አጭር ማድረግ እንጂ መጋበዝ
Mim Carlson እና Tori O'Neal-McElrath, የ Winning Grants, ደረጃ በደረጃዎች, የሽፋን ደብዳቤው:
- ድርጅትዎን ወደ ትክክለኛ ሰው ያስተዋውቁ;
- ይህ ፕሮጀክት የዲሬክተሮች ቦርድ ድጋፍ ካስፈፀምዎት ጋር ያረጋግጡ.
- እና ምን እየጠየቁ እንደሆነ ይንገሩት ... ምን ያህል እና ምን እንደ ሆኑ.
የሽፋን ደብዳቤን ሲያካትቱ?
ለፕሬዚዳንቶች እና ለማዕከሎች የሽግግር ደብዳቤዎችን ይጠቀሙ, ግን ለፌዴራል ወይም ለክለድ የገንዘብ ድጋፍ ማመልከቻዎች አይደለም. እነዚያ ፈጣሪዎች የሚፈልጉት የሚፈልጉትን ብቻ ነው. የሽፋን ደብዳቤ አይጠይቁም.
የሽፋን ደብዳቤዎች ባህርያት
የሽፋን ደብዳቤዎ:
- አጭር
- ቶሎ ወደ ነጥብ ነጥብ ይሂዱ
- በፕሮጀክቱ ውስጥ ያለውን መረጃ ብቻ መሆን የለበትም
- ለአሳማሪው ገንዘቡን ምን ያህል እንደተረዳዎት እና የእርሰዎ እርዳታ ለቅኚው መስፈርቶች እንዴት እንደሚጨርስ ማሳወቅ አለበት
የበጎ አድራጎት ጽሁፎችን ደራሲን ቤቨርሊ ኤ ብራንግን ( Lent Writing for Dummies) ጸሐፊው ሙሉውን የአቅርቦት ጥያቄ ካጠናቀቁ በኋላ እና የፀደቁ ስሜት በሚሰጡበት ጊዜ የቢራ ደብዳቤውን ጽፈዋል. ብራንግንግ እንዲህ ይላል-
"ያንተን ታላቅ ስኬትን (የተጠናቀቀ የገንዘብ ጥያቄን) ስትመለከት, የአንተን የፈጠራ አስተሳሰብ, የቀኝህ አንጓ የአንተን ስሜት በማጥናት እና እቅዶችህ ዕቅዶችህን ለማሟላት ለሚረዳ ሰው ይኑርህ."
የሽፋን ደብዳቤዎን ማዘጋጀት
እነዚህን መሰረቶች ይከተሉ, እና ስህተት ሊሆኑ አይችሉም:
- የድርጅትዎን ፊደል ይጠቀሙ. በተጠናቀቀው የገንዘብ ስምምነት ላይ ባለው የሽፋን ደብዳቤ ላይ ተመሳሳይ ቀን ያድርጉት. የስጦታ ጥያቄን ለዋዋዩ የሚልኩበት ቀን ነው. በተመሳሳይ ቀን መጠቀም በመርጫ ፓኬጅዎ ውስጥ ያሉ ሁሉም ሰነዶች ያዘጋጃል.
- ለውስጣዊው አድራሻ (በደብዳቤው ራስ ላይ ይለጠፋል) ዋናውን ወይም ያተኮረውን ግለሰብ ስም እና ርእሰ ጉዳይ በመጠቀም, የገንዘብ ምንጭ ምንጮች ስም, አድራሻ, ከተማ, ግዛት, እና ዚፕ ኮድ ይከተላሉ. ይህንን መረጃ በስልክ ጥሪ ወይም ኢሜል ደግመው ያረጋግጡ. እንደዚህ ዓይነት መረጃ በተደጋጋሚነት ይለወጣል, ስለዚህ የአሁኑ ስም እና አድራሻ እንዳለዎ ያረጋግጡ. በተጨማሪም, የኤሌክትሮኒክ የክፍያ ማመልከቻ ሲያስገቡ, የተለየ ስም ላያወቁ ይችላሉ.
