በእነዚህ ምክሮች አማካኝነት የባለሙያ የንግድ ደብዳቤ ቅጅን ይቅረጹ
ትክክለኛ የቢዝነስ ደብዳቤዎች
በዩናይትድ ስቴትስ ውስጥ ያሉ የንግድ ደብዳቤዎች አራት የተለመዱ የቋንቋ ቅርጾችን ይጠቀማሉ. እንደ ሌላ አይነት ቅደም ተከተል የተቀመጠው ለሌሎች አገሮች የተለዩ ልዩነቶች.
ሁሉም ተገቢ የንግድ ደብዳቤ ቅርፀቶች ተቀባይነት አላቸው, ነገር ግን እገዳው በጣም የተለመደ ነው.
የቅጥር ደብዳቤ ቅርጸት: የተለመደው የጋራ ፊደል ቅርጸት በሁሉም የግራ ህዳግ ጽሁፎች ሁሉ ተመስርቷል. አንቀጾቹ በእጥፍ መጠናቸው እና ሁሉም መስመር ጽሑፍ ነጠላ ርቀት. ኅዳጎቹ አንድ ኢንች መደበኛ የጽሑፍ ማቀናበሪያ ቅንጅት ናቸው. (የቅዱስ ቅፅ ቅርጽ ያለውን ምስል ይመልከቱ).
ከፊል አጨራረስ ደብዳቤ: ለግማሽ ማቆያ ክፍተት በቃላቱ እና በአማራጭ ማእቀፍ መካከል ያለው ልዩነት የአካላዊው ፅሁፍ ቅሬታ እንዲነሳ ከማድረግ ይልቅ የእያንዳንዱ አንቀጽ የመጀመሪያ መስመር ወደ ውስጥ ገባ ማለት ነው.
አማራጭ የእግድ ደብዳቤ ቅርፀት: አማራጭ የእንግሊዝኛ ቅፅ ዓይነት የመልሶ መቀበያ , ቀን, መዝጋት, ስም, ርዕስ እና ፊርማ ወደ ገጹ ግራ በኩል ይንቀሳቀሳሉ.
ቀለል ያለ የፓስታ ቅርፀት ይህ ቅርፀት አንድ ዓይነት ልዩነት ከሌላቸው የአድራሻው ተመሳሳይ ባህሪያት ይወስዳል, ሰላምታ ወይም ሰላምታ ይወገዳል. የተቀባዩ ጾታ ወንድ ወይም ሴት, ወይም ወይዘሮ ወይም ማስትር ባለበት የማያውቁት ቅርጸት ነው.
የንግድ ደብዳቤ ክፍሎች
- የመመለሻ አድራሻ: የኩባንያ ደብዳቤ ቢያስይዙ ይህንን ክፍል መዝለል ይችላሉ. ሙሉ የንግድ አድራሻዎን ያካትቱ እና ህጋዊ የንግድ ስምዎን ያካቱ. በተቀባዩዎ አስፈላጊ ከሆነ የኢሜል አድራሻዎን ወይም የስልክ ቁጥርዎን ማካተት ይችላሉ.
- ቀን- ወር, ቀን, ዓመት ቅርፀትን ይከተሉ. የእርስዎ ቀን እጩ ወደ ደብዳቤው ትክክለኛውን ፖስታ ቀን ያድርጉት.
- የተቀባይ ስም እና አድራሻ: ደብዳቤውን የላኩትን የእውቂያ ስም ሙሉ ስም እና አድራሻ ያካትቱ. አስፈላጊ ከሆነ ከግለሰቡ የስልክ ቁጥር ጋር አብሮ ሊገባ ይችላል.
- ሰላምታ- ለግለሰብ ደብዳቤዎ ሰላምታ መስጠት እና ለንግድ ደብዳቤዎ በኮሞደል መጨረስ ይችላሉ.
- ርእሰ አንቀፅ የጋዜጣውን ርዕሰ ጉዳይ በግልፅ ሲገልፅ, ተቀባዩ, ደብዳቤዎ ስለ ምን እንደሆነ አውዱን በፍጥነት ይረዳሉ.
- ሰውነትዎ : የርስዎ ፊደል አጀማመር በመጀመርያ ማን እንደሆንዎና ደብዳቤው ላይ ማመልከት አለበት. የተወሰኑ አንቀጾች አካባቢያዊ ችግሮችን ወይም ችግሩን ያቀርባሉ. በድርጊት ጥሪ አማካኝነት ሰውነቱን ይዝጉ. እያንዳንዱ የቢዝነስ ደብዳቤ ለአንባቢዎ የተገደበ ጊዜ ግምት ውስጥ ያካተተ መሆን አለበት.
- መዝጋት: እዚህ ጋር "እንደ መልካም ነገር" ወይም "ታማኝነት ባለው" ማንኛውም አይነት መደበኛ ቅርጸት መምረጥ ይችላሉ.
- ፊርማ: ስምዎን እንደ ደብዳቤዎ አንድ ዓይነት አድርገው ይፃፉ. ስም እና ርእስ: ሙሉ ስምዎን እና የስራዎን ማዕረግ ያካትቱ.
- Encloses and CC: ተጨማሪ ማስረጃዎችን የላኩት የማቆያ መስመሮችን ካካተቱ እና የደረሰ ሌላ ሰው ኮምፓስ ሲጨምር ከሆነ ነው. ወይም የሌላው ተቀባዩ ወይም ተቀባዮች ግልባጭ.
የእርስዎን የ Word ማቀናበሪያ ፕሮግራም በመጠቀም በአግባቡ የተቀረጸ የንግድ ደብዳቤ የመፍጠር ሙሉውን ሂደት ቀለል ያደርገዋል.
በ "Microsoft Word" ውስጥ ወደ "መሳሪያዎች" ተግባር በመሄድ "ደብዳቤዎች እና ደብዳቤዎች" የሚለውን በመምረጥ በ "Letter Wizard" ላይ ጠቅ ያድርጉ. ዊዛው በእያንዳንዱ መስክ በኩል ይጠይቅዎታል እና ቅርጸት እንዲመርጡ ያስችልዎታል.
ትክክለኛ የንግድ ደብዳቤ ቅርጸትን በመጠቀም የንግድ ስራዎ የበለጠ ባለሙያ እንዲሆን ለማድረግ አንዱ እርምጃ ነው. በንግድ ስራዎ ላይ ትክክለኛውን ስሜት እንዲሰማዎት ጊዜ ይመድቡ.