የንግድ ባለቤቶች ብዙውን ጊዜ ለህዝቡ የሚያስፈልገውን የፋይናንስ መረጃ መስጠትን መፍራት, ሙሉ ቁጥጥርን በመፈለግ እና የሠራተኛ ሠራተኞችን ዋጋ ለመቀነስ ለሚፈልጉት በርካታ ምክንያቶች የራሳቸውን የሂሳብ መዝገብ አያይዘው ይይዛሉ. እነዚህ ምክንያቶች ለጅማሬዎች እና ትናንሽ ክዋኔዎች ብቻ ቢሆኑም, የእርስዎ የንግድ ስራ እያደገ ሲሄድ, ተጨባጭነት ያድጋሉ. አንዳንድ ባለቤቶች የሂሳብ ስራዎችን ወደታመኑ የቤተሰብ አባላት ወይም ሰራተኞች ውክልና ያካሂዳሉ, ነገር ግን በጣም ስኬታማ እና እውቅና ያላቸው ስራ ፈጣሪዎች ሂሳብ እና ፋይናንስ ለንግድ ስራ ሕይወት የሚገባ ደምብ እና ከተሰማሩ የፋይናንስ ባለሙያዎች ባለሙያ ማኔጅመንት መሆናቸውን በፍጥነት ይማራሉ.
በአብዛኛው የንግድ ስራዎች ውስጥ ያሉት ሶስት ዋና የፋይናንስ ስራ አስፈፃሚዎች የሂሳብ ተቆጣጣሪ ወይም የሒሳብ ባለሙያ, ተቆጣጣሪ እና ዋና የፋይናንስ ኦፊሰር ወይም CFO ናቸው.
እንደ ንግድ ባለቤትነትዎ, ለእነዚህ የስራ መደቦች ኃላፊዎችዎን እራስዎ መቆጣጠር ወይም ለስራ ባልደረባ ወይም ለሚያምኑ አጋሮች ውክልና መስጠት ይችላሉ, ነገር ግን ንግድ በሚበዛበት ጊዜ አብዛኛዎቹ ባለቤቶች ሙያዊ ባለሙያዎችን ጠንካራ ዋጋ-ዋጋ ጥቅም እንዲያገኙ እያደረጉ እንደሆነ ሲገነዘቡ እራሳቸውን ወደ ኮር የንግድ ጉዳዮች. የሒሳብ ባለሙያዎችን መቅጠር ውጤቶች የሚከተሉትን ያጠቃልላል --- ነገር ግን አይወሰኑ-
- በማምረቻ ሂደቱ, በሻጭ አሠራር, በቢሮ ስራዎች እና በሰራተኞች አስተዳደር ውስጥ ወጪ ቆጣቢዎችን ማግኘት
- በግብር ላይ ገንዘብን ማስቀመጥ
- እጅግ በጣም እየጨመረ የሚሄድ የውስጥ ወረቀትና የውጭ ዘገባዎችን ማስተዳደር
- ከኢንሹራንስ ሽፋን, የሂሳብ አያያዝ አስተዳደር, የልዩ ልዩ ሁኔታ እና የበጀት ቅበላ ግምገማዎች ጋር የተዛመዱ አደጋዎችን በመቀነስ የፋይናንስ ደህንነት መረብ ማውጣትን
- እቅድ ማውጣት
- የደሞዝ ክፍያን አያያዝ
- ቀልጣፋ የማካሄድ ስራዎች እና ትርፍ ማትረፍ
- ካላቸው የጊዜ ገደብ, ያልተለመደ የደመወዝ ሒሳብን በማስላት, የፍጆታ ሂሳቦችን ለመክፈል ረስተዋል እና ጊዜ-ተኮር የንግድ ሥራ እድሎችን የሚጎዱ ቅጣቶችን, ቅጣቶችን, ዝቅተኛ የክሬዲት ደረጃዎችን እና የወለድ ክፍያን በማስወገድ
እንዲያውም አብዛኞቹ የንግድ ተቋማት የዕለት ተዕለት ሥራቸውን ለማከናወን ሙያዊ ባለሙያዎችን በመቅጠር ገንዘብ ይቆጥራሉ.
ሆኖም, እንደ ንግድዎ መጠን, ኢንዱስትሪዎ እና ሌሎች ነገሮችዎ መጠን, የግማሽ ሰዓት ሥራ አስኪያጅ ያስፈልግዎት ወይም መቆጣጠሪያ እና ዋና ገንዘብ ያዥ (CFO) ያካተተ ሙሉ የፋይናንስ ሰራተኞች ሊፈልጉ ይችላሉ. ንግድዎ ምን እንደሚያስፈልግ የፋይናንስ ሰራተኞች ምን እንደሚወስኑ መወሰን በብዙ ነገሮች ላይ የተመሰረተ ውስብስብ ውሳኔ ነው. ፍላጎቶችዎ በጊዜ ሂደት እንደሚለዋወጥ እና ንግድዎም በተሳካ ሁኔታ እያደገ ሲመጣ እነዚህን ሁሉ ቦታዎች ላይ ማሽከርከር ይችላሉ. የሚከተሉት ክፍሎች እያንዳንዱ ባለሙያዎ ምን እንደሚያደርግ እና ከእነዚህም ገንዘብ ነክ ልዩ ባለሙያቶችዎ ውስጥ መቼ እንደሚፈልጉ ያብራራል.
ጠቃሚ የመጽሐፍት መቆጣጠሪያ ተግባራት
አብዛኞቹ የሂሳብ አያያዝ ሰራተኞች በድርጅቱ ውስጥ ቀድሞውኑ የተቀመጠውን ገንዘብ በንግድ ሥራ ስትራቴጂ ላይ ያን ያህል ተጽዕኖ አይኖረውም. መዝጋቢዎች በሂደት ላይ የተመሠረቱ ሲሆኑ ስለወደፊቱ የንግድ ልውውጦች ይወስናሉ. ተሰጥኦ ያለው የመጽሐፍት ተቆጣጣሪ አማራጮችዎን ያብራራልዎታል, መዝገቦችን እና ሪፖርቶችን ወቅታዊ ያደርጉ, በመጽሀፎቹ ላይ ልዩነቶች ይለያሉ, እና ወጪ ቆጣቢ ሀሳቦችን ይደግፋሉ, ነገር ግን ዋና ስራዎቸን ንግዱን እና የገንዘብ ልውውጦቹን ይዘርዝሩ እና ሪፖርቶችን ያጠናቅቃሉ. የኩባንያ መዝገብ ቤት ኃላፊዎች አንዳንድ የተለመዱ ተግባራት የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- ሽያጮችን, ወጪዎችን, ሂሳቦችን መከፈል እና ሂሳቦችን መቀበል
- የአቅርቦቶች, የቢሮ ወጪዎች, የኪራይ, የፍጆታ ቁሳቁሶች እና ሌሎች ቋሚ እና ተለዋዋጭ ወጪዎች ክትትል
- የደመወዝ , የግብር መያዣ, የሽያጭ ታክስ አካውንት, የደመወዝ ቅናሽ እና የኢንሹራንስ ተቀናሾች ማቀናበር
- በጣም አስፈላጊ የሆኑ ቅጾችን እና ወረቀቶችን በሚገባ ማጠናቀቅ እና በጥንቃቄ ማስቀመጥ
- ለአስተዳደር, ለመንግሥት ወኪሎች, ለክያዳሪዎች, ለሠራተኞች እና ለባለጉዳዮች በየቀኑ, በየሳምንቱ, በየወሩ, በየሩብ ዓመቱ እና በየዓመቱ ሪፖርቶች ማዘጋጀት
- ክፍያዎችን በወቅቱ መክፈል
- አማራጭ አቅራቢዎችን በመመርመር እና ወጪዎች ንጽጽር በማፈላለግ ላይ
- እንደ ቆሻሻን, አላግባብ መጠቀምን, ማጭበርበርን እና ስርቆትን ያሉ ችግሮችን ለይቶ ማወቅ
- የመከታተያ ቁሳቁሶች, አቅርቦቶች, የተከለከሉ እና የሰው ሀብቶች
- ቀረጥ, በየወሩ ወይም በየአራት ወራቱ ለክፍለ ከተማ, ለክልል, ለአይ.ሲ.ኤስ., የሥራ አጥነት ወኪሎች እና ለኢንሹራንስ ኩባንያዎች ግብር መክፈል
- የንግድና የሰራተኞች ኢንሹራንስ እና የጤና ፕላኖችን ማስተዳደር
- የኩባንያ መዝገቦችን መጠበቅ
- ግምትን ለማግኘት እና ማግኘት እና ክፍያውን መስጠትና ሰዎችን ማደስ
- የተጠያቂነት ጉዳዮችን በመፈተሽ ላይ
- የደንበኞች ክሬዲት እሴቶችን በውስጥ እና ለንግድ ስራ ብድር ከውጪ አስመጪዎችና ከውጭ አበዳሪዎች ማስተናገድ
ለክፍያ መቆጣጠሪያ መቼ መረጥ እንዳለ ማወቅ
አብዛኛዎቹ የንግድ ድርጅቶች ባለቤቶች, በተለይም በእንንት ስራ ፈጣሪነት ያላቸው, ሁሉም የንግዱ እንቅስቃሴዎቻቸው ላይ እንዲተገበሩ ይበረታታሉ, እና በሂሳብ አሠራር በሁሉም ሊገኙ በሚችሉት ሶፍትዌሮች ዘንድ ቀላል ናቸው. የቢዝነስ ባለቤቶች መጽሃፎቹን ለማስቀመጥ ሙሉ ለሙሉ ይቻላል, ነገር ግን ንግዱ እያደገ ሲሄድ ጥሩ ሀሳብ አይደለም. የወረቀት ስራዎ ጊዜዎን, ሥራዎን እርካታዎትን ወይም ቅልጥፍናን ሊያስተጓጉል ሲችል, የመፃሕፍት ቆጣሪን መቅጠር ግምት ውስጥ ያስገባል. የሙሉ ጊዜ ሰራተኛ መቅጠር እና እንዲያውም እንደ የደመወዝ ክፍያ የመሳሰሉ የሂሳብ ስራውን ሙሉ በሙሉ ወይም በከፊል መጨመር ሊያስፈልግዎት ይችላል. ከሚከተሉት አንዱ የሚከተለው ለእርስዎ እና ለንግድዎ የሚሠራ ሆኖ ከተገኘ የቀጣሪ መቁጠሪያን ጠቃሚ ያደርገዋል:
- የሂሳብ አያስተውሉም ነገር ግን ማወቅ የሚፈልጉትን ሁሉንም ነገር ለእርስዎ ለማሳወቅ ሶፍትዌሩን እመኑ.
- ስለ የግብር ኮድ እና የግብር መሻሪያ ዘዴዎች አታውቁም.
- በአጭር ጊዜ ውስጥ የእርስዎ ንግድ ፈጣን እድገት ታገኛለች.
- ባለሃብቶች, አበዳሪዎች ወይም ባለአክሲዮኖች በባለሙያ የተዘጋጁ ሪፖርቶችን ይፈልጋሉ.
- አዳዲስ መጽሐፎችን በማዘጋጀት ጊዜያትን ወይም አዲስ ንግድ ከመስጠት የበለጠ ጊዜን እየወሰዱ ነው.
- ወደ ተለየ ክልል, ኢንደስትሪ ወይም የምርት ውጤቶች መስመር ለማስፋፋት እቅድ አላችሁ.
- ንብረቶችን መግዛትን, መሸጥ ወይም የንግድ ልውውጥ ይፈልጋሉ.
- መጽሐፍትዎ ኦዲት ይደረጋሉ ተብሎ ተነግሮዎታል.
የቀመር መቆጣጠሪያን መቅጠር አሰቃቂ ሂደት መሆን የለበትም ምክንያቱም ስራውን ወደ ባለሙያ የሂሳብ አያያዝ ኩባንያ በማሰማራት መጀመር ይችላሉ. ይህ ማለት የሂሳብ አያያዝን, የሂሳብ መቆጣጠሪያዎችን መቅጠር ወይም የሒሳብ ባለሙያዎችን ወይም ለፋይናንስ ስራ አመልካቾችን ካላወቁ በጣም ጠቃሚ ዘዴ ነው.
መቆጣጠሪያ መጠቀምን መቼ ለመሞከር
ተቆጣጣሪዎች ተብለው የሚጠሩ, ኮርፖሬሽኖችን, የብድር አስተዳዳሪዎች እና ሌሎች የሂሳብ ሠራተኞችን በቀጥታ ለ CFO, ለድርጅታዊ ሥራ አስኪያጅ ወይም ለቢዝነስ ባለቤት ሪፖርት ያደርጋሉ. በአነስተኛ ኩባንያዎች ውስጥ አንድ ተቆጣጣሪ በኩባንያው ውስጥ ብቸኛ የተረጋገጠ የመንግስት የሂሳብ ሠራተኛ ሊሆኑ ይችላሉ ወይም የሂሳብ ሰራተኞች ቡድን ይቆጣጠራል. አብዛኛዎቹ እነዚህ ባለሙያተኞቻቸው ከስራ ጠባቂ, ከሂሳብ ጸሐፊ ወይም ከአስተዳደር ረዳት በመተባበር ኃላፊነታቸውን ይቆጣጠራሉ.
መቆጣጠሪያው የኩባንያው ዋና የሂሳብ ሹም ኃላፊ ነው, የሂሳብ መግለጫዎችን, የንግድ እቅዶችን, በጀቶችን, ታክሶችን, የአፈፃፀም ማረጋገጫዎችን እና ልዩ ፕሮጀክቶችን እንደ የአጭር እና ረጅም ጊዜ የንግድ ስትራቴጂዎች, የንግድ ጥሰቶች, የንብረት ሽያጭ, የኩባንያዎች ውህደት እና የገንዘብ መዋዕለ ንዋይ በማፍሰስ ወይም ባለሀብቶች ላይ መካከለኛ ደረጃ ያለው የፋይናንስ ሥራ አስኪያጅ እንደመሆኑ መጠን አብዛኛውን ጊዜ ተቆጣጣሪዎች የሚከተሉት ናቸው.
- የፋይናንስ ሠራተኞችን አደራጅ.
- ለኩባንያው ክንዋኔዎች የምስክርነት ማረጋገጫዎችን ይፃፉ.
- በገንዘብ ነክ ሪፖርቶች እና ሰነዶች ላይ በመለያ ይግቡ.
- የኩባንያ የገንዘብ ፖሊሲዎችን እና ሂደቶችን ያቋቁሙ.
- ለውስጣዊ ግምገማ ሪፖርቶችን ይፍጠሩ.
- አያያዝን እና አደጋን የመቆጣጠር ፖሊሲዎችን ያዙ.
- የኩባንያ ንብረቶችን ይጠብቁ.
- በጀቶችን ማዘጋጀት, መቆጣጠር እና ማሻሻል.
- የህዝብ አቅርቦቶች የፊት ለፊት ዝግጅት.
- በፋይናንስ ገበያዎች, አዝማሚያዎች እና ምርጥ ልምዶች ላይ ባለቤቶችን እና ሥራ አስፈፃሚዎችን ያማክሩ.
- ቀልጣፋ የግብር ስትራቴጂዎችን ይፍጠሩ.
- የሂሳብ መዝገብ ሶፍትዌር ይምረጡ እና ያስተዳድሩ.
- ስብስቦችን ይከታተሉ.
- የሠራተኞች መዝገቦችን እንደ መያዝ ያሉ የሰው ሃይል ጉዳዮችን ያነጋግሩ.
- ስለ ሰራተኛ ጥቅሞች እና የንግድ ኃላፊነቶች ሰራተኞችን ያስተምሯቸው.
ንግድዎ ተቆጣጣሪውን የሚያስገድድ ምልክቶች
ንግድዎ ትልቅ እየጨመረ በሄደ መጠን, የመፃሕፍት ኃላፊ ብቻ ሳይሆን የበለጠ ያስፈልግዎታል. የጋራ ባለቤቶች ወይም የሌሎች ጓደኞች, የቅርብ ጓደኞች እና ቤተሰብ ያቀፈ የዳይሬክተሮች ቦርድ ካለዎት መቆጣጠሪያውን መቅጠር ማለት ኩባንያዎን እና ንብረትዎን የሚጠብቅ ጥሩ የንግድ ስራ ልምድ ነው. በአጠቃላይ አንድ ገንዘብ አስተዳዳሪ በሂሳብ አያይዞ ላይ ሲያተኩር በሂሳብ አያያዝ ላይ ያተኮረ ነው.
የኩባንያው ባለድርሻ አካላት እየሰፉ ሲሄዱ, አንድ ተቆጣጣሪ በሂሳብ ስራዎች ላይ የቱሪዝም ሪፓርት ዘገባ እና የበጎ አድራጎት ጉዳዮችን የሚያከናውን ሲሆን የፋይናንስ አደረጃጀት ለገንዘብ መቆጣጠሪያ እና ለሂሳብ ሰራተኞች ኃላፊነቱን ይወስዳል. አብዙኛዎቹ ትናንሽ ኩባንያዎች የሙሉ ሰዓት ተቆጣጣሪ ሉያገኙ አይችለም, ነገር ግን ንግዱ እየጨመረ ሲሄዴ, እሱ ወይም እሷ በፕሮግራም ውስጥ ወይም በአማካሪነት ቢሰሩ እንኳ ተቆጣጣሪ አቅም ሉኖራቸው አይችለም.
የዋና የፋይናንስ ሃላፊ ለመሾም መቼ ነው?
የ CFO ዎች በሁሉም የንግድ ውሳኔዎች በመሳተፍ እና ለድርጅቱ ምርጥ የፋይናንስ ፍላጎቶች በመሟገት ጥብቅ በሆኑ ገደቦች ላይ ይሠራሉ. ማንኛውም ልምድ ያለው የስራ ፈጣሪ ወይም የንግድ ባለቤቱ እንደሚያውቀው ጥብቅ የገንዘብ ምዘናዎች ከተሳካ ኩባንያ የንግድ ዓላማዎች መካከል አንዱ ናቸው. ከፍተኛ ትርፍ የሚያስገኙ ተነሳሽነትዎች ኩባንያውን ዝቅተኛ ዋጋ ላላቸው ምርቶች ወይም ለኩባንያው ግቦች, መርሆዎች, አካባቢያዊ ቁርጠኝነት ወይም ኦፕሬቲቭ ቴክኒኮችን የተሻለ ዋጋ ላላቸው ደንበኞች ዝቅተኛ ዋጋ ላላቸው ደንበኞች በቀላሉ ሊያደርጓቸው ይችላሉ.
ምርጥ የፋይናንስ ድርጅቶች (CFOs) ለንግድ ሥራ የሚወጣውን ወጪ ብቻ ሳይሆን ማንኛውም ድርጅት ሊፈጥርባቸው የሚችላቸው ስጋቶችና ማስፈራሪያዎችን ይመረምራል. ከፍተኛ የስራ አመራር ኮርፖሬሽን እንደመሆኑ ከፋዮች, የዳይሬክቶች ቦርድ, ከፍተኛ አስተዳደር እና ሌሎች ቁልፍ ባለድርሻ አካላት በመሆን እና በምርምር እና በልማት ውስጥ ወሳኝ ሚናዎች, የኩባንያው ክትትል, የቁጥጥር አሠራር እና የዕለት ተዕለት ተግባሮች ናቸው. ሌሎች የ CFO ግዴታዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- ኩባንያዎችን በማዋሃድ, ግዢዎች, ህዝባዊ አቅርቦቶች እና በንግድ አወቃቀሮች እና ክወናዎች ላይ ለውጦች አሉት
- ዋና ዋና የንግድ መስኮችን ለአዳዲስ ገበያዎች ማቀናበር
- ውስብስብ ውሳኔ አሰጣጥ ውስጥ ለጠንካቸው የፋይናንስ አሰራሮች መራመድ
- ከብዙ ባለጉዳዮች ጋር ሀብትን እና የገንዘብ ግንኙነቶችን ማስተዳደር
- የተለዋዋጭነት ክዋኔዎች
- የፋይናንስ አደጋዎችን ለመገምገም እና ለማስተዳደር
- የአጭርና የረጅም ጊዜ የፋይናንስ ግቦችን ማውጣት
- የገበያ መረጃን ከበርካታ የፋይናንስ አመልካቾች እና የንግድ አገባቦች መተርጎም
- የንግድ ገበያዎች ለምን እንደሚያደርጉት ምክንያቶችን መረዳት
- የኮርፖሬት ንብረቶችን እንዴት እንደሚጠቀሙ መወሰን
- የገበያ አዝማሚያዎችን እና ኩባንያው እነሱን በንብረት ላይ ማዋል የሚችልበትን ሁኔታ ለመተንበይ
እያንዳንዱ የኩባንያው አካል በ CFO የተጣመረ ተግባራት ላይ ያተኮረ ነው: የቁጥጥር ቁጥጥር, የሂሳብ አስተዳደር, እቅድ እና ትንበያ በፋይናንስ ጉዳዮች.
ከጊዜ ወደ ጊዜ ተጨማሪ የሚያስፈልገው የፋይናንስ አስተዳደር ፍላጎቶች
በአነስተኛ እና መካከለኛ ንግዶች ውስጥ ስራዎች እያደጉ ሲሄዱ ለሂሳብ አያያዝ እና በሂሳብ አያያዝ ላይ ለውጥ ያመጣሉ. ባለቤቶች ወይም የታወቁ የቡድን አባላት በአብዛኛው በሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌር በመደገፍ አነስተኛ እና ጅምር አገልግሎቶችን አካሄድ ይቆጣጠራሉ. ውሎ አድሮ ግን አብዛኛዎቹ የንግድ ድርጅቶች ሙያዊ መቁጠሪዎችን መቅጠር - ሙሉ በሙሉ ወይም በከፊል ጊዜ እና በቤት ውስጥ ወይም በውጭ የሚሰሩ ሰራተኞች ለዋነኛ የንግድ ስራ ሰራተኞች ነፃ መሆን እና የበለጠ ትክክለኛነት, የተሻለ ትግበራ እና የተሻሻለ ክትትል እንደሚያደርግ ይወስናሉ. ትክክለኛው የመፃሕፍት አስተባባሪ ሪፖርቶች በወቅቱ እንዲቀረጹ እና ኩባንያዎች ወጪ ቆጣቢ ስልቶችን, ማጭበርበር, ስርቆትንና ቆሻሻዎችን ለይተው እንዲያውቁ ያደርጋል.
ንግድዎ እያደገ ሲሄድ, እና ጊዜዎ እየጨመረ ሲሄድ, አንድ ተቆጣጣሪ ወይም የፋይናንስ ድርጅት በበላይነት እየተራቀቀ ያለውን የኩባንያውን ፋይናንስ ለማስተዳደር ቁጥጥር ያለው የፋይናንስ ሠራተኛ ያስፈልግዎታል. የእርስዎ አማራጮች የሙሉ ሰዓት, የቤት ውስጥ ሰራተኛ ወይም የቁጥጥር አያያዝን እና የፋይናንስ ስራዎችን ወደ ልምድ የሙያ ማስተናገድ አገልግሎት ያጠቃልላሉ. ሁለቱም አማራጮች የንግድዎን የፋይናንስ ጥንካሬ ለማጠናከር እኩል ዋጋ ያላቸው ነጋዴዎች ናቸው, ነገር ግን በአነስተኛ እና መካከለኛ የንግድ ድርጅቶች የሙሉ ጊዜ ባለሙያዎችን ተቀጥረው ከሚሠሩ ከፍተኛ ወጪዎች ለመቆጠብ አስፈላጊ ከሆነ አማካሪዎችን መቅጠር ጥቅሞችን ያስገኝላቸዋል.