ከበዓል ስትወጣ ምን ማድረግ ይኖርብሃል?
ለበዓላት ከመድረሳችሁ በፊት ቢሮዎን ማዘጋጀት ጥንቃቄን ይጨምራል. ትክክለኛውን የመልዕክት መልዕክት ደንበኞችዎ, አቅራቢዎችዎ እና ሰራተኞች በመዘጋጃ አካባቢ ማቀድ ይችላሉ, ይህ ማለት ከእረፍትዎ በፊት እና በኋላ እጅግ በጣም ብዙ የተቆጣ ቅሬታዎችዎን ማለፍ አይጠበቅብዎትም. ይህ ለድንገተኛ እረፍት እና ለጥሩ እረፍት ያደርገዋል.
የበዓል ዝግነቷን ለስላሳ እና ለትርፍ የሚያደርገውን የሙቀት መቆጣጠሪያዎችን እንደገና ወደ ማቀናበር የተዘወተሩ የሂደቶች ዝርዝር, እዚህ የተዘረዘሩ ቀላል ደረጃዎች ናቸው.
01 - ሰራተኞችን, ደንበኞችን እና ሻጮችን ያሳውቁ
ደንበኛዎችን በድር ጣቢያዎ እና በስልክዎ ስርዓት ላይ በራስ-ሰር የአሰሪ መልዕክተኛ በኩል ማሳወቅ ይችላሉ.
ሻጮች (በተለይ የድግምግሞሽ መርሐግብር ያለባቸው) በኢሜል, በስልክ, ወይም በመደበኛ ፓስታ መላክ አለባቸው.
02 - የደህንነት ሰራተኛ ወይም አገልግሎቶችን ያሳውቁ
ስለሚጠናቀቅበት ቀን ስለ የደህንነት ሰራተኛ ወይም የደህንነት አገልግሎት ያሳውቁ. የእርስዎ የደህንነት አቅራቢዎች ለእርስዎ እና ለእርስዎ ቁልፍ ሰራተኞች የስልክ ቁጥርን ጨምሮ የእውቂያ መረጃን ያካተተ የዘመኑ የአደጋ ጊዜ ግንኙነቶች ዝርዝር እንዳላቸው ያረጋግጡ. በቢሮው የተዘጋ በሚሆንበት ጊዜ እንኳን የደህንነት ጉዳይ በሚፈጠርበት ጊዜ ማንን ለማንቃት እንደሚያውቁ እና በማዘጋጃ ቤቱ ውስጥ ለመግባት ስልጣን ያለው ማን እንደሆነ ማወቅ አለባቸው.
03 - ራስ-ሰር ሰራተኛን ሰላምታ ይለዋውጡ
ከመዝገቡ በፊት አንድ ወይም ሁለት ቀን, በራስዎ በስልክ ስርዓት ላይ ሰላምታ ይለዋወጡ, ይህም ለረዥም ጊዜ ቢሮው እንደሚዘጋ ይገልጻል. መቼ እንደሚዘጉ እና ዳግም የሚከፍትበትን ቀን ያካትቱ. ከመውጣትዎ በፊት, በራስዎ በሚመለሱበት ጊዜ ላይ አጽንኦት በማድረግ አጠር ያለ አረፍተነገሮችን አጽንኦት ያድርጉ እና, በተቻለ መጠን, በስልክዎ ውስጥ ማንኛውም ሰው ማንነትዎን እንዲመራ ማድረግ አለበት.
እንደ ማሞቂያ እና ማቀዝቀዣ, የቧንቧ ወይም ሌሎች አስፈላጊ የደንበኞች አገልግሎቶች የድንገተኛ አገልግሎቶችን ካቀረቡ, ለደወሉዎ አስቸኳይ ሁኔታ ሲያጋጥመው መልስ ሰጪዎን ወይም ሞባይልዎን እንዴት እንደሚያገኙ ማሳወቅዎን ያረጋግጡ.
04 - መልስ ሰጪዎን ያሳውቁ
ጽሕፈት ቤቱ የሚዘጋበትን ቀናቶች በተመለከተ ለሚሰጠው ምላሽ መልስ መስጠት እና በስልክ ጥሪ ለሚያደርጉ ሰራተኞች የስልክ ቁጥሮች ማሻሻል. በተወሰኑ ሁኔታዎች ውስጥ ማንን ማነጋገር እንዳለባቸው ያውቁ. ለምሳሌ, ከፍተኛ-ደረጃ አስተዳዳሪዎች, ለምሳሌ, በአገልግሎት ማስረከቢያው ጉዳይ ላይ ማስጠንቀቂያ ሲፈልጉ አይፈልጉም.
05 - የድምፅ መልዕክት ሰላምታዎችን ይቀይሩ
የስልክ ስርዓቶችዎ ሰራተኞች በጠረጴዛዎቻቸው ውስጥ የውጭ ጥሪዎች እንዲቀበሉት ከፈቀዱ, "የበዓላት ዝግጅቶች" ዝግጅትን ወይም "ከቢሮ ውጭ" የድምፅ መልዕክት ሰላምታዎችን ስለ ደወሉ አስፈላጊ ዝርዝሮችን እንዲጽፉ ያስተምሯቸው. ሰራተኞች ወደ ጽ / ቤቱ ተመልሰው መቼ እንደሚመጡ ማወቅ እና ወደ ጽሕፈት ቤቱ በሚዘጋበት ጊዜ ፈጣን እርዳታ የሚፈልጉ ከሆነ ምን ማድረግ እንዳለባቸው. በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች, የግል የእውቂያ መረጃ የሚሰጡ ሰራተኞች እንዲፈልጉ አይፈልጉም.
06 - የሙቀት መቆጣጠሪያዎችን ይቀንሱ, የቢሮ ቁሳቁሶችን ያጥፉ
በመዝጋት ወቅት የቢሮዎን ቴርሞስታቶች በመጨመር ወይም በመጫን በሃይል እና ገንዘብ ይቆጥቡ. እርስዎ ሊጨምሩ በሚችሉት ወጪ ቁጠባዎች ላይ ቢደነቁ ጥሩ የ PR አከባቢ ዕድል ሊኖር ይችላል. ኩባንያዎ ሀብቶችን ለመጠበቅ ቁርጠኛ መሆኑን ያሳዩ.
እንዲሁም የቢሮ መብራቶችን, ኮፒዎችን, አታሚዎችን, እና ኮምፒተሮችን ጨምሮ ሁሉንም አስፈላጊ ያልሆነ የቢሮ ቁሳቁሶች በማጥፋት ኃይልና ገንዘብን መቆጠብ ይችላሉ.
07 - ምትኬ አገልጋዮች
ኮምፒውተሮች እና ሰርቨሮች ካሎት, የመጠባበቂያ ኡደት ከመዘጋቱ በፊት እና በኋላ በትክክል መሄዱን ያረጋግጡ. ለቢሮው የመጋለጥ አጋጣሚን ይቀንሱ, ከቢሮው የመጠባበቂያ ክምችት (ኮምፒተርዎ) እንዲከፈት ከማድረግ ይልቅ የቅድመ-ምትኬን የመያዝ. ይህ ችግር በሚገጥምበት ጊዜ ለማንቃት ግልጽ መመሪያዎችን የሚፈልጉበት አካባቢ ነው. ስለዚህ የምላሽዎ አገልግሎት በትክክል ስለመነገጠሩ እርግጠኛ ይሁኑ.
08 - አጥፋው
እርስዎ ሊዘሟቸው የማይችሉት አንዳንድ የቢሮ ቁሳቁሶች አሉ, እነዚህንም ጨምሮ:
- የፋክስ ማሽኖች
- የስልክ ስርዓት
- አገልጋዮች እና ምትኬ ስርዓቶች
- የማቀዝቀዣ ክፍሎች
- የደህንነት ስርዓቶች