎች - 30 ደቂቃዎች ወይም 45 ደቂቃዎች በቂ ይሆናል. ብዙ ጊዜ ሲመደብ, የተለመዱ ውጤቶች ደግሞ ጊዜው ይጠፋል. ስብሰባው ከተጠናቀቀ በኋላ የቆሙ ሰዎች አልፈው ወይም በአጀንዳው አጀንዳ ላይ በጣም ረዥም ጊዜ ያሳልፋሉ. ስብሰባዎችን አጭር እና እስከ አላስቀሩት.
በርዕስ ላይ ቆይ
አጀንዳ ብቻውን ስብሰባዎን በብሩህ አያደርገውም. አጀንዳውን በመከተል ታጋሾች እንዳይነሱ ውይይቶችን ይቀጥሉ.
ለሌላ የውይይት ርእሰ ጉዳይ ርዕሰ-ጉዳዩን በማንኛቸውም ከርዕስ ጋር የተያያዙ ጥያቄዎችን ይጻፉ, በግል ይወሰዳሉ, ወይም የመሳሰሉት. ማንም ስብሰባውን መዞር የማይፈልግበት ስብሰባ የሚፈልግ ማንም ሰው ወደ ሌላ ውይይት የተጋለጠበት ቦታ ነው.
ከአዳራሽ ክፍሉ ውጪ አነስተኛ ስብሰባዎችን ውሰድ
በተመሳሳዩ የሚታወቀው የኮንፈረንስ ክፍል በተመሳሳይ ተመሳሳይ ባህር ውስጥ ተሰበሰበ. ሰራተኞችን እንዲገናኙ, የፈጠራ አስተሳሰብ እንዲኖራቸው እና አስደሳች ውይይቶች እንዲያደርጉ ለማበረታታት, ስብሰባውን ከመደበኛው የስብሰባ ክፍል ውጭ መውሰድ ያስቡበት.
ቦታና የአየር ሁኔታ ሲፈቀድ ከውጭ ጠረጴዛ ላይ ተወያዩ. ትልቅ የኮንሰርት ሠንጠረዥ እና ተጣጣፊ ወንበሮች ሳይሆን በባለ ሰፊ ቦታ እና በትናንሽ ሰንጠረዦች ዙሪያ መሰብሰብ ይሞክሩ.
የተለየ አቀራረብ ላለማጣት አትፍራ
ለስብሰባው አቀራረብ የማይሰራ ከሆነ; ኮርሱን ለመቀየር መፍራት የለብዎትም. ለምሳሌ, የውይይት መድረክ ክፍለ ጊዜ በጣም ትንሽ ምሽት ላይ ከሆነ, መመሪያን ይቀይሩ. ተለዋዋጭ ሁን እና አጠቃላይ ስብሰባ እንዴት እየጨመረ እንደሆነ በትኩረት ተከታተል.
ቴክኖሎጂን ይጠቀሙ
ተሳታፊዎችን ለመከታተል ቴክኖሎጂን ለመጠቀም እቅድ ያውጡ. ዛሬ የዲጂታል አለም ውስጥ, አብዛኛዎቹ ሰዎች የሚሰማቸውን ቃላቶች ለመደገፍ ንድፎች ወይም ቪዲዮዎች ለማየት ያገለግላሉ. ስብሰባህን በምታዘጋጅበት ጊዜ ወደዚያ የአመለካከት (አቤቱታ) ይግባኝ እና ኦዲዮ ቪዥዋልቶችን አካት.
ኮምፒዩተሮች ወደ ትላልቅ ማያ ገጾች የሚወስዱ እና ስነምግባርን የሚደግፉ የሲምቦር ዝግጅት አቀራረቦች ከመደበኛው የ PowerPoint አቀራረብ ተቀባይነት ያላቸው ለውጦች ናቸው.
የስብሰባ ማጠቃለያ ይላኩ
ከስብሰባው በኋላ አንድ ቀን ውስጥ ውይይት የተደረገበትን አጭር ማጠቃለያ ይላኩ. በስብሰባው ላይ መገኘት ለማይችሉ እና ለመረጃ ፍላጎት ላላቸው ሁሉ በስብሰባው ለተገኙት ሁሉ በኢሜይል ያሰራጩ. በተጨማሪም የእያንዳንዱን ንጥል እና የየወሩ ቀነ-ገደብ ማን እንደ ተጠያቂው ማን እንደሆነ የሚጠቅስ ማንኛውም የድርጊት መርጃዎችን ያካትቱ.