ሴሚናሩ እቅድ የሚያወጣው በጣም የተለመደ ክስተት ነው. አብዛኛዎቹ ሴሚናሮችም እንደ ½ ቀን ወይም ሙሉ ቀን መርሃግብር ይደረጋሉ. ለሴሚናር ለማቀድ ዝርዝር ለማዘጋጀት ፍላጎት ላላቸው ሴሚናሮች እቅድ ለማውጣት እና ስራን ለማከናወን ረቂቅ መዋቅር ያቀርባል.
እንዲሁም ለብዙ ቀናት ወይም ለበርካታ ክፍለ-ጊዜዎች እቅድ ለማቀድ ለዚያም ተመሳሳይ አቀራረብ ለመውሰድ ይሞክሩ. ሆኖም ግን, የሴሚናሩ መርሃ ግብር ዝርዝሮችዎ ረዘም ያለ ጊዜ ይኖራቸዋል.
01 - የዝግጅቱን ዓላማ ያረጋግጡ
- አድማጮች ማነው?
- የሴሚናሩ ርዕስ ምንድነው?
- የት መገኘት አለበት?
- ሰዎች ለምን ይካፈላሉ?
- የሴሚናሩ አጀንዳ ምንድነው?
02 - የ Apex ክስተት ዝርዝር መግለጫዎችን ይመልከቱ
የኮንቬንሽን ኢንዱስትሪ ካውንስል ለዝግጅቱ ዝግጅቶች በዝርዝር ለመከታተል ለዝግጅቱ ወይም ለጉዳዩ እቅድ አውጥቶ ለማገዝ የሚረዱ ምርጥ ልምዶች እንደመስጠት የሚረዱትን ተከታታይ መሣሪያዎች ያዘጋጃል. በነፃው የማውረድ መሳሪያዎች, ማንኛውም የክስተቶች እቅድ አውጪዎች ዝርዝር ጉዳዮችን ዝርዝር ለመፍጠር ያግዛል. ይህ የሚከተሉትን ያጠቃልላል ነገር ግን አይወሰንም-
- የክስተት መገለጫ (ቀን, ጊዜዎች, አካባቢ, ዕውቂያዎች ወዘተ)
- የክስተት አዘጋጅ / አስተናጋጅ መረጃ
- የአቅራቢ እውቂያ መረጃ
- የተገኝነት መገለጫ
- ቦታ ያስፈልጋል
- ምግብና መጠጥ
- A / V መስፈርቶች
- ተግባር / ክፍል ማዋቀር
03 - የክስተት መገለጫ ይፍጠሩ
አንዴ ዕቅድ በተዘጋጀው ዙሪያ ዙሪያ ከተነሱት መሠረታዊ ጥያቄዎች የተወሰኑ ጥያቄዎች ካሉ ለስብሰባው ሊሆኑ የሚችሉ ቦታዎችን ለማጣራት ጊዜው ነው. ከድርጅቱ አዘጋጆች / አስተናጋጁ ጋር ለመተባበር ምን ዓይነት የትዕዛዝ ቦታን እና ሴሚናሩ ለሁለቱም ለድርጅቱ እና ለእንግዶች በጣም ምቾት የሚኖረው የትኛው ቦታ ላይ ለመሥራት በጣም አስፈላጊ ነው (የሶስትዮሽ ዝርዝር መጨረሻ የሌለው ነው).
- አካባቢያዊ ሆቴል
- የአከባቢ የኮንፈረንስ ተቋም
- የግል የምግብ ቤት ቦታ
- የግል ክለብ ቤተ መዘክር / የስነ-ጥበብ ማዕከል
04 - የስምሪት ሴሚናር አስፈፃሚዎች እና የመወዳደሪያ ቦታ እቅዶች.
ብዙ ቦታዎች ያሉበት ሊሆን ለሚችለው የሴሚናር ግምቱን መስጠት ይችላሉ. የምግብ አቀራረብ ወይም የሽያጭ እውቂያዎች የሚከተሉት የ BEO መረጃ ያስፈልጋቸዋል.
- ለክስተቱ ሊሆን የሚችል ቀን (ዎች)
- የተሰብሳቢዎች ቁጥር
- የክፍል ውስጠ-ጥበብ (ክፍል ውስጥ, u-shape, ወዘተ)
- የክስተቱ ጊዜ (ማዋቀር / ማቃጠል ያለው መለያ)
- የምግብ እና መጠጥ መሟላት
- A / V ፍላጎቶች (ማያ ገጽ, ማይክ, ወዘተ ጨምሮ)
- የክፍል ማስተካከያ
ጠቃሚ ምክር: ለሆቴል ለክስተትዎ ከሆቴሉ ጋር ለመተባበር የኤ / ቪ ቴክኒሽያን ይከራዩ.
05 - አጀንዳውን አረጋግጥ እና / ወይም አዘጋጅ
ለዝግጅት ዕቅድ ከድርጅቱ አደራጅ / አስተናጋጅ ጋር በቅርበት ለመስራት ወሳኝ ነው. ምክንያቱም የክስተት አጀንዳ እስከ ቀኑ ትክክለኛ ቀን ድረስ ከመጀመሪያው ውይይት ጀምሮ ይለዋወጣል. ሁሉም የኑሮ ዘይቤዎች በተቀላጠፈ መንገድ መኖራቸውን ለማረጋገጥ ዕቅዱን ለመለወጥ ዝግጁ መሆን እና ከቦታ ጋር በቅርበት መስራት አለባቸው.
06 - የቢኦ ስምምነትን ያረጋግጡ
አንዴ ዕቅድ አውጪው የሴሚናሩ ተሰብሳቢዎችን እና የሎጅስቲክ ፍላጎቶችን ካወቀ በኋላ እሱ ወይም እርሷ የክስተቱን ቦታ እና ተያያዥ መስፈርቶችን ማረጋገጥ አለባቸው. አብዛኛዎቹ ስምምነቶች እቅድ አውጪው ከክስተቱ በፊት እስከ ጥቂት ቀናት ድረስ እንዲቀንስ / እንዲጨምር ዕድል ይሰጠዋል. ሆኖም ግን, ብዙ ስምምነቶች ቡድኖቹ ምን ያህል መጠን እንደሚቀንሱ ይገደዳሉ, ስለዚህ ይገመታል.
07 - የክስተት ግንኙነት እና ቁሳቁሶችን ይፍጠሩ
ይህ አንዳንድ እቅድዎች ሊሳተፉ ይችላሉ, ሌሎቹ ግን ላይሆኑ ይችላሉ. በመሠረታዊ ደረጃ, አንዳንድ የስብሰባዎች እቅድ አውጪዎች ለእያንዳንዱ የሚከተሉት ኃላፊነት አለባቸው.
- የክስተት ግብዣን በመፍጠር ላይ
- የህትመት አጀንዳ እና ሌሎች ይዘቶች
- የተካፈሉ ስጦታዎችን / ጥራሮችን ይጠብቃል
- የመለያ ባጆች በማምረት ላይ
- የመላኪያ ክስተት ምልክት እና ማሳያዎች
08 - ሎጂስቲክስን ለማጠናቀቅ ከተከበረው አስተናጋጅ ጋር በጥሩ ሁኔታ ይስሩ
ከክስተቱ በፊት አንድ የስብሰባ ዕቅድ አውጭው ከበዓሉ በፊት ተጠናቅቋል. ይህ የሚከተሉትን ማረጋገጥ ያካትታል-
- የክስተት ስፒከሮች
- የክስተት A / V መስፈርቶች
- የዝግጅቱ ተሳታፊዎች ብዛት
- የአስተናጋጆች ሚናዎችና ኃላፊነቶች
- የክስተት ቁሳቁሶች ፍላጎቶች (በርካታ ጊዜዎችን ይመልከቱ)
09 - የክስተት ዝግጅት
ለዝግጅቱ ዝግጅቶች በ BEO ሰዓት ላይ መፍቀድዎን ያረጋግጡ, እና ከክስተቱ በፊት ሁለት ሰዓት ያህል ለመድረስ ይመከራል.
ጠቃሚ ምክር: ሴሚናሩ በጠዋቱ የጊዜ ሰሌዳ ላይ ከተዘጋጀ, የቡድን ሽያጩን ያነጋግሩ ቡድናችሁ ቀደም ብሎ ማታ ማቋቋሚያ እንዲሰጥዎ ይጠይቁ (ነገር ግን በህዝብ ሥፍራ ምንም ዋጋ እንደሌለው አይተው).
ሁሉም የክስተት ቁሳቁሶች, እቃዎች, የምልክት ማሳያ, ማሳያዎች, የምስክር ወረቀቶች ሰንጠረዥ , የስም አርማዎች እና ተጨማሪ ለዝግጅቱ ዝግጁ መሆን አለባቸው.
ማስጠንቀቂያ- በቅድሚያ የድምፅ ማጉያ መነጋገሪያዎች አንዳንድ ጊዜ ከመጋቢት በፊት ስላይድ ይለውጣሉ, ከክስተቱ በፊት ከ 10 ደቂቃ በፊት ወደኃይል አቅርቦቱ የሚጨመሩ አዳዲስ ገለጻዎችን ያቅርቡ.
10 - የክስተት ድርጊቶች
ካዘጋጁ በኋላ ለሴሚናሩ ጊዜው አሁን ነው. እንደሚከተለው ይጠብቁ-
- አንዳንድ ተሳታፊዎች ቀደም ብሎ ቀደም ብለው ይመጣሉ.
- የተወሰኑ ተሳታፊዎች ሁልጊዜ ዘግይተው ይመጣሉ.
- በተደጋጋሚ ጊዜያት አንዳንድ ቴክኒካዊ ስህተቶች አሉ.