- በሰላምታዎ, "ውድ" ን ይጠቀሙ, እንዲሁም የግል መጠሪያ (ሚስተር, ሚስተር, ዶ / ር ሜሪስ, ወዘተ.), እንዲሁም የመጨረሻ ስሙን ተጠቀሙ. ደብዳቤውን ለአንድ ሰው ለማነጋገር በጣም አስፈላጊ ነው. ትክክለኛ ሰው እና ትክክለኛ የግል መጠሪያ ስለመኖራቸውዎ ለማረጋገጥ መሠረቱን ወይም የድርጅት ቢሮን ይደውሉ. እነዚህ ዝርዝሮች አስፈላጊ ባይመስሉም ጉዳዩ ግን አስፈላጊ ነው.
- የመጀመሪያው አንቀጽዎ አጭርና ትኩረት መሆን አለበት. ድርጅትዎን ያስተዋውቁ (ህጋዊ ስምዎ) እና ለፍቃድ ሰጪው ምን ያህል ገንዘብ እየጠየቁ እንደሆነ ይጠይቁ እና ለምን. ድርጅትዎ ምን እንደሚሰራ አንድ ዓረፍተ ነገር ወይንም አንድ ነገርን ያካትቱ እና ከዛም ድርጅትዎ ምን እንደሚሰራ የሚያሳይ አንድ ጥናት-ተኮር ያካትቱ.
- አንድ ወይም ሁለት አጠር ያለ አንቀጽ ይጻፉ. የፕሮጀክትዎን አላማ እና ከድል አድራጊው ሚስዮን ጋር የተገናኘ ወይም ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች በተመለከተ ምን እንደሚይዝ ይግለጹ. የዲይሬክተሮችዎ ዳይሬክተሮች ፕሮጀክቱን ሙሉ በሙሉ እንደሚደግፉ ያቅርቡ.
- ደብዳቤዎን ከአጠቃላይ ማጠቃለያ ጋር ያጠናቅቁ. ይህ የገንዘብ ድጋፍ ሽፋኑ ለፕሮጀክቱ የታለመ ታዳሚዎች ምን ማለት እንደሆነ ይደምሩ. እንደዚሁም ለጣቢያ ጉብኝት ግብዣንም ማካተት ይፈልጉ ይሆናል.
- እንደ "ታማኝነት" ያለ መዝጋት ይጠቀሙ.
- ደብዳቤው በአስፈጻሚ ዳይሬክተሩ ወይም በቦርድ ፕሬዚዳንት መፈረም አለበት, ወይም ሁለቱም. ከፋርማው በታች, ፊርማውን የመጀመሪያውን ስም, የመሃከለኛውን የመጀመሪያ, የመጨረሻ ስም, እና የሥራ መጠሪያ ይተይቡ. የ ED ወይም የቦርድ ፕሬዚደንቱ ደብዳቤውን ቢፈርሙትም, የመጨረሻው አንቀጽ መጨረሻ ላይ ጥያቄዎችን ለመመለስ ምርጥ የሆነ የተሻለ ሰው መረጃን አያካቱ.
- በደብዳቤው ግርጌ "ENCLOSURE" የሚለውን ቃል ይፃፉ (በሁሉም ፊደላት).
የሽፋን ደብዳቤው ምን ያህል ርዝመት ሊኖረው ይገባል?
አብዛኛዎቹ ባለሙያዎች የሽፋን ደብዳቤዎን በአንድ ወይም በአራት አንቀጾች በአንድ ገጽ ላይ ገደብ እንዳለዎት ይጠቁማሉ. አንባቢው ለማርገዝ ሙሉውን ሐሳብ ስላለው, ረጅም የሽፋን ደብዳቤን ማንበብ ስለፈለጉ ትዕግስት እንዳያደርጉት ማድረግ አለብዎት.
የሽፋን ደብዳቤዎ እና ዝርዝርዎ የቅጽበት ደብዳቤ (ኤኤፍኢ) ከተላኩ በኋላ የሙሉ መጠይቁን ጥያቄ እንዲያቀርቡ ከተጋበዝዎት ይለያያል ወይም ይህ ፕሮጀክት የድርጅትዎ የመጀመሪያ አተገባበር ከሆነ ለዚህ ልዩነት ሊለያይ ይችላል.
ናሙና የሽፋን ደብዳቤ
ሜሪ ስሚዝ, ፒኤች
የፕሮግራም ኦፊሰር
የማህበረሰብ ፋውንዴሽን
4321 የጋራ መስመር
ጥቂት ከተማ, YZ 55555
ውድ ዶ / ር ስሚዝ:
አንዳንድ የከተማ ከፍተኛ ማዕከላት ለኤንኤን ላቲኖ የማኅበረሰብ ማረፊያ ፕሮጀክት 50,000 የአሜሪካ ዶላር የገንዘብ ድጋፍ እንዲደረግላቸው በትሕትና ጠይቀዋል.
በየትኛውም ሀገር ውስጥ ትልቁ አዛውንት, በየቀኑ ከ 450 በላይ አዛውንቶችን በማገልገል በአገልግሎታችን ውስጥ ስላለው የተለመዱ ስነ-ሕዝብ ማወቅ እናውቃለን. እና ደግሞ አዳዲስ ፍላጎቶችን ለማሟላት በማዕከላዊ ማእከላችን እንድናድግ እና እራሳችንን ለማሻሻል ቆርጠን ተነስተናል. የከፍተኛ የላቲኖ ማህበረሰብ ድንገተኛ ሙከራ ፕሮጀክት ማዕከሉን በተሳካ ሁኔታ መቆጣጠር አለመቻሉን ለመወሰን የአንድ አመት ጥረትን ለመጀመር ያስችለናል.
- በእኛ ማዕከል በሚገኙ የላቲኖ ማህበረሰቦች ውስጥ ለሚኖሩ አዛውንቶች ለጤና እና ለማህበራዊ አገልግሎቶች ሁሉን አቀፍ አቅርቦት መስጠት, እና
- የአንዳንድ የከተማ ከፍተኛ ማዕከሎች ቦርድ, ሰራተኞች, እና በጎ ፈቃደኞች የባህል ብቃትን ማሳደግ እና ሙሉ ለሙሉ ማዋሃድ.
የፕሮጀክቱ ዳይሬክተሮች በዚህ ፕሮግራም ላይ በጣም የተደሰቱ ናቸው, እናም እነዚህን አገልግሎቶች ለሚፈልጉ ሁሉም ማህበረሰቦቻችን አዛውንቶች እጅግ ሁሉን አቀፍ እና ባህላዊ ብቃት ያለው ማዕከል መሆን እንችላለን. መርሃግብሩ በእውነቱ ውጤታማ ስለሆነ, የፕሮጀክታችንን ዓመታዊ ወጪ ከፊል ወጪዎቻችንን ወደ ዓመታዊ የሂሳብ ስራዎቻችን በጀት ለማካተት የፕሮጀክቱ ዋነኛ የአድራጎት ክፍል ሆኖ .
በዚህ ኘሮጀክት አማካኝነት ማዕከላዊው የጤና ጥበቃ መዳረሻ ላቲንስ, ማንኛውም ካውንቲዎች ቤተሰቦች እና ማዕከላዊ ማእዘናችን በአስራ አምስት ማይል ርቀት ውስጥ ሦስት ማህበረሰብ ክሊኒኮች ይሰጣል. በ A ገልግሎታችን A ቅጣጫ በየትኛውም የማንኛውም ሌላ የኮሚኒቲ ኤጀንሲ ውስጥ ስፓንኛ ተናጋሪዎችን A ማራጮችን እንቀበላለን.
ጥያቄያችንን በማቅረብዎ እናመሰግናለን. በሚቀጥለው ሳምንት ከእርስዎ ጋር ማንኛውንም ጥያቄ ለመመለስ እና የእኛን የፕሮጀክታችንን ብቁነት ለመወያየት እንድንችል እማራለሁ. በዚህ መሃል, ማንኛውም ጥያቄ ካለዎት, የእኛን የልማት ዲሬክተር ኮኒ ጆንስ በስልክ ቁጥር (555) 555-5555, x555, ወይም cjones@scsc.org.
በታላቅ ትህትና,
Jane Lovely
ዋና ዳይሬክተር
ማጣበቂያ
* ደብዳቤ በዊንጊንግ ግራንት, ደረጃ በደረጃ , ሁለተኛው እትም, ቶሪ ኦኔል ማክኤልራርት, ዦዜቢ-ባሳ, 2009.
የሽፋን ደብዳቤዎን ማቃለል ያለባቸው መንገዶች
- በጣም ብዙ መጻፍ. የሽፋን ደብዳቤዎች መግለጫ ጽሁፍ አይደለም, ወይም ደግሞ ሙሉ ዕቅድ አይደለም. አጭር እና ወደ ሃሳብ ያቁሙ. ጠቃሚ ምክር: ሌላ ሰው እንዲያነበው ያድርጉ. ያውቃሉ?
- ትላልቅ ቃላትን በመጠቀም . ለመመረቅ ከፈለጉ, ውስብስብ በሆነ መንገድ መጻፍ ተምረዋል. ያንን እዚህ አያድርጉ. አንድ ሰውን በማታለልዎ ለማስመሰል አይሞክሩም. የእርስዎን ጉዳይ ብቻ በተፈጥሯዊ መልኩ መግለጽ ይችላሉ. ጽሁፍዎን ይበልጥ ደጋግመው ሲናገሩ ካላወቁ እንደ ሂምዌይዌይ ያለ መተግበሪያ ይጠቀሙ. የእርሶ አረፍተ ነገሮችን ለማንበብ አስቸጋሪ በሚሆንበት ጊዜ እና በጣም አጥርቶ በሚያይ ከሆነ.
- ሰዋስዋዊ ስህተቶችን ማምጣት . ስለ ሰዋሰውዎ እርግጠኛ ካልሆኑ, እድሎችን አይውሰዱ. በ WORD ውስጥ የሰዋስውን ቼክ ተጠቀም, እናም እንደ ረቂቅ የመሰለ መተግበሪያን ረቂቅህን አሂድ. ነጻ ስሪት አለ, ነገር ግን የሚከፈልበት ስሪት ከተለመደው አስፈላጊ ሰዋስው ፍተሻ በላይ ነው.
የሽፋን ደብዳቤዎን እንዴት ማረጋገጥ ይችላሉ?
የሚያሳዝነው ግን የእርዳታ ጥያቄዎ በአማካይ ዓመት ውስጥ መደበኛውን መሠረት የሚያዩትን በመቶዎች ወይም ሺዎች ውስጥ ሊሆን ይችላል. የሽፋን ደብዳቤዎ መክፈቱን ወደ ቀጣዩ ደረጃ ወደ ገንዘብ ለመውሰድ ልዩነት ሊፈጥር ይችላል. ግን እንዲታወቅህ ማድረግ የምትችለው እንዴት ነው?
ምንም ነገር "ሞቂ" አይሞክሩ. ፋውንዴሽን ባለስልጣናት አይታሰቡም. ነገር ግን ይህንን ተልዕኮ በተሻለ መንገድ ሊያከናውን የሚችል ድርጅትዎ ለምን እንደሆነ አንቀጽ ማካተት ይችላሉ. የአንተን የፉክክር ድርጅቶች ይመርምሩ እና እርስዎ እንዴት እና የት እንዳሻሉ ለማወቅ ይገመግማሉ. ይህ በሠራተኞችዎ እና በፈቃደኞችዎ ጥንካሬዎ, በዚህ ችግር ካለዎት ልምድዎ ወይም ከሚደሰቱ ማህበረሰብ ድጋፍ ጋር ሊሆን ይችላል.
የተፎካካሪዎችን ስሞች መጥቀስ ወይም መንቀፍ አያስፈልግዎትም. ጠንካራ ጎኖችዎን ብቻ ያድርጉ. ይህ በቢሮው ውስጥ ከሌሎች ጋር ለመመካከር ጥሩ ጊዜ ነው. ጥቂት ሰዎችን አንድ ላይ ይሳቡ እና የእርስዎን ትርፍ ትርፍ እንዴት የላቀ እንደሆነ ሀሳብ ይገንዘቡ.
መርጃዎች
ለ Grantseekers , ሁለተኛ እትም, ቼሪል ክላርክ, ጆሴቢ-ባሳ, 2009, ግዛ ከአማዞን ይግዙ.
አሸናፊ የገንዘብ ድጎማ ደረጃ በደረጃ: ለማቀድ, ለማዳበር እና ለመፃፍ የተጠናቀቀ የኃይል መጽሐፍት, የተሳካላቸው እቅዶች, 4 ኛ እትም, ቶሪ ኦኔል-ማክኤልራርት, ጆሴቢ-ባሳ, 2008, ይግዙ ከ Amazon
ለዲምሚዎች , የ 5 ኛ እትም, ቤቨርሊ ኤ ቦሊንግ, ዋይሌ, 2014. ከ Amazon
ወደ የበጎ አድራጎት ፕሮፖዛል እንዴት እንደሚጻፍ ይመለሱ .