የኮርፖሬት ስብሰባ ደቂቃዎች ለምን መውሰድ አለብዎት?
የኮርፖሬት ስብሰባዎችዎን ደቂቃዎች ለመውሰድ እና ለመመዝገብ ብዙ ምክንያቶች አሉ.
ስብሰባዎችን የሚወስዱበት የመጀመሪያውና ዋነኛው ምክንያት እርስዎ የወሰዱት ውሳኔ መዝገብ ነው. ቦርዱ ውስጥ ከጥቂት ወራት በፊት በቦርዱ የሰጡትን ውሳኔ ማንም ሰው ማስታወስ የማይችልበት ቦርድ ስብሰባ ላይ ተቀምጫለሁ. ለንግድዎ በጽሑፍ የሆነ ነገር ካለ,
የኮርፖሬት ቦርድ ደቂቃ ሁለተኛው ምክንያት ተጠሪ እና ተጠያቂነት አላማዎች ነው. የቦርድ አባላት በአስተማማኝ አካል ላይ ናቸው. እነሱ የኮርፖሬት አክሲዮኖች ያስቀመጧቸውን ገንዘብ አስመልክቶ ውሳኔዎችን እየወሰዱ ናቸው, እናም ለኮንታራቱ ከፍተኛ ጥቅም እና ምንም ወለድ ሳይጋለጡ በጥሩ አሠራር መኖራቸውን ማረጋገጥ ያስፈልጋቸዋል. የቦርድ ስብሰባዎች ቦርዱ ቦርዱ በጥሩ እምነት መስራታቸውን እና ለድርጊታቸው ተጠያቂ እንዳይሆኑ ያረጋግጥላቸዋል .
ሦስተኛው ምክንያት ለግብር አላማዎች ነው. ኮርፖሬሽን ከግለሰብ ባለአክሲዮኖች የተለየ አካል ነው. ይህን መለያ እየጠበቁ እንደሆነ ለማረጋገጥ, የቦርድ ስብሰባ ደቂቃዎች መዝገብ ያቅርቡ.
ያለ እነሱ, የ IRS ወይም የስቴት ኤጀንሲዎች የንግድ ድርጅቱ የግብር አቋምን መቃወም ይችላሉ. ኮርፖሬሽን የማያስተናግድ ኩባንያ ከባለቤቶች ጋር ተለይቶ የሚንቀሳቀስ አካል መሆን አስቸጋሪ የግብር ሁኔታን ይፈጥራል.
የድርጅቱ አባላት ጊዜያቸውን የሚያባክን ረዥም ጊዜ ዓላማ የሌላቸው የቦርድ ስብሰባዎች መካከል የቦርድ አባላት ኃላፊነታቸውን እየፈጸሙ እና እየጠበቁ መሆናቸውን በማስታረቅ ረገድ ሚዛናዊ ሚዛን አላቸው.
በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ያንን ሚዛን እናስተካክላለን.
አሁን የቦርድ ስብሰባ ጊዜ ለመውሰድ ምክንያቶች ከተነጋገርን በኋላ, የንግድ ስራዎች አንዳንድ ስህተቶች እና አንዳንድ እርማቶችን እንዴት እንደሚያስተካክሉ ላይ ኣንዳንድ ነጥቦች ኣይደናል.
ከስብሰባው በፊት አሠራር መፍጠር እና ማሰራጨት አይቻልም
በቦርዱ ስብሰባዎች ውስጥ በሚገኙ ኮርፖሬሽኖች ሌላ ትልቅ ስህተት በስብሰባው ስብሰባ አጀንዳ ማዘጋጀት እና አጀንዳዎችን እና አግባብነት ያላቸው ሰነዶችን ከስብሰባው በፊት እንዳያሰራጩ. አጀንዳው በአጀንዳው ውስጥ ላለው እያንዳንዱ ንጥል የተወሰነ ጊዜን ማካተት አለበት. የተወሰኑ አጀንዳዎች ስብሰባው በተቀላጠፈ ብቻ እንዲካሄድ ከማድረግ ባሻገር ቦርዱ (እና ማይከሌ ደቂቃውን ሲያነበው) የአጠቃሊይ ጉዳዩች ሁለንም አንፃራዊ እዴገት ያውቃሌ.
ይህ ማለት አጀንዳው አስፈላጊ እና አስቸኳይ ከሆነ አጀንዳ ላይሆን ይችላል ማለት አይደለም. ነገር ግን እቃዎችን ወደ ምርጫ አጀንዳ በመምረጥ በድምፅ ሊታከሉ ይችላሉ. እና በጣም አስቸኳይ የሆኑ ጉዳዮች በአስፈፃሚዎች እንጂ በቦርድ ሳይሆን በአስቸኳይ ሊከናወኑ ይገባል.
የቦርድ ስብሰባ ደቂቃዎች አስፈላጊ ክፍሎች ይጎድላሉ
የቦርዱ ስብሰባ ስብሰባ አብነቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- የ ቀን, ሰዓት, እና ቦታው
- መጀመሪያ እና መጨረሻ ጊዜ, እና በአጀንዳው ለተወሰኑ ንጥረ ነገሮች የተመደበ ጊዜ
- የየትኛው የቦርድ ስብሰባ - መደበኛ, ልዩ ወይም ዓመታዊ (ሁሉም ግዛቶች ኮርፖሬሽኖች ዓመታዊ ስብሰባ እንዲኖራቸው ይጠይቃሉ)
- በስብሰባው ላይ ዳይሬክተሮችን, እንግዶችን እና የሰራተኞች አባላትን እና የትኞቹ የቦርድ አባላት አልተገኙም. የሚዘገይ ወይም የሚወጣ ሰው ስሞች ሁሉ መታወቅ አለባቸው.
- ምልአተ ጉባኤ ተገኝቶ አለመሆኑን በመጥቀስ. ማንኛውም ድምፅ ለመስጠት ለማንኛውም ኮርፖሬሽን የኮርፖሬት ሕጎች አስፈላጊ ነው. የአባል ቡድኑ መስፈርት በአብዛኛው ከአባላቱ ከግማሽ በላይ ነው. ለምሳሌ ለ ዘጠኝ አባላት ለቦርድ አባላት አምስት አባላት መገኘት አለባቸው.
- አቀራረቦች በኮሚቴዎች ወይም በሌሎች ከተሰጡ, የአቀራረብ ስሞችን እና የማዕረግ ስሞችን ያካትቱ.
የስብሰባ አፈፃፀም በጣም ብዙ ናቸው
ትልቁ ስህተት ቦርድ መግለጫዎች ስለ ውይይቶች (አንዳንዴ መከራከሪያዎች) እና ሂደቶችን በተመለከተ ዝርዝር መረጃ መጠየቅ ነው. ስብሰባዎቹ የውሳኔውን ውጤቶች የሚያንፀባርቁ መሆን አለባቸው እንጂ በውይይቱ ውስጥ ማን አይሆንም. እስቲ የእርስዎ ቦርድ አዲስ የምርት ምርቶችን ለመሸጥ በአንድ ድምጽ ላይ ድምጽ በመስጠት እንበል.
የስብሰባው ደቂቃዎች << አዲስ የቅመማ ቅመሞችን ለመጨመር አቀራረብ >> የሚል ምልክት ማቅረብ አለባቸው. የቡድኑ ውይይት ካለ የውይቱን ርዝመት መዝግቦ መያዝ እና ስለ አጠቃላይ ውይይቶች ዝርዝር መረጃ መስጠት አያስፈልግዎትም.
ያልተወሰነ ደቂቃዎች በቂ አይደሉም
በሌላኛው ጫፍ ደግሞ የተወሰኑ ደቂቃዎች መረጃን ለመስጠት እና አባላቶቹን ከችግር እንዲወጡ ለማድረግ በቂ አይደሉም. ውሳኔው በአንድ ድምጽ ካልተስማማ, የትኞቹ የቦርድ አባላት ይፋሉ, ይርገበገባል, (መታገል ያቀረበው ለተፈጠረው ግጭት ምክንያት ከሆነ).
የሁሉም ውይይቶች ፍንዳታ-መቅንበጭ ባይኖርም, ወይም ማን እንደ ተናገር. ነገር ግን የውይይቱ መንፈስ ለማንፀፍ በደቂቃዎች ውስጥ በቂ መረጃ ሊኖር ይገባል.
የቦርዱ ስብሰባዎች በጣም ረጅም ናቸው
ማንም ሰው ረጅም ስብሰባዎችን አይመኝም, ነገር ግን ስብሰባውን እና ደቂቃዎችን ያሳጥሩባቸው አንዳንድ መንገዶች አሉ. የስምምነት አጀንዳ በመፍጠር የቦርድ ስብሰባ ጊዜን ማስቀመጥ ይፈልጉ ይሆናል. በመሠረቱ, ይህ አጀንዳ ያለ ውይይትም በፍጥነት ሊነሱ የሚችሉ ጉዳዮች ዝርዝር ነው. ዝርዝሩ ከቀደመው ስብሰባ ከተደረጉ ስብሰባዎች, ፋይናንስ, እና ኮሚቴዎች ወይም ዋና ሥራ አስኪያጅ ሪፖርቶች ሊያካትት ይችላል.
የስብሰባው አጀንዳ እና ሪፖርቶቹ እና ሌሎች መረጃዎች በስብሰባው ፊት መገኘት አለባቸው, በዚህም አባላቱ እንዲያነባቸው እድል እንዲኖራቸው. ከዚያም ስብሰባው የስብሰባው ሂደት አካል ነው. ማንኛውም የቦርድ አባል ስለ ስምምነቱ አጀንዳ ጥያቄ ወይም ስጋት ሊነሳ ይችላል, ነገር ግን ጉዳቶች ባይኖሩ, አጠቃላይ የስምምነት አጀንዳ በአንድ ጊዜ ድምጽ ሊሰጥ ይችላል.
የተሳሳቱ ውሳኔዎች ዓይነት
የኮርፖሬት ቦርድ አጠቃላይ ፖሊሲን ይወስናል. የዕለት ተዕለት ውሣኔዎች በዚህ ፖሊሲ መሰረት በኩባንያው አስተዳዳሪዎች ይፈጸማሉ. አንዳንዴ በቦርሳዎች ላይ ለመድረስ እና ለድርጅቱ የተሻለውን ውሳኔ ለመወሰን ይሞክራሉ.
ደቂቃዎችን አያፀድቅም
በቦርዱ ስብሰባዎች ላይ በሂደት ስብሰባዎች ላይ, ደቂቃዎች ለማፅደቅ ለመርሳት እየሞከረ ነው. ነገር ግን መድረክው በደብዳቤው እና በትምህርቱ ላይ የተመሰረተ መሆኑን በትክክል ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው. ደቂቃዎች እስኪጸድቅ ድረስ "ረቂቅ" ይቆጠራሉ.
የስብሰባ ደቂቃዎች መዝገቦችን አለመያዝ
ለኮንደኛዎቻችን ጥሩ ጊዜዎች ለመቆየት ከሄዱ በኋላ ሁሉንም የድርጅት ስብሰባዎችዎን ደህንነቱ በተጠበቀ እና ተደራሽ ለማድረግ መዘንጋት የለብዎ. ደቂቃዎች በአንድ ኮርፖሬሽን ሪኮርዶች ውስጥ ወይም "በደመናው" ውስጥ በመለያዎች በተጠበቀው ፋይል ውስጥ ለማቆየት ሂደትን ያዘጋጁ.
የኮርፖሬሽኑ ዋና ጸሐፊ ያለውን ሚና ለመለቃቀም በመርሳት
የኮርፖሬት ደቂቃዎች አብዛኛው ተግባራት በኮርፖሬሽን ፀሐፊው ስር ናቸው. ጥሩ የኮርፐረራል ጸሐፊ ስነ ጥበብ ሲሆን እነዚህ ግለሰቦች አብዛኛውን ጊዜ በቂ አይሆኑም. ለእዚህ ሰው "አመስግና" ብለው ይንገሯቸው.
በዲሬክተሮችዎ አማካሪ እንደ ጠበቃ አያካትትም
በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ያለው መረጃ ታክስ ወይም የህግ ምክር እንዲሆን የታቀደ አይደለም, ደራሲውም የህግ ጠበቃ አይደለም. የእርስዎ ኮርፖሬሽን የግል ወይም ህዝባዊ (በይፋ ለሽያጭ የተያያዙ ማጋራቶች) ከሆነ, የኮሚኒቲን ደቂቃዎች እንዴት እንደሚወስዱ እና እርስዎን እና ቦርድዎ እንዳይጠበቁ ለማረጋገጥ አስፈላጊ በሆኑ የቦርድ ስብሰባዎች ላይ ለመሳተፍ ጠበቃዎች ሊኖሯቸው ይገባል.