በ RFP ውስጥ የተዘረዘሩትን መስፈርቶች ተረድቶ አቅራቢው ጨረታውን መሠረት በማድረግ ጨረታዎችን ያቀርባል, እና አሸናፊ ጨረታዎች በመምረጥ አሸናፊው ሻጭ መምረጥ ወይም አጫጭር ዝርዝር ያላቸው አቅራቢዎች ለኩባንያው ማቅረብ ይደረግላቸዋል. .
ለፕሮፖዛል ሰነድ የቀረበ ጥያቄን መግለፅ
የ RFP ን ሰነድ የደንበኞችን የንግድ ፍላጎት የሚያሟላ ነጋዴ ለማግኘት የሚያስችል ወሳኝ ነው. ሰነዱ የተዛባ ከሆነ በአሻሚ መስፈርቶች, በአቅራቢያዎች ሊጎድላቸው ወይም በአቅራቢው አግባብነት የሌለው መስፈርት ካሳየ የ RFP ሂደዉ ወደ ያልተሟላ ጨረታ ወይንም በአንዳንድ ሁኔታዎች ምንም ጨረታ አይሰጥም. ሻጮች የእራሳቸውን RFP ያገኙትን ጨረታ ማቅረባቸው አይገደዱም, እና የ RFP መስፈርቶችን ማሟላት ቢችሉ እንኳ, መስፈርቶቹን በወቅቱ ለማቅረብ አቅም ላይኖራቸው ይችላል. በኋላ ላይ ብዙውን ጊዜ ደንበኛው የ RFP ን ወደ አነስተኛ የምርት አቅራቢዎች በስራቸው ውስጥ ሊመሩ የሚችሉ ሲሆኑ የደንበኞችን ፍላጎት ለማሟላት አቅሙም ሆነ አቅሙ የሌላቸው ናቸው.
ማንኛውም የ RFP ልዩነት በተቀመጠው መስፈርቶች እና በተጠቃሚው ፍላጎቶች ላይ የተመሰረተ ይሆናል. በአንድ ኩባንያ ውስጥ እንኳን አንድ የ RFP ሰነድ እንደ ዋናዎቹ መስፈርቶች ላይ በመመርኮዝ የተለያየ ሊሆን ይችላል. ለተወሰኑ RFPs, ትኩረቱ በዋጋ ላይ ሊሆን ይችላል, ሌሎች ደግሞ በማጓጓዣ ጊዜዎች ወይም በሚፈለገው ንጥረ-ነገሮች የጥራት ደረጃዎች ላይ ሊያተኩሩ ይችላሉ.
የ RFP ሰነድ የተወሰኑ ባህሪያት
የሚያስፈልጉት የ RFP ሰነድ አንዳንድ ገፅታዎች አሉ. ለምሳሌ, እያንዳንዱ RFP ደንበኛው ሁሉንም ዋጋ ያላቸው አቅራቢዎች የሚፈልገውን የተወሰነ ቀን እና ሰዓት ሊኖረው ይገባል. ከዚያ ቀን በኋላ ጨረታዎች ከተከፈቱ መወገድ አለባቸው. አንድ ሻጭ ጨረታውን በወቅቱ ማቅረብ ካልቻለ, ይህ ከድርጅቱ ጋር ሊያጋጥም የሚችል ችግር እና ምናልባትም የማጓጓዣ ስጋቶች ሊያመለክት ይችላል.
ይሁን እንጂ ደንበኛው ጨረታ ለማስገባት በቂ ጊዜ መስጠት አለበት. መስፈርቶቹ በጣም ውስብስብ ከሆኑ, ሻጮች መስፈርቶቹን ሊረዱ ወደሚችሏቸው እና ከዚያም ጨረታ ለመሰብሰብ የጋራ ቡድን መሰብሰብ ያስፈልጋቸው ይሆናል. በ RFP ውስጥ የተቀመጠው የጊዜ መስመር በጣም አጭር ከሆነ መልሶችን ሊተነፍስ እና ሻጮች በፕሮጀክቱ ውስብስብነት ላይ ሊገምቱ ይችላሉ. ይህም ትክክል ያልሆነው ጨረታዎች እና የፕሮሰሲንግ የ RFP ሂደትን ያመጣል.
በ RFP ውስጥ በተጠቀሱት መስፈርቶች ላይ ሻጮች ተጨማሪ ጥያቄዎች ካለዎት የ RFP ሰነዱ ሂደቱን ያመለክታል. ሻጮች ወደ አንድ ሻጭ ፉክክርን የሚጨምር ተጨማሪ መረጃ ሲሰጣቸው ወደ ደንበኛው መደወል አይፈቀድላቸውም.
የእያንዲንደ ነጋዴ ተወካዮች ወዯ ደንበኛው በተመሇከተ የተጠየቁትን ጥያቄዎች ሇመጠየቅ እና ሇመጠየቅ የስብሰባ ጥሪ ማቀናጀት ይሻሌ. ይህ በመጫረቻ ሂደቱ ውስጥ ፍትሃዊነትን ያረጋግጣል.
የ RFP ወረቀት የሰራተኞቹ የ RFP ምላሽ ቅርጸትን በግልፅ መግለጽ አለባቸው. ይህ ግልጽ ካልሆነ, ምላሾች በተለያዩ ቅርፀቶች ውስጥ ይላካሉ እና የአቅራቢዎችን ጨረታዎችን ማነፃፀር የማይቻል ነው. የምላሽ ቅርጸት እንደ አመላካች, የትኩረት ቡድን አባላትን ማመልከቻዎች, አከፋፋዮች ስለ መስፈርቶች መረዳትና ለዋጋው ቅርጸት የመሳሰሉ በእያንዳንዱ ክፍል ከአቅራቢው ምን እንደሚፈለግ መለየት አለበት. እያንዳንዱ ሻጭ ትክክለኛውን የምላሽ ፎርሙን የሚያሟላ ከሆነ, ጨረታዎቹን በቀላሉ ለማወዳደር ያደርገዋል